3.12. ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

106. Оформление официальных и частных писем, адресованных зарубежным корреспондентам - должностным лицам, представителям организаций, фирм и гражданам, имеет следующие особенности.

107. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках Министерства.

108. При переписке с использованием бланков оформление реквизитов писем осуществляется следующим образом:

а) Дата и регистрационный номер письма проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке.

б) Адресат. При оформлении письма официальному должностному лицу зарубежного государства (Президенту, Премьер-министру, Министру, Чрезвычайному и Полномочному Послу или другому должностному лицу подобного ранга) адресат включает титул, инициал имени, фамилию адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами. Во всех остальных случаях в адресате употребляется слово "господину" ("госпоже").

Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.

в) Текст письма начинается с обращения в соответствии с традициями, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство!", "Уважаемый Николай Иванович!". Обращение печатается с красной строки.

Первая строка текста письма начинается с красной строки.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

г) Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении письма на должностном бланке наименование должности в подписи не указывается.

109. При оформлении писем другим должностным лицам зарубежных адресатов оформление реквизитов осуществляется следующим образом:

а) Адресат включает инициал имени и фамилию адресата; должность адресата; наименование организации (фирмы); номер дома, название улицы; название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера.

Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющие доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

American National Social Institute

15 North 32nd Street

NEW YORK, N.Y, 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес, например:

Mr. A.Widmar, Chairman

D.Coke and Son Ltd.

LONDON SWK 48C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Callo Alcala 6a pl.

(servicio de prenca)

MADRID 28071

ESPANA

б) Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

в) Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Сторк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Томсон" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания", "С глубоким уважением".

г) Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.

д) Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающейся в деле.