4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОАО "РЖД"

Прием и первичная обработка входящих документов

4.1. Документы поступают в общество посредством почтовой, электронной (в том числе по ЕАСД), электрической (в том числе телеграфной, факсимильной и телефонной) и фельдъегерской связи.

4.2. Документы, поступающие по почте и по телеграфной связи общего пользования в аппарат управления общества, принимают работники Департамента управления делами, поступающие в филиал и структурное подразделение - работники службы делопроизводства, на которых это возложено (далее - экспедиция).

Документы, поступающие на электронный адрес общества, отдел документационного обеспечения направляет в распечатанном виде:

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата - в секретариат президента;

адресованные вице-президентам - в секретариат соответствующего вице-президента;

адресованные подразделениям аппарата управления - в соответствующее подразделение.

Документы, полученные работниками общества минуя экспедицию, должны быть переданы в соответствующую экспедицию (отдел документационного обеспечения, службу делопроизводства филиала, структурного подразделения общества) для учета и регистрации.

4.3. При приеме документов экспедиция проверяет адрес на конверте (пакете или другой упаковке), целость конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи, после чего вскрывает конверт и проверяет наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте.

4.4. Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества конверты с документами, адресованными совету директоров общества, ревизионной комиссии общества и подразделениям общества.

Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества, а также в экспедициях филиалов и структурных подразделений общества документы, адресованные работникам общества, с пометкой "Лично", конверты, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитываются по обозначенному на них номеру, и документы, адресованные общественным организациям.

4.5. Если документ (приложение) в конверте не обнаружен или обнаружено повреждение либо недостача листов документа, несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствие подписи на документе или сопроводительного письма к документу с электронной копией, следует сообщить об этом отправителю и составить при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается в экспедиции.

4.6. Конверты после проверки документов в экспедиции не уничтожаются, а передаются вместе с документами.

Ошибочно поступившие документы экспедиция пересылает по принадлежности или возвращает отправителю.

4.7. Экспедиция учитывает, сортирует и записывает поступившие документы в разносные журналы для передачи по назначению под расписку.

Заказную корреспонденцию и извещения почтамта о почтовых отправлениях (посылках, бандеролях) экспедиция передает по реестровой описи по назначению.

4.8. Все поступившие документы обрабатываются экспедицией в день поступления. Документы с пометками "Срочно" и "Вручить немедленно", а также телеграммы, поступившие по телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь.

4.9. Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтовых отделений, поступившим в адрес подразделений аппарата управления, экспедиция не выкупает, а направляет извещение адресату (подразделению аппарата управления, соответствующему должностному лицу), который обязан совместно с Административно-хозяйственным управлением принять в течение одних суток решение о целесообразности получения таких посылок и бандеролей.

4.10. Документы, адресованные совету директоров общества, передаются экспедицией в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества - в секретариат этой комиссии.

В аппарат корпоративного секретаря общества также направляются отделом документационного обеспечения по ЕАСД федеральные законы, акты и поручения Президента Российской Федерации, акты, поручения и иные решения Правительства Российской Федерации, затрагивающие вопросы, относящиеся к компетенции совета директоров общества, другие документы по наиболее важным вопросам деятельности общества, поступающие в адрес президента (вице-президентов), а также общества без указания конкретного адресата.

4.11. Документы, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией по мере их поступления в отдел документационного обеспечения, а письменные обращения граждан - в отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами (далее - отдел по работе с обращениями граждан).

Переданные экспедицией в отдел документационного обеспечения письменные обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов Российской Федерации, направляются этим отделом (без регистрации) в отдел по работе с обращениями граждан, где эти обращения регистрируются.

4.12. Работники служб делопроизводства подразделений аппарата управления должны получать в экспедиции документы, адресованные этим подразделениям, не менее двух раз в день.

4.13. Документы, поступающие из-за границы и из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата и подразделениям аппарата управления, передаются экспедицией в Департамент международного сотрудничества.

4.14. Поздравительные письма (телеграммы, открытки), приглашения на праздничные и другие торжественные мероприятия, адресованные президенту, передаются экспедицией в Департамент корпоративных коммуникаций, адресованные вице-президентам - в секретариаты соответствующих вице-президентов.

4.15. Поступившие на Центральную станцию связи телеграммы, включая международные, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются работниками телеграфа в отдел документационного обеспечения (под расписку с проставлением даты и времени приема), телеграммы, адресованные руководителям подразделений аппарата управления, - в службы делопроизводства этих подразделений, которые регистрируют их и передают адресатам.

4.16. Порядок передачи адресованных президенту (вице-президентам) телеграмм, поступивших в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, устанавливается начальником Департамента управления делами с учетом их содержания и срочности.

