6. Контроль за исполнением документов и принятых решений (поручений и резолюций)
6. Контроль за исполнением документов и принятых решений
(поручений и резолюций) 
Организация контроля исполнения
6.1. Целью контроля исполнения в обществе и его подразделениях является обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений и указаний президента по реализации решений, принимаемых высшими органами государственной власти, федеральными органами исполнительной власти и иными государственными органами, советом директоров и правлением общества, а также решений, принимаемых президентом (вице-президентами) и руководителями подразделений общества.
6.2. Контроль за исполнением документов и принятых решений (поручений, резолюций) включает:
постановку документа и принятого решения на контроль;
проверку своевременности доведения документа и принятого решения до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие документа и принятого решения с контроля и направление в дело;
учет и обобщение результатов контроля исполнения;
информирование руководителей о положении дел с исполнительской дисциплиной и разработку предложений по ее укреплению.
6.3. Контроль за исполнением документов и принятых решений обеспечивают в аппарате управления общества начальник Департамента управления делами, в подразделениях аппарата управления и структурных подразделениях общества - их руководители, в филиалах - начальники служб управления делами или другие должностные лица, на которых возложена эта работа.
6.4. Постановку на контроль документов и решений, принятых президентом (кроме решений по обращениям граждан), осуществляют:
начальник отдела инспекции и контроля Департамента управления делами - поручений президента по решениям высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, совета директоров и правления общества и поручений, предусмотренных приказами и распоряжениями общества и другими документами, контроль за исполнением которых возложен настоящей Инструкцией на этот отдел;
руководитель секретариата президента - резолюций президента по рассмотренным им документам.
6.5. Постановку на контроль поручений и резолюций по документам и поручений, предусмотренных распоряжениями, подписанными вице-президентом, осуществляет начальник секретариата (советник) этого вице-президента.
6.6. Отдел инспекции и контроля Департамента управления делами (далее - отдел инспекции и контроля) контролирует исполнение:
поручений и указаний президента по реализации решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления общества;
поручений, предусмотренных приказами и распоряжениями, подписанными президентом, заданий, содержащихся в программах, планах, стратегиях и других документах по комплексным вопросам текущей деятельности и развития общества, утвержденных президентом, а также отдельных поручений президента;
решений, принятых на совещаниях у президента, а также на оперативных (еженедельных) совещаниях, проводимых президентом или лицом, осуществляющим его полномочия.
6.7. Секретариат (помощники) президента контролирует исполнение:
резолюций президента по рассмотренным им документам и резолюций с формулировками "внести предложения", "доложить", "информировать", "подготовить проект документа" и т.п.;
резолюций вице-президентов, проекты которых подготовлены секретариатом (помощниками) президента.
6.8. Секретариаты (советники) вице-президентов контролируют исполнение:
решений, предусмотренных распоряжениями и поручениями, а также протоколами совещаний, подписанными вице-президентами;
резолюций вице-президентов по рассмотренным ими документам, включая резолюции, данные ими во исполнение поручений (резолюций) президента.
Начальники секретариатов (советники) докладывают вице-президентам о ходе исполнения поручений, данных президентом вице-президентам, а также представляют эту информацию в отдел инспекции и контроля по его запросу.
6.9. Контроль за исполнением поручений (резолюций) президента и решений, предусмотренных в приказах и распоряжениях за его подписью, ответственным исполнителем которых является по согласованию с ним руководитель дочернего общества, осуществляется отделом инспекции и контроля или секретариатом (помощниками) президента совместно с Департаментом управления дочерними и зависимыми обществами.
При необходимости проведения дочерними обществами корпоративных мероприятий, связанных с исполнением указанных поручений (резолюций) и решений, осуществление их обеспечивает Департамент управления дочерними и зависимыми обществами.
6.10. Руководители подразделений общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и принятых решений.
6.11. В подразделениях общества контроль за исполнением документов и принятых решений осуществляют их службы делопроизводства, которые, в частности, ежедневно проверяют перечень документов и решений, поставленных на контроль в ЕАСД, и подготавливают для принятия оперативных мер информацию о документах и решениях, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах и решениях, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляют и представляют руководителю соответствующего подразделения данные о ходе их исполнения.
