Акт на списание канцтоваров

Любое списание объектов с бухгалтерского учёта предприятия необходимо сопровождать соответствующими документами и канцтовары не являются исключением. Акт на списание канцтоваров – это документ бухгалтерского учёта, подтверждающий списание объектов с учёта предприятия.

Юридическое значение акта

Так как канцтовары поступают на учёт предприятия согласно сопровождающим их документам, списываться они должны соответственно. Канцелярские принадлежности, как и другие объекты на учёте предприятия, поставляются организации по договору поставки. В договоре указывается точно количество поставленных единиц канцелярских принадлежностей и сумма, которая была за это уплачена заказчиком. С этой суммы контрагенты платят налоги. Составление акта на списание позволит налоговому органу признать затраченные на них расходу целевыми.

В случае непризнания расходов потраченными именно на канцелярию, средства могут посчитать неучтёнными и доначислить предприятию налог на прибыль.

Что считается канцтоварами

Понятие «канцтовары» включает в себя довольно обширный перечень предметов. Если обобщить, то канцтовары – это все средства и приспособления, используемые в работе с документацией. Это могут быть пишущие средства (ручки, карандаши), различные крепления бумаги (скрепки, скобы для степлера), непосредственно сама бумага любого формата, канцелярские инструменты (калькулятор, дырокол и т.д.) и простейшая техника (калькулятор).

Как часто следует списывать канцтовары

Так как большая часть канцтоваров – это различного рода расходники, они имеют свойство заканчиваться или выходить из строя. Конечно, нецелесообразно будет составлять акт после каждого опустошения пачки бумаги или окончания запаса чернил в шариковой ручке. Организации списывают канцтовары большими партиями, накопившимися за определённый отчётный период. Частоту списывания определяет руководство каждой организации индивидуально, в зависимости от объёма закупаемых канцтоваров и скорости их расходования.

Как оформить перечень списываемых предметов

В списке канцтоваров на списании не следует выделять каждую ручку отдельной позицией. Для удобства ведения учёта канцтовары объединяют в обобщённые по общему признаку и примерной стоимости одной единицы товара. Например, категория «пишущие средства» будет включать в себя шариковые ручки, карандаши и т.д. После объединения канцелярских принадлежностей в категории можно приступить к составлению акта их списания.

Процедура списания

Процесс списания начинается с распоряжения руководителя организации о назначении комиссии по списанию канцтоваров. В комиссию должны входить не менее двух человек, сотрудников предприятия. Рабочая группа занимается составлением исчерпывающего перечня списываемых канцелярских принадлежностей и подтверждает факт их списания. Документ заверяется их подписями.

Форма документа

Закон "О бухучёте" не обязывает организации составлять акт в какой-то конкретной форме. Предприятия вправе разработать форму документа самостоятельно или же при каждом списании составлять акт «с нуля». Так как списание канцтоваров происходит довольно части, организациям рекомендуется разработать собственную форму, соблюдая общие требования к документам учёта.

Разработанная форма утверждается руководителей предприятия и может быть использована в документообороте организации. В силу большого объёма данных в документе не рекомендуется составлять его от руки.

Пошаговая инструкция по составлению акта на списание канцтоваров

Поэтапно разберём процесс составления и заполнения документа.

Ниже по документу следует его вводная часть. Здесь указывается дата составления документа, населённый пункт и полное наименование организации, производящей списание. Следом вносим информацию о назначении комиссии соответствующим приказом директора организации. Указываем реквизиты приказа и ФИО директора. Далее отмечаем всех членов комиссии, указывая их должность в организации и ФИО. После указываем причину списания товаров (товары были израсходованы). Также следует обязательно указать период, за который списываются товары. Это важно для грамотного ведения бухгалтерского учёта. Нельзя допустить того, чтобы один товар был списан дважды.

Так должна выглядеть эта часть документа:

Следующей частью документа будет его основная часть. Этот блок официальной бумаги выполняется в виде таблицы. Таблица должна содержать всю важную для бухгалтерского учёта информацию. Указываем наименование списываемого канцтовара, количество списываемых единиц, закупочную стоимость товара и итоговую сумму. Под таблицей дублируем итоговую сумму текстом. Такая предосторожность позволит избежать неприятной опечатки в документе. Текстовая форма написания чисел имеет приоритет перед цифровой в случае возникновения расхождений между ними.

Так должна выглядеть готовая таблица:

Далее члены комиссии подтверждают целесообразность списания и удостоверяют этот факт своими подписями.

После заверения официальной бумаги автографами документ может быть передан в бухгалтерию. Подписанный акт будет служить основанием для списания средств с баланса организации.