1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

1.1. Инструкция по делопроизводству Федерального агентства морского и речного транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970), и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), Положением о Федеральном агентстве морского и речного транспорта, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2004 г. N 371, Административными регламентами исполнения государственных функций и административными регламентами предоставления государственных услуг, разработанными в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 N 373 (ред. от 18.12.2012) "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 <1>.

--------------------------------

<1> По заключению Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК в государственной регистрации не нуждается.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федерального агентства морского и речного транспорта (далее - Агентство) документов совершенствования делопроизводства Агентства и повышения его эффективности.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в Агентстве, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).

1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства (далее - управления) осуществляет Административное управление.

1.8. Функции, задачи, права и ответственность Административного управления регламентируются Приказом Росморречфлота от 29 марта 2013 г. N 23 "Об утверждении Положения об Административном управлении", должностными регламентами работников Административного управления и работников, отвечающих за организацию работы с документами в управлениях.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на начальников управлений.

1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.

1.11. На работников, ответственных за делопроизводство в управлениях, возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в управление документов;

регистрация исходящих из управления документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в управлениях;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства управления сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников управления;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом документов в Министерство транспорта Российской Федерации (далее - Министерство);

разработка номенклатуры дел управления;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в управление работников по вопросам основ делопроизводства.

1.12. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников Агентства.

1.13. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Агентства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Административным управлением на основании письменного запроса, а документов (копий документов) управлений - на основании решения руководства управлений.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям допускается только по решению (с разрешения) соответствующих руководителей.

1.14. Передача служебной информации или документов Агентства представителям средств массовой информации осуществляется Административным управлением, а в отдельных случаях - по разрешению (поручению) руководства Агентства иными управлениями Агентства.

Передача актов Агентства, признанных Минюстом России не нуждающимися в государственной регистрации, для опубликования в газете "Транспорт России" осуществляется Административным управлением.

1.15. Переписка между отделами (работниками) внутри управления не допускается.

1.16. Работники Агентства персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа работником немедленно докладывается об этом начальнику управления и сообщается в Административное управление, если документ зарегистрирован в отделе делопроизводства Административного управления. По решению заместителя руководителя Агентства (начальника управления) проводится служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Административного управления, а в необходимых случаях с учетом важности содержащейся в документах служебной информации - руководитель или заместитель руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).

1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения или перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в управлении, или другому работнику по указанию руководства управления.

1.18. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в управлении, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в отделе делопроизводства.

1.19. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Агентства после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.