2.5.5. Служебная переписка
2.5.5. Служебная переписка 
Служебное письмо
2.5.5.1. Служебные письма Росавиации готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росавиации;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю, заместителю руководителя Росавиации и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
2.5.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются руководством Росавиации в указаниях по исполнению исходя из сроков исполнения документов, предусмотренных в пунктах 3.12.13 - 3.12.15 настоящей Инструкции, а также руководством соответствующего Управления на основании сроков, установленных непосредственными начальниками и вышестоящими органами государственной власти.
Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указаниях по исполнению руководства Росавиации и Управлений.
Срок подготовки инициативных писем определяется руководителем Росавиации, его заместителями и руководителями структурных подразделений.
2.5.5.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководством Росавиации совместно с руководителями федеральных органов государственной власти, а также с руководителями других организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании Росавиации и организации, подписавшей совместное служебное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите "Подпись должностного лица".
Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя и заместителей руководителя и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 согласно пункту 2.5.6 настоящей Инструкции по делопроизводству.
Реквизиты служебного письма оформляются согласно разделу III настоящей Инструкции по делопроизводству.
2.5.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Министерство считает...", "Росавиация рассмотрела...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Регистрация служебных писем осуществляется в соответствии с пунктом 4.8.8 настоящей Инструкции по делопроизводству.
Телеграмма
2.5.5.5. Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.
2.5.5.6. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
2.5.5.7. Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
2.5.5.8. Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководителем Росавиации.
2.5.5.9. Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.
2.5.5.10. Наименование организации печатается в дательном падеже, например:
┌──────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │КОМУ │ОКРУЖНЫМ УПРАВЛЕНИЯМ ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА │ └──────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────┘
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
┌──────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │КОМУ │ГУБЕРНАТОРУ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ Д.Ф. АЯЦКОВУ │ └──────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────┘
или
┌──────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │КОМУ │А.И. ИВАНОВУ │ └──────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование указывается обобщенно, например:
┌──────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │КОМУ │РУКОВОДИТЕЛЯМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ УПРАВЛЕНИЙ ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА│ │ │(по списку) │ └──────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────┘
2.5.5.11. Текст телеграммы печатается через 2 интервала прописными буквами шрифтом размером N 14 без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.
Если документ направляется электронной почтой, знаки препинания, предлоги, союзы и смысловое разделение текста на абзацы сохраняются.
В тексте телеграмм, направляемых в подведомственные учреждения, допускается сокращенное название структурных подразделений Росавиации, например: МТУ ВТ ЦЕНТРАЛЬНЫХ РАЙОНОВ ФАВТ.
При указании контактных телефонов скобки, двоеточие, дефисы не печатаются.
Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
Подпись на телеграмме отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. В подписи указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, фамилия и номер телефона исполнителя.
2.5.5.12. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
Телеграмма на подпись руководителю и заместителям руководителя Росавиации готовится в двух экземплярах.
Если телеграмма содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр.
При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них адресата.
Передача телеграмм осуществляется через экспедицию.
Образец оформления телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" приводится в Приложении N 8.
Телефонограмма
2.5.5.13. Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
2.5.5.14. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
2.5.5.15. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
2.5.5.16. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
2.5.5.17. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Росавиации и Управлений.
2.5.5.18. Телефонограммы за подписью руководителя, заместителей руководителя и начальников Управлений Росавиации передаются и принимаются службой делопроизводства Росавиации.
2.5.5.19. Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.
2.5.5.20. После сверки текста телефонограммы с принимающим передающий заполняет справочные реквизиты:
в графе "принял" указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;
в графе "передал" указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
2.5.5.21. На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
2.5.5.22. Полученная телефонограмма должна быть считана, отпечатана и доложена соответствующему руководителю в возможно короткий срок.
2.5.5.23. Передача телефонограмм между Управлениями Росавиации не допускается.
Электронное сообщение
2.5.5.24. Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
2.5.5.25. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей.
Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.
Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.
2.5.5.26. К электронному сообщению предъявляются следующие требования:
документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений;
в верхней части документа должно быть указание "Передано по электронной почте";
название файла пишется на латинском или русском языке, не должно содержать пробелов в названии, количество символов в названии не должно превышать восьми с расширением .doc или .rtf (для Word) и расширением .xls (для Excel).
