2.5.6. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

2.5.6.1. К основным видам записок относятся:

пояснительные записки;

информационные записки (меморандумы);

докладные записки (докладные);

аналитические записки;

служебные записки по конкретному информационному поводу;

служебные записки о состоянии дел за период времени;

объяснительные записки.

Пояснительные записки выполняют функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим документам, представленным на рассмотрение соответствующему руководителю. Пояснительные записки содержат краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

Информационные записки выполняют функцию краткого письменного напоминания, например, о необходимости через какое-то время произвести те или иные управленческие действия.

Докладные записки применяются для доклада о состоянии дел на конкретном участке работы или в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.

Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчетными.

Инициативная докладная записка составляется с целью обратить внимание адресата на имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять определенное решение.

Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-либо сложной работы, характер которой руководителю известен.

Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, поручений, указаний и т.д.

Докладные записки могут быть внутренние и внешние. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке Росавиации и подписывается соответствующим должностным лицом.

Аналитические записки готовятся с целью предоставления обобщенной информации по какому-либо вопросу путем анализа сведений от различных источников и с приложением своих выводов и предложений.

Служебная записка - краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности Росавиации.

Функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между структурными подразделениями Росавиации.

Объяснительные записки составляются по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого-либо события, факта, поступка.

2.5.6.2. Содержание служебной записки состоит из двух частей - вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с вопросом или группой вопросов деятельности, которые и предполагается осветить в служебной записке или в пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. В основной части служебной записки, как правило, содержатся:

аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения - обоснование этого решения;

основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;

расчеты, подкрепляющие обоснование, которые могут быть представлены в приложении к документу;

предложения и выводы.

2.5.6.3. Структуру служебной записки образуют абзацы, состоящие из двух - трех простых предложений, реже - пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения служебных писем.

2.5.6.4. Рекомендуемыми реквизитами внутренней служебной записки являются:

наименование структурного подразделения, отдела;

адресат;

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

дата;

регистрационный номер;

ссылка на дату и номер документа (указывается в случае, если служебная записка готовится во исполнение этого документа (в ответ на него));

текст;

подпись;

визы согласования (в необходимых случаях).

Пример шаблона служебной записки представлен в Приложении N 9.