1. Согласовано Заместитель Руководителя Росархива В.А.ЕРЕМЧЕНКО 3 января 2002 года | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68, и устанавливает порядок ведения делопроизводства в центральном аппарате Министерства труда и социального развития Российской Федерации (далее - Министерство), в том числе и обязательные для всех работников центрального аппарата Министерства основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на компьютерные (автоматизированные) технологии создания и обработки документной информации.

1.2. Ответственность за организацию работы и своевременное прохождение в центральном аппарате Министерства документов, в том числе поручений вышестоящих органов, руководства Министерства, писем организаций и граждан, также соблюдение установленного порядка работы с секретными документами и документами ограниченного пользования, организационное обеспечение деятельности коллегии, подготовку к выпуску нормативных правовых актов Министерства возлагается в целом на Административно - контрольный департамент, а по соответствующим вопросам - на его структурные подразделения.

1.3. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера, включая документы ограниченного распространения с грифом "Для служебного пользования".

1.4. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого сотрудника центрального аппарата Министерства.

1.5. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях Министерства возлагается на руководителей этих подразделений, а также работников, ответственных за делопроизводство, и непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.

Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Министерства, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются Административно - контрольному департаменту.

1.6. Методическое руководство по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, организация и проведение учебы по делопроизводству, проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Министерства (не реже одного раза в год) возлагаются на Административно - контрольный департамент.

1.7. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только после получения официального письменного запроса в адрес Министерства.

1.8. Контроль за исполнением документов, их оформление и формирование в дела производятся Административно - контрольным департаментом и структурными подразделениями Министерства.

1.9. Руководители структурных подразделений Министерства обязаны:

1.9.1. Своевременно, в день поступления документов или на следующий день, обеспечить доведение их до исполнителей.

1.9.2. Организовать оперативное ознакомление работников с документами и нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, постановлениями, приказами, решениями коллегии и другими документами Министерства, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных специалистов. Нормативные правовые акты органов государственной власти должны находиться на ознакомлении в структурном подразделении Министерства не более 2-х дней. При необходимости по заявке руководства структурного подразделения Министерства Административно - контрольным департаментом делается ксерокопия нормативного правового акта органов государственной власти.

1.10. Вновь принятые на работу в центральный аппарат Министерства работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений Министерства со структурой центрального аппарата Министерства, положением о соответствующем структурном подразделении Министерства, их должностными инструкциями, а также настоящей Инструкцией.

1.11. При уходе работников структурного подразделения Министерства в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все не исполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающим их сотрудникам структурного подразделения Министерства.

1.12. При уходе работника структурного подразделения Министерства, отвечающего за делопроизводство, в отпуск или в его отсутствие руководитель структурного подразделения Министерства возлагает ведение делопроизводства на другого работника структурного подразделения.

При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам секретаря заместителя Министра его обязанности возлагаются заместителем Министра на одного из работников структурных подразделений Министерства, деятельность которых координирует данный заместитель Министра (по согласованию с руководством структурного подразделения Министерства и Административно - контрольного департамента).

1.13. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче - приеме дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения Министерства, согласованный с руководителем Административно - контрольного департамента.