2. Прием, обработка и распределение поступающих документов
2. Прием, обработка и распределение
поступающих документов 
2.1. Вся поступающая в Министерство корреспонденция, кроме правительственной и секретной, принимается экспедицией Общего отдела Административно - контрольного департамента (далее - экспедиция).
Правительственная корреспонденция принимается Отделом правительственной корреспонденции Административно - контрольного департамента (далее - Отдел правительственной корреспонденции).
Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству Министерства, руководителям структурных подразделений, подлежат передаче в Административно - контрольный департамент для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
После окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни поступающая в Министерство корреспонденция принимается секретарем Министра или ответственным дежурным с последующей передачей документов в Административно - контрольный департамент.
2.2. Экспедиция осуществляет прием и первичную обработку поступающей в Министерство корреспонденции. Экспедицией ведется автоматизированный учет поступившей в центральный аппарат Министерства корреспонденции. В автоматизированную базу данных вводятся сведения об адресатах (как правило, исходящий номер и дата отправки, при отсутствии последних вводятся Ф.И.О. лица, подписавшего документ и название организации). Данная база служит для справок и учета поступающей корреспонденции. Далее поступившая корреспонденция передается в группу по регистрации и учету корреспонденции Общего отдела Административно - контрольного департамента (далее - группа по регистрации и учету корреспонденции), а письма граждан - в Управление социально - демографической политики и развития социальной защиты для последующей регистрации и направления на рассмотрение заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства, а при необходимости - для доклада Министру.
2.3. При приеме поступающей в Министерство корреспонденции работниками экспедиции проверяется правильность ее адресования, целостность конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты, кроме пакетов с надписью "лично", вскрываются работниками экспедиции. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.
Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты, в которых поступили письма, заявления и жалобы граждан, к переписке прилагаются обязательно.
Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.
2.4. Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.
2.5. При приеме пакетов из органов государственной власти Российской Федерации, телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа.
2.6. Регистрация документов, поступивших в группу по регистрации и учету корреспонденции, осуществляется дифференцированно в зависимости от их характера, с использованием автоматизированных систем регистрации, учета и контроля исполнения входящей корреспонденции.
Все документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в соответствии с Инструкцией по работе с документами "Для служебного пользования".
Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
2.8. Каждый документ, поступивший в Министерство, регистрируется только один раз.
На всех регистрируемых документах на оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу ставится регистрационный штамп единого образца с указанием даты поступления документа, количества листов и входящего номера.
Порядковая нумерация правительственных документов ведется отдельно от остальной корреспонденции.
Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.
Поступившая корреспонденция регистрируется в компьютере в группе по регистрации и учету корреспонденции. При регистрации выводятся две регистрационные карточки специального образца, одна из которых вместе с документом направляется на исполнение в соответствующее структурное подразделение Министерства, вторая остается в группе по регистрации и учету корреспонденции и используется для организации справочно - информационной работы.
При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и исполнителя.
2.8.1. Все документы в адрес Министерства от федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов по труду, социальной защите населения субъектов Российской Федерации, территориальных органов и подведомственных организаций, предприятий Министерства после регистрации передаются руководству Административно - контрольного департамента для доклада руководству Министерства.
2.9. В общем отделе Административно - контрольного департамента (далее - Общий отдел) зарегистрированные документы подлежат предварительному рассмотрению. При этом устанавливается, исходя из содержания документа, конкретное должностное лицо или структурное подразделение Министерства, которому документ должен быть направлен.
Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, направляются непосредственно им.
Документы, поступившие и зарегистрированные в Отделе правительственной корреспонденции, направляются на предварительное рассмотрение руководству Административно - контрольного департамента.
Предварительное рассмотрение и передача документов на доклад руководству Министерства должны осуществляться в день их поступления.
Передача корреспонденции из Общего отдела производится в специальных папках.
Зарегистрированная корреспонденция сортируется по структурным подразделениям, записывается в специальный журнал и раскладывается по папкам, на которых указываются фамилии заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства.
Передача документов осуществляется под расписку. Работники, отвечающие за делопроизводство в приемных заместителей Министра и в структурных подразделениях, обязаны вести учет и контроль полученной корреспонденции.
2.10. Переписка между структурными подразделениями Министерства не подлежит регистрации в Административно - контрольном департаменте.
2.11. Все документы в адрес Министерства от Комитетов Совета Федерации, Государственной Думы, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации передаются в Отдел правительственной корреспонденции для регистрации, подготовки для доклада Министру и направления на исполнение.
Все поступающие в центральный аппарат Министерства федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации также регистрируются в Отделе правительственной корреспонденции.
Письма и обращения граждан, поступившие из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан Администрации Президента Российской Федерации, направляются в Управление социально - демографической политики и развития социальной защиты для последующей регистрации и направления на рассмотрение заместителям Министра, руководителям структурных подразделений, а при необходимости - для доклада Министру.
2.11.1. Поступившая правительственная корреспонденция регистрируется в автоматизированной системе регистрации, учета и контроля исполнения в Отделе правительственной корреспонденции.
2.12. Подготовку документов для доклада руководству Министерства осуществляют: руководитель Административно - контрольного департамента или его заместители.
Министру докладываются документы, поступившие непосредственно на его имя, правительственная почта, запросы депутатов палат Федерального Собрания, обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, другие документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к деятельности Министерства.
Руководством Административно - контрольного департамента готовятся проекты резолюций Министра, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание конкретным исполнителям, а в необходимых случаях и сроки исполнения.
На все документы, направленные заместителям Министра, также составляются проекты резолюций.
После доклада руководству Министерства все документы подлежат возврату в Общий отдел и Отдел правительственной корреспонденции для фиксации поручений руководства Министерства в автоматизированных системах регистрации, учета и контроля исполнения документов.
2.12.1. Документы, рассмотренные Министром и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие структурные подразделения Министерства согласно резолюции, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.
Документы с резолюциями "В. срочно", "Срочно" докладываются должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.
Если документ, в соответствии с резолюцией руководства Министерства, исполняется несколькими структурными подразделениями Министерства, документ доводится Административно - контрольным департаментом до всех поименованных в резолюции лиц.
2.12.2. Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения Министерства, в том числе не указанные в резолюции Министра, по согласованию с заместителями Министра, координирующими их деятельность. При необходимости ответственный исполнитель направляет копии документов соисполнителям.
Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы для работы над документом. Они в равной мере с основным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
2.13. Прием и учет зарегистрированной в Административно - контрольном департаменте корреспонденции производят сотрудники структурных подразделений Министерства, отвечающие за делопроизводство.
В случае ошибочного направления документа сотрудник, отвечающий за делопроизводство структурного подразделения Министерства, незамедлительно возвращает его в Административно - контрольный департамент с пометкой руководителя структурного подразделения Министерства для внесения соответствующих исправлений и передачи по принадлежности.
В случае неоднократной переадресовки указанных документов из одного структурного подразделения Министерства в другие Административно - контрольный департамент направляет их одному из заместителей Министра для определения структурного подразделения - исполнителя.
2.14. В структурном подразделении Министерства документы передаются исполнителям под расписку с регистрацией в специальном журнале или с регистрацией при помощи компьютерной техники.
2.15. Руководители структурных подразделений Министерства рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы сотруднику, отвечающему за делопроизводство. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя сотрудника, отвечающего за делопроизводство.
2.16. Вся корреспонденция должна рассматриваться руководителями структурных подразделений Министерства в день ее поступления или на следующий день. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, регистрирует в специальном журнале или при помощи компьютерной техники поручения руководителя, фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно передает документы исполнителям. Регистрационная карточка на поступивший документ остается у сотрудника структурного подразделения Министерства, отвечающего за делопроизводство, для ведения контроля за исполнением.
2.17. После того, как документ исполнен, в специальный журнал или при помощи компьютерной техники вносится информация об исполнении документа с указанием даты, номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения и адресата.