Исполнители документов обязаны регулярно вносить в ЕАСД информацию о ходе исполнения документа (решения).
6.12. В целях обеспечения своевременного исполнения принятых решений применяется упреждающий, до истечения срока исполнения, контроль, осуществляемый путем рассмотрения руководителем подразделения общества хода исполнения установленных заданий в следующем порядке: задания на последующие годы - не реже одного раза в год; задания на текущий год, за исключением текущего месяца, - не реже одного раза в квартал; задания на текущий месяц - еженедельно. За пять дней до истечения срока ход исполнения задания рассматривается ежедневно.
6.13. Руководители подразделений общества обязаны регулярно рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов и решений и принимать необходимые меры к исполнению их в установленные сроки и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.
Работу по контролю за исполнением документов и принятых решений в подразделении общества организует заместитель руководителя соответствующего подразделения, на которого возложена эта работа.
6.14. В случае если какое-либо решение, предусмотренное приказами, распоряжениями и протоколами, подписанными президентом, а также поручение (указание) президента не выполняется в установленный срок, начальник Департамента управления делами запрашивает у ответственного исполнителя письменное объяснение о причинах его неисполнения и о принимаемых мерах.
Начальник Департамента управления делами направляет при необходимости докладную записку по данному вопросу вице-президенту, курирующему соответствующее подразделение общества.
6.15. Начальник Департамента управления делами (заместитель начальника Департамента управления делами, на которого возложены вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на оперативных (еженедельных) совещаниях, проводимых президентом, о состоянии исполнительской дисциплины и ходе выполнения данных президентом поручений, а также о мерах по улучшению исполнительской дисциплины и предложениях по совершенствованию и повышению эффективности контроля исполнения.
Информацию для доклада на указанных совещаниях (справочные данные и предложения) подготавливает отдел инспекции и контроля совместно с секретариатом президента.
6.16. Контроль за исполнением документов и принятых решений осуществляется в обществе и его подразделениях с применением ЕАСД.
Исполнение документов и принятых решений (поручений
и резолюций)
6.17. Сроки исполнения документов и принятых решений устанавливаются с учетом сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации или вышестоящим органом, либо с учетом просьбы организации, направившей документ.
Срок исполнения указывается, как правило, в документе или в поручении (резолюции).
6.18. Срок исполнения исчисляется в календарных днях. Исчисление срока исполнения решения, предусмотренного в документах, начинается:
для документов, поступивших в общество из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления общества, и для внутренних документов общества - с даты подписания (утверждения) документа;
для обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан, а также для документов, поступивших в общество из других организаций, - с даты их поступления в общество или его подразделения.
6.19. Документы и принятые решения исполняют в следующие сроки:
решения, содержащиеся в документах высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана дата исполнения, - в сроки, указанные в этих документах, решения с пометкой "Срочно" или другой аналогичной пометкой - в 3-дневный срок, с пометкой "Оперативно" - в срок до 10 дней, остальные документы этих органов - в срок не более одного месяца;
поручения Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;
решения совета директоров и правления общества, решения и поручения, предусмотренные в приказах и распоряжениях общества, а также в протоколах совещаний у президента (вице-президентов), поручения и резолюции президента (вице-президентов) - в срок, указанный в документе, при наличии пометки "Срочно" и другой аналогичной пометки - в 3-дневный срок, пометки "Оперативно" - в срок до 10 дней, а если срок не установлен - в течение не более одного месяца;
письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и другие документы, поступившие из других организаций, - в срок не более одного месяца, если в резолюциях по ним срок не указан;
указания, содержащиеся в резолюциях президента (вице-президентов) с формулировкой "Прошу доложить", "Прошу доложить лично", "Прошу переговорить", данные им по докладным запискам должностных лиц общества, - в 3-дневный срок, если президентом (вице-президентами) не установлен иной срок;
поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) общества во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов Российской Федерации - в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;
материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, - не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом.
6.20. Если последний день срока исполнения документа и принятого решения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.
