I. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федерального агентства воздушного транспорта (далее - Росавиация) документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Росавиации.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Положение о Федеральном агентстве воздушного транспорта, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 396, Регламент Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденный Приказом Росавиации от 4 апреля 2006 г. N 18, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Росавиации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции по делопроизводству обязательно для работников центрального аппарата Росавиации, а также работников подведомственных организаций Росавиации при подготовке ими проектов документов, представляемых на подпись руководителю Росавиации, его заместителям и начальникам Управлений центрального аппарата Росавиации.

1.5. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами Правительства Российской Федерации, Минтранса России, а также инструкциями, положениями, правилами, утверждаемыми руководителем Росавиации.

1.7. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях (далее - Управлениях) Росавиации осуществляет отдел делопроизводственного обеспечения и контроля Управления административно-хозяйственного обеспечения (УАХО).

1.9. Отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства у заместителей руководителя и в Управлениях Росавиации, составляют службу делопроизводства Росавиации.

1.10. Функции, задачи, права и ответственность отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО регламентируются положением об отделе.

1.11. Непосредственное ведение делопроизводства у заместителей руководителя и в Управлениях Росавиации осуществляется работником, назначенным приказом руководителя Росавиации.

1.12. На работников, ответственных за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации, возлагаются следующие задачи:

прием и регистрация поступающих документов;

регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

регистрация внутренних документов заместителя руководителя Росавиации;

доведение документов до исполнителей в соответствии с указаниями по исполнению заместителя руководителя Росавиации;

контроль за исполнением документов в установленные сроки;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

ввод в систему электронного документооборота Росавиации информации о ходе и результатах исполнения документов;

формирование и оформление дел в соответствии с принятой номенклатурой дел;

составление номенклатуры дел заместителей руководителя Росавиации;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение.

1.13. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в Управлениях Росавиации, возлагаются следующие задачи:

прием и регистрация поступающих в Управление документов;

регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

регистрация внутренних документов Управления Росавиации;

доведение документов до исполнителей в соответствии с указаниями по исполнению начальника Управления;

контроль за исполнением документов в установленные сроки;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства Управления сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

ввод в систему электронного документооборота Росавиации информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников Управления;

контроль за прохождением документов в Управлении;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом документов, имеющих соответствующую отметку, в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО;

формирование и оформление дел в соответствии с принятой номенклатурой дел;

составление номенклатуры дел Управления;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в Управление работников по вопросам ведения делопроизводства.

1.14. Конкретные должностные обязанности работников отдела делопроизводственного обеспечения и контроля Управления административно-хозяйственного обеспечения и работников, отвечающих за организацию работы с документами у заместителей руководителя и в Управлениях Росавиации, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.15. Делопроизводство в Росавиации организуется с использованием системы электронного документооборота, предназначенной для автоматизированного учета, сопровождения, хранения и контроля исполнения документов.

1.16. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Управлениях Росавиации, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность документов возлагается на руководителей Управлений.

1.17. Работники Управлений Росавиации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.18. С содержанием документов Росавиации могут быть ознакомлены только работники, имеющие непосредственное отношение к их рассмотрению. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работников Управлений Росавиации.

1.19. Передача служебных документов Росавиации (заверенных копий архивных документов Росавиации) работникам сторонних организаций производится с письменного разрешения руководителя Росавиации.

1.20. Передача документов между Управлениями Росавиации осуществляется через службу делопроизводства.

1.21. На время болезни, перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник обязан передать через ответственного за ведение делопроизводства в Управлении находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя Управления.

При увольнении или перемещении по службе работник должен сдать все числящиеся за ним документы лицу, ответственному за ведение делопроизводства в Управлении.

1.22. При переходе на другую работу или увольнении работников, ответственных за ведение делопроизводства в Управлении, все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки должны быть переданы по акту.

1.23. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж у начальника отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

1.24. В случае утраты документа исполнителем он немедленно докладывает об этом в службу делопроизводства Росавиации и руководителю Управления. По распоряжению начальника Управления проводится служебное расследование, о результатах которого он информирует начальника Управления административно-хозяйственного обеспечения, а в необходимых случаях с учетом важности содержащейся в документах служебной информации - заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей курирующего вопросы делопроизводства или руководителя Росавиации.

1.25. Взаимодействие между Управлениями Росавиации посредством обмена запросами, служебными записками, материалами и другими способами осуществляется при необходимости решения вопросов, относящихся к компетенции нескольких структурных подразделений Росавиации.

1.26. Не допускается переписка между Управлениями Росавиации по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке.

1.27. Переписка между отделами (работниками) внутри Управления не допускается.

1.28. Документы работниками Росавиации разрабатываются на основании и во исполнение федеральных законов Российской Федерации, указов, распоряжений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Минтранса России, иных распорядительных документов органов государственной власти, а также по собственной инициативе.

1.29. Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, акты, доклады, справки, письма и т.п.) готовятся и издаются работниками и Управлениями Росавиации в пределах их полномочий и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствующих должностных регламентах и положениях.

1.30. Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими Управлениями и должностными лицами, а также оформленными согласно настоящей Инструкции по делопроизводству.

Исполненный документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

1.31. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт).