Приложение 9. к п. 2.2.3 | ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
Приложение N 9
к п. 2.2.3 
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
1. Государственный герб Российской Федерации
На бланках документов Агентства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Агентства", на расстоянии 0,5 см от верхнего обреза листа.
2. Наименование Министерства транспорта Российской Федерации и Федерального агентства морского и речного транспорта
Учитывая, что Минтранс России по положению осуществляет координацию и контроль деятельности подведомственного ему Федерального агентства морского и речного транспорта, на бланках Агентства присутствует его наименование - Министерство транспорта Российской Федерации и располагается выше наименования Агентства.
Наименование Агентства - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об Агентстве.
Сокращенное наименование Агентства помещают в скобках под полным наименованием.
3. Должность лица - автора документа
Реквизит "Должность лица - автора документа" указывается на бланках должностных лиц Агентства (бланк руководителя Агентства, бланк заместителя руководителя Агентства).
Наименование должности лица - автора документа указывается под наименованием (полным, сокращенным) Агентства.
4. Справочные данные об Агентстве
Справочные данные об Агентстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Агентства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Агентства.
5. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в служебных (деловых) письмах.
6. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (Москва) указывается на бланках документов Агентства, за исключением бланков писем.
7. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, отделом делопроизводства при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.
Нормативные правовые акты Агентства, прошедшие государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации вступают в силу по истечении 10 дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится, например: 08.01.2012
Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на приказах, распоряжениях и финансовых документах, например: 8 января 2012 г.
8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Агентстве.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа делается исполнителем документа при подготовке служебного (делового) письма-ответа.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату, указанную в документе органом государственной власти (организацией), подготовившим или издавшим документ, на который дается ответ.
На бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: "На N... от...", в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на проект служебного (делового) письма указывается после заголовка к документу, который печатается от границы левого поля документа размером шрифта N 10 под чертой, например:
Об организационных мероприятиях в связи с
осуществлением перехода по трассе Северного
морского пути
────────────────────────────────────────────
Поручение Правительства Российской Федерации
от 13.04.2010 N СИ-П9-1563
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа, состоящие из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 10. Точка в конце заголовка и ссылки на регистрационный номер и дату не ставится.
10. Адресат
Документы адресуют в органы государственной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В состав реквизита "Адресат" входит наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.
Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 14.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство обороны
Российской Федерации
или:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю органа государственной власти или организации наименование органа государственной власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
службы по надзору в сфере
транспорта
И.О. Фамилия
При адресовании документа в несколько однородных органов государственной власти, организаций их наименования указываются обобщенно, например:
Федеральные органы
исполнительной власти
Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не печатается.
Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса печатают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину А.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 115768
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
При адресовании документа следует иметь в виду, что:
наименование должности получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;
не принято в адресате указывать только должность без указания инициалов и фамилии лица, к которому обращаются.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по границам левого поля документа.
11. Наименование либо аннотация документа
Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников агентства";
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи";
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.
Заголовок к служебным письмам печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10. Точка в конце заголовка не ставится.
12. Текст документа
Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.
Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные (деловые) письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.
Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные (деловые) письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту документа.
Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.
В Агентстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
первого лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
третьего лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет...; Совет решил...; агентство не считает возможным...;
первого лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя Агентства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".
Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.
В служебных письмах за подписью руководителя Агентства, заместителей руководителя следует обращаться от имени Агентства, а в письмах за подписью руководства управления - от имени управления. Руководство управления имеет право подписи от имени Агентства в случае соответствующего поручения руководителя Агентства или заместителя руководителя.
Текст документа печатается в установленных границах полей (верхнее, нижнее и левое - 2 см, правое - 1 см) и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Таблица
Приложение к проекту документа может быть оформлено в виде таблицы.
Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф (если не оговорено иное). Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы печатается жирным шрифтом.
13. Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к
нему, всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного
пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу
Росморречфлота
от 15.03.2009 N 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Росморречфлота
от 12.11.2009 N 125
Отметка о наличии приложения к документу печатается с "красной" строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
14. Гриф согласования
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Агентства, так и вне его.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России
от 26.09.2009 N 01-18/115
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.
Согласование проекта документа Агентства органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа, за исключением проектов нормативных правовых актов Агентства.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами государственной власти в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости с общественными организациями.
При двух грифах согласования они располагаются рядом, на одном уровне, при трех и более грифах - рядом и на нескольких уровнях.
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органов государственной власти;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.
15. Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Агентства оформляется визой.
Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Образец оформления виз на проектах документов, исполненных в Агентстве, указан ниже.
На проектах законодательных актов, кадровых приказах и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Агентства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения).
На проектах служебных (деловых) писем визы проставляются на копии документа, помещаемого в дело Агентства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, если служебное (деловое) письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника документа по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.
Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).
Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.
Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).
Визирование производится, как правило, в следующей последовательности:
исполнитель документа;
начальник управления, подготовившего документ;
начальники заинтересованных управлений Агентства;
заместитель руководителя Агентства, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.
Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям руководителя Агентства, начальникам управлений, адресованные в Минюст России, должны быть завизированы начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения либо лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование начальнику Управления экономики и финансов либо лицу, исполняющему его обязанности.
Проекты документов по вопросам международного сотрудничества, направляемые на подпись руководителю Агентства, должны быть завизированы помощником руководителя Агентства, а проекты документов по вопросам международного сотрудничества, носящие правовой характер, дополнительно визируются начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения либо лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям руководителя Агентства, начальникам управлений, адресованные в МИД России, должны быть завизированы помощником руководителя Агентства.
Проекты документов по вопросам управления находящимися в федеральной собственности акциями акционерных обществ транспортного комплекса, а также по вопросам приватизации государственного имущества и вопросам, связанным с регулированием земельных правоотношений в сфере транспорта, направляемые на подпись и визирование руководителю Агентства, заместителям руководителя, должны быть завизированы начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения или лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты следующих документов:
- Акт приемки законченного строительством (реконструкцией) объекта приемочной комиссией;
- Разрешения на строительство и разрешения на ввод в эксплуатацию объектов инфраструктуры морского порта, являющихся объектами капитального строительства и гидротехнических сооружений первого и второго классов, являющихся объектами капитального строительства и относящихся к инфраструктуре внутренних водных путей;
- Разрешения на создание искусственного земельного участка на водном объекте в границах морского порта;
- Государственный контракт на создание искусственного земельного участка либо договор о создании искусственного земельного участка;
- Разрешения на проведение работ по созданию искусственного земельного участка и разрешения на ввод искусственно созданного земельного участка в эксплуатацию в случае создания искусственного земельного участка в границах морских портов и (или) на основании решения Правительства Российской Федерации о строительстве или расширении морского порта,
направляемые на подпись и визирование руководителю Агентства, заместителям руководителя, должны быть завизированы начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения или лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты документов, представляемые на подпись (согласование) руководителю Агентства, визируются начальником Административного управления либо уполномоченным заместителем начальника.
Проекты документов, представляемые на подпись руководителю Агентства, визируются помощниками руководителя в соответствии с распределением полномочий.
На проектах служебных (деловых) писем, на внутренних информационно-справочных документах (докладах, служебных, аналитических записках, справках и др.), кадровых приказах, визирование которых осуществляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа, при отсутствии места на лицевой стороне допускается визирование на оборотной стороне последнего листа проекта документа.
Образец оформления виз на проектах документов:
Заместитель руководителя Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. Помощник руководителя Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. Начальник УОС Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. Начальник УВВТ Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. Начальник АУ Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. и т.д. Начальник отдела делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г.
16. Подпись должностного лица
Документы подписываются должностными лицами Агентства в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Агентства.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности должностного лица, подписывающего проект документа (на бланках должностных лиц наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:
Заместитель руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.О. руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования Агентства, подписывает руководство управления, то в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности подписывающего, наименование управления, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник Управления внутреннего водного транспорта Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписывающего документ, наименования управления и Агентства (исключение: внутренние документы), например:
Заместитель руководителя Федерального агентства
морского и речного транспорта Личная подпись И.О. Фамилия
или
Начальник Административного
управления Росморречфлота Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.
17. Гриф утверждения
В Агентстве подлежат утверждению положения, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура и штатное расписание и т.д.
Документы утверждаются руководителем Агентства и заместителями руководителя (в соответствии с распределением обязанностей). При этом визы, оформленные на номерных бланках приказов, прилагаются к оригиналу приказа, подписанного руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности, передаваемого в отдел делопроизводства для последующей регистрации и хранения.
Утверждение документа производится путем издания приказа, распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения, или проставлением реквизита "Гриф утверждения документа".
Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается от границы правого и верхнего поля документа первого листа проекта документа и печатается без кавычек прописными буквами.
Реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Агентства), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства морского и речного
транспорта
________________ И.О. Фамилия
(Личная подпись)
"__" ________________ 20__ г.
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росморречфлота
от 15.04.2009 N 65
Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения документа" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.
При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.
18. Оттиск печати
Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы установленного образца.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
19. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий указание о месте нахождения подлинника документа; слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле Росморречфлота
N ________ за _______ г.
Верно: Ведущий специалист Личная подпись И.О. Фамилия
Дата, Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л." Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском печати Агентства.
Административное управление заверяет копии только тех документов, которые создаются в центральном аппарате Агентства.
Второй экземпляр (копия) исходящего документа печатается не на бланке. На нем проставляются виза исполнителя документа и визы лиц, с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляются дата и номер.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать наименование должности лица, заверившего документ.
20. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (2 см от нижнего края листа).
Отметка печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и может дополняться указанием структурного подразделения, например:
Николаев Петр Олегович
(495) 626 56 88, УОС
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, номер его телефона и дату печатания документа.
21. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке поручения по исполнению документа с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указания по исполнению документа относятся.
В указаниях по исполнению документа отражаются результаты рассмотрения документа руководителем. Указания по исполнению документа должны быть краткими и конкретными. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Морозову Н.В.
Прошу подготовить проект договора
к 05.05.2010
Личная подпись
Дата
На документе, как правило, должно быть не более одного поручения по исполнению документа. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.
В качестве исполнителей в указаниях по исполнению документа определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя руководителя Агентства или обозначенное словом "созыв", "обобщение" или "ответственный".
В указаниях по исполнению документа могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен документ (с поручением) для сведения, например: + И.О. Фамилия.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, личная подпись автора указаний по исполнению документа, дата.
22. Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа с указанием даты исполнения документа. Соответствующая информация вносится в СЭД.
23. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
краткие сведения об исполнении (если документ исполнен ответным документом, то дается ссылка на него; если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дается краткая справка о его исполнении);
отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;
дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия) лица, производящего отметку.
24. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Агентство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
25. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165)) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).
Отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется шрифтом размером N 12 от границы верхнего и правого полей на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется от нее одним межстрочным интервалом и центрируется.
Например:
Для служебного пользования
экз. N 3