4.17. Поступившие на Центральную станцию связи факсограммы передаются:

адресованные совету директоров общества - в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества - в секретариат этой комиссии;

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата - в отдел документационного обеспечения;

адресованные вице-президентам - в секретариаты соответствующих вице-президентов;

адресованные подразделениям общества, находящимся в г. Москве, - в службы делопроизводства этих подразделений.

4.18. Поступившие в общество и его подразделения телефонограммы записываются (печатаются) на отдельном листе или в соответствующем журнале и оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.

Направление входящих документов на доклад и исполнение

4.19. При направлении на доклад и исполнение документов, поступивших в аппарат управления общества, следует руководствоваться уставом общества, распределением обязанностей между президентом и вице-президентами, положениями о подразделениях общества и иными документами общества.

4.20. Документы, адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата, отдел документационного обеспечения после регистрации передает руководителю секретариата президента.

4.21. Руководитель секретариата президента после рассмотрения документов, поступивших в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, передает их по ЕАСД помощникам президента (им же направляются подлинники документов).

4.22. Президенту докладывают поступившие документы по вопросам, решение которых находится в исключительной компетенции президента, а также по наиболее важным, ключевым вопросам деятельности общества, в частности:

документы, подписанные руководителями высших органов государственной власти;

документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;

докладные записки президенту за подписью вице-президентов, советников президента, руководителей подразделений общества, учреждений, дочерних и зависимых обществ;

жалобы на действия назначаемых президентом должностных лиц.

Указанные документы докладывает президенту начальник Департамента управления делами (реестр этих документов ведет руководитель секретариата президента).

4.23. Помощник президента проверяет подлинность документов, требующих доклада президенту, и достоверность изложенной в них информации, затем подготавливает и визирует проекты резолюций.

Документ, подлинность или достоверность информации которого вызывает сомнение, помощник президента вправе направить для проверки в Департамент безопасности или по согласованию с этим департаментом в другое подразделение общества.

4.24. По документам, поступившим в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, не требующим срочного доклада президенту, помощник президента подготавливает и визирует проект резолюции первого (старшего) вице-президента о проработке причастными должностными лицами поставленных вопросов, с последующим докладом президенту.

4.25. Поступившие в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции вице-президентов, помощник президента направляет по ЕАСД в секретариат соответствующего вице-президента согласно утвержденному президентом порядку распределения корреспонденции (в секретариаты вице-президентов направляются также подлинники документов).

4.26. Документы, поступившие в адрес вице-президентов, передаются после регистрации отделом документационного обеспечения в секретариаты соответствующих вице-президентов по ЕАСД (туда же передаются и подлинники документов).

Проекты резолюций по указанным документам подготавливают советники вице-президентов.

4.27. После подписания резолюции президентом (вице-президентом) работники отдела документационного обеспечения (секретариата соответствующего вице-президента) создают в ЕАСД РК поручения и сканируют резолюцию (документ с написанной резолюцией). РК поручения с файлом резолюции (документа с резолюцией) направляется должностным лицам, указанным в резолюции. Ответственному исполнителю направляется также подлинник документа с резолюцией.

В РК поручения, исполнение которого ставится на контроль, работники отдела документационного обеспечения (секретариата вице-президента) ставят отметку о контроле (вид контроля, фамилия контролера, срок исполнения, ответственный исполнитель).

4.28. Адресованные президенту (вице-президентам), а также обществу без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции руководителей подразделений общества, направляются помощниками президента (советниками вице-президентов) руководителям соответствующих подразделений общества для рассмотрения и исполнения.

Указанные документы, направленные на исполнение в подразделения общества, и документы, адресованные непосредственно подразделениям, поступают в их службы делопроизводства.

4.29. Служба делопроизводства подразделения общества сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и представляет их руководителю подразделения.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства соответствующего подразделения выбирает в ЕАСД и прилагает к поступившему документу необходимую информацию.

4.30. Руководитель подразделения общества рассматривает поступившие документы:

содержащие срочные поручения, а также поступившие на согласование (визирование) - в первую очередь;

поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 18 часов) - по мере их поступления;

поступившие в подразделение после 18 часов - до 10 часов следующего рабочего дня.

4.31. Работник службы делопроизводства вводит в ЕАСД резолюцию руководителя подразделения общества (создает РК поручения) и направляет по ЕАСД работнику, на которого руководитель возложил исполнение документа (исполнителю документа), документ с РК поручения.

4.32. Если по содержанию документа установлено, что он ошибочно адресован данному подразделению общества, руководитель этого подразделения может переадресовать такой документ в соответствующее подразделение по договоренности с его руководителем.

4.33. Документ, зарегистрированный отделом документационного обеспечения и поступивший в соответствии с поручением на исполнение в подразделение общества, может быть передан этим подразделением в другое подразделение общества с разрешения должностного лица, направившего на исполнение данный документ (подписавшего резолюцию).

Переадресация поступившего документа может также производиться по договоренности между руководителями соответствующих подразделений с согласия работника Департамента управления делами, на контроле у которого находится поручение по этому документу.

Документ передается из одного подразделения общества в другое с соответствующей отметкой в ЕАСД, но повторно не регистрируется.

Отправка (рассылка) документов и иной корреспонденции

4.34. Документы отправляются почтовой, электронной, электрической и фельдъегерской связью, иная корреспонденция - почтовой связью.

4.35. Обработка документов и иной корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Документы для отправки почтовой связью передаются в экспедицию надлежаще оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Документы, которые направляются в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

Документы отправляются, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель документа должен указать соответствующий вид отправки.

4.36. Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача их в отделение почтовой связи производятся в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти в области связи.

Документы, отправленные с нарочным, передаются получателю под расписку о вручении.

4.37. Подготовку к отправке документов, подписанных президентом (вице-президентами) общества, производят работники экспедиции, а документов, подписанных руководителями подразделений общества, - работники их служб делопроизводства.

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

4.38. Визовые экземпляры писем за подписью президента (вице-президентов) остаются в отделе документационного обеспечения для помещения в соответствующее дело текущего архива.

4.39. Отправка подписанных президентом (вице-президентами) и руководителями подразделений общества документов производится только после проставления на них регистрационного номера и даты.

4.40. Документы для отправки адресатам принимаются экспедицией в аппарате управления общества в рабочие дни до 15 часов (в пятницу - до 14 часов) и направляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

4.41. Отправка документов общества в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 9 и в 14 часов.

4.42. Подписанные президентом (вице-президентами) документы особой срочности, в том числе отправляемые фельдъегерской связью, отправляются в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни через приемную президента.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр письма) с отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

Порядок оформления и отправления таких документов (проставление регистрационного номера, передача документа по ЕАСД и др.) устанавливается начальником Департамента управления делами.

4.43. Документы, подписанные (утвержденные) президентом (вице-президентами) и направляемые подразделениям общества, передаются адресатам по ЕАСД согласно подготовленному исполнителем документа указателю рассылки, который в виде отдельного файла прикрепляется к РК документа.

На экземплярах приказов и распоряжений, подписанных президентом (вице-президентами), и других внутренних документов, утвержденных ими с использованием грифа УТВЕРЖДАЮ, которые рассылаются адресатам, личная подпись должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, не воспроизводится, а ставится печать отдела документационного обеспечения.

4.44. Копия приказа, распоряжения и иного внутреннего документа на бумажном носителе направляется в обязательном порядке (наряду с рассылкой по ЕАСД) в Правовой департамент, который в течение 3 дней после получения определяет документы, подлежащие введению в Автоматизированную систему правовой информации на железнодорожном транспорте (АСПИЖТ), и передает их в НИИАС.

4.45. Досылка или замена разосланного ранее документа, подписанного президентом или вице-президентом, производится по указанию лица, подписавшего документ, либо начальника Департамента управления делами, документа, подписанного руководителем подразделения общества, - по его указанию.

Особенности обработки документов и иной
корреспонденции в аппарате управления общества
при переписке с зарубежными корреспондентами

4.46. Департамент международного сотрудничества направляет поступившие из экспедиции документы, подлежащие рассмотрению президентом (вице-президентом), в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения президентом (вице-президентом), - в соответствующие подразделения общества.

4.47. Документы, требующие срочного рассмотрения или затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, начальник Департамента международного сотрудничества может докладывать президенту (вице-президенту) до их регистрации (документы регистрируются отделом документационного обеспечения после доклада).

4.48. Письма с пометкой "Лично", адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международного сотрудничества направляет (без вскрытия конверта) в соответствующее подразделение для вручения адресатам.

4.49. Исходящие документы и иная корреспонденция общества, отправляемая за границу, конвертуется исполнителем и незапечатанной передается в Департамент международного сотрудничества с приложением реестра в 4 экземплярах.

Департамент международного сотрудничества отправляет документы и иную корреспонденцию по указанному реестру через экспедицию.

При отправлении документов и иной корреспонденции, сформированной в пачки, в реестре делается запись "Недозволенных вложений нет", которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международного сотрудничества и печатью.

4.50. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы и документации в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международного сотрудничества после оформления в установленном порядке разрешения на ее вывоз.

Пересылка бандеролей и посылок с указанными материалами производится с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.

4.51. На пакетах с документами, отправляемыми за границу, адрес указывается на двух языках - русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляются номера исходящих документов, другие реквизиты не указываются.