5. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

5.1. Доступ к работе в ОСЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

5.2. Перечень работников Министерства, наