3.4. Регистрация поступающих документов
3.4. Регистрация поступающих документов 
3.4.1. Основой построения системы электронного документооборота в Агентстве является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.
Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из системы электронного документооборота.
3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
3.4.3. В отделе делопроизводства регистрируются следующие документы:
документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю Агентства и заместителям руководителя, и исходящие документы за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя;
внутренние документы, подготовленные для доклада руководству Агентства, - как входящие документы (в управлениях эти документы учитываются как исходящие);
внутренние документы за подписью заместителей руководителя, подготовленные для доклада руководителю Агентства, - в отделе делопроизводства как входящие документы (исходящий номер не проставляется);
приказы и распоряжения Агентства по основной деятельности Агентства, поручения руководителя Агентства (исполняющего обязанности руководителя).
3.4.4. Документы, не подлежащие регистрации в отделе делопроизводства:
бухгалтерские документы (расчетно-платежные);
документы без подписи;
кадровые приказы Агентства;
командировочные удостоверения;
копии документов, направляемые для сведения;
периодические издания, статьи из них;
письма информационно-справочного характера;
письма граждан (за исключением поступающих в адрес руководителя Агентства и заместителей руководителя).
Письма граждан регистрируются в отделе делопроизводства и формируются в дела отдельно от других документов Агентства в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утвержденным Министерством транспорта Российской Федерации.
3.4.5. Входящие документы, адресованные управлениям, и исходящие документы за подписью руководства управлений регистрируются в управлениях работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.
3.4.6. Входящие документы регистрируются в день их поступления до рассмотрения соответствующими должностными лицами.
Обращения (запросы) о предоставлении государственной услуги в соответствии с Административными регламентами предоставления государственных услуг регистрируются в день их поступления. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).
Внутренние документы, подготовленные для доклада руководителю Агентства, регистрируются после визирования руководством Административного управления.
3.4.7. На входящих документах, подлежащих регистрации в отделе делопроизводства, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.
На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного управления в другое он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в системе электронного документооборота.
3.4.8. Возможность доступа к базе данных отдела делопроизводства в СЭД определяется Административным управлением.
3.4.9. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализовано в местах регистрации документов СЭД.
Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.
При автоматизированной регистрации документов формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.
3.4.10. В отделе делопроизводства Агентства регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: К-10/1476, где К - буквенный индекс, 10 - номер по номенклатуре, 1476 - порядковый номер.
Порядок проставления регистрационного номера на приказах и распоряжениях Агентства и протоколах указан соответственно в Приложениях N 11 и 12 к настоящей Инструкции.
3.4.11. В управлениях регистрационный номер входящего документа состоит из сокращенного названия управления и порядкового номера, например: УОС-125.
Регистрационные номера исходящих и внутренних документов управления состоят из индекса управления, через тире - номера отдела-исполнителя, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: АУ-1-15/697.
ИНДЕКСЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АГЕНТСТВА, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ
ПРИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Административное управление АУ <*> Управление инвестиций и программ развития УИПР Управления экономики и финансов УЭФ Управление обеспечения судоходства УОС Управление имущественных отношений и правового обеспечения УИОПО Управление внутреннего водного транспорта УВВТ Управление транспортной безопасности УТБ
Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более органами государственной власти или организациями, являются регистрационные номера этих органов или организаций, разделенные косой чертой.
Порядок расположения регистрационных номеров документа должен соответствовать порядку расположения наименований должностей руководителей органов государственной власти или организаций, подписавших документ.