6.21. Если в поручении или в резолюции к документу, подписанных президентом (вице-президентом), им не установлен срок, то срок определяется руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента) с учетом сроков, указанных в пункте 6.19 настоящей Инструкции.
6.22. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению документа и принятого решения либо поручения (резолюции) в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока должен направить давшему поручение президенту (вице-президенту) доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, и мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, а также с обоснованной просьбой о продлении срока исполнения.
Если установленный срок исполнения документа и принятого решения составляет более 3 месяцев, то просьба о продлении срока направляется ответственным исполнителем не позднее чем за 14 дней до его истечения.
6.23. Продление срока исполнения, установленного президентом в поручении (резолюции), производится президентом. Заключение об обоснованности просьбы ответственного исполнителя о продлении срока исполнения подготавливается секретариатом (помощником) президента.
6.24. Продление срока исполнения, установленного вице-президентом в поручении (резолюции), производится этим вице-президентом. Заключение об обоснованности просьбы ответственного исполнителя о продлении срока исполнения подготавливается секретариатом (советником) вице-президента.
6.25. Продление срока исполнения поручения или резолюции, подписанных президентом (вице-президентом), который в установленном порядке определен руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента), производится этими лицами. Просьба о продлении срока исполнения направляется ответственным исполнителем должностному лицу, определившему срок исполнения.
6.26. Сроки исполнения решений с пометками "Срочно", "Оперативно" и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.
6.27. Документ и принятое решение или поручение (резолюция), находящиеся на контроле, считаются исполненными и снимаются с контроля, если:
по результатам рассмотрения даны соответствующие письменные и устные указания по решению поставленных вопросов;
поставленные вопросы решены в оперативном порядке и (при необходимости) заинтересованная организация проинформирована о принятом решении;
разработан и подписан (утвержден) документ, предусматривающий меры по исполнению указанного документа, принятого решения или поручения (резолюции).
6.28. Считаются исполненными поручения (резолюции) президента (вице-президента), содержащие формулировки "доложить", "внести предложения", "подготовить проект приказа (распоряжения)" и т.п., если должностные лица представили во исполнение этих поручений (резолюций) в установленные сроки документы, которые приняты (не возвращены на доработку) секретариатом президента (вице-президента) для доклада президенту (вице-президенту). Поручения (резолюции) в этих случаях не снимаются с контроля.
Если по представленным документам президентом (вице-президентом) даны новые поручения (указания), то в дальнейшем осуществляется контроль этих поручений (указаний), а прежнее поручение (указание) снимается с контроля.
6.29. Докладные записки о выполнении поручений (указаний), данных президентом по материалам проверок, проведенных Инспекцией при президенте ОАО "РЖД", до направления их в Департамент управления делами для доклада президенту представляются ответственным исполнителем в Инспекцию для предварительного рассмотрения.
6.30. Информация о завершении работы, связанной с исполнением документа, вносится ответственным исполнителем в ЕАСД. Исполненный документ подлежит снятию с контроля лицом, которое контролировало исполнение документа.
6.31. Запросы по исполняемому документу, направленные одними подразделениями общества в другие подразделения, а также в учреждения, дочерние общества и иные организации, и промежуточные доклады о ходе его исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.
6.32. На документе, исполненном в соответствии с поручением (резолюцией) президента, отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится руководителем секретариата (помощником) президента, исполненном в соответствии с поручением (резолюцией) вице-президента - начальником секретариата (советником) вице-президента или помощником президента, который готовил проект поручения (резолюции) вице-президента.
Номер дела в реквизите "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" ставится работником отдела архивов.
6.33. На документе, адресованном непосредственно подразделению общества, отметка об исполнении и направлении его в дело ставится руководителем службы делопроизводства подразделения.
6.34. Исполнитель документа обязан не позднее 15 дней с даты проставления на документе отметки о его исполнении передать документ в службу делопроизводства подразделения общества.
6.35. Служба делопроизводства подразделения общества после исполнения поручения (резолюции) президента (вице-президента) возвращает в отдел документационного обеспечения подлинник документа на бумажном носителе, если на нем имеется поставленная этим отделом пометка "Подлежит возврату". Документы без такой пометки остаются в подразделении общества, которому был направлен подлинник документа.
