4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 
4.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
4.3.2. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив Агентства.
4.3.3. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя дела.
4.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются экспертные комиссии в управлениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых соответственно руководителем Агентства или начальником управления.
4.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях Агентства работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива Агентства.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
4.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (Приложение N 17 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указан в Приложении N 18 к настоящей Инструкции.
4.3.7. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Агентства подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (Приложение N 19 к настоящей Инструкции).
Оформление дел проводится работниками отдела делопроизводства, работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях, при методической помощи и под контролем архива Агентства.
4.3.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 20 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (Приложение N 21 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 22 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, листы-заверители дел не составлять.
4.3.9. В период подготовки дел управлений к передаче в архив Агентства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники управления обязаны устранить.
