3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов 
3.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и курьером.
С помощью почтовой связи в Агентство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.
Курьером доставляется почта из Минтранса России.
3.2.2. Прием всех поступающих в Агентство документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в отделе делопроизводства группой экспедиционной обработки документов (далее - экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в экспедиции.
Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником экспедиции, в вечернее время и в выходные дни - секретарем руководителя Агентства либо ответственным дежурным по Агентству.
3.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Все принятые экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа следует сообщить об этом отправителю документа и при необходимости составить акт в трех экземплярах, один из которых остается в экспедиции, второй посылается отправителю документа и третий приобщается к документу.
Ошибочно поступившие документы в срок до двух рабочих дней подлежат направлению по принадлежности или возврату отправителю документа с сопроводительным письмом.
3.2.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.
Конверты с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с материалами, направляемыми в отдел делопроизводства, сохраняются во всех случаях.
3.2.5. Документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица) и руководству Агентства, передаются в отдел делопроизводства оперативно, по мере их поступления.
Документы, адресованные в управления, передаются работникам управлений, ответственным за делопроизводство в управлениях, два раза в день по установленному графику. Работники управлений получают документы в экспедиции.
Письменные обращения граждан, адресованные Агентству (без указания должностного лица) и руководителю Агентства, передаются в отдел делопроизводства.
Письменные обращения граждан, адресованные заместителям руководителя Агентства, передаются в отдел делопроизводства.
Письма (факсофаммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю Агентства, передаются помощнику руководителя Агентства для организации перевода, затем в отдел делопроизводства для регистрации. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется начальником Административного управления.
3.2.6. Поступившая в Агентство на имя руководства Агентства срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной управлениям, сообщается работникам, ответственным за делопроизводство в управлениях.
3.2.7. Поступившие телеграммы принимаются в экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Агентства для направления на исполнение.
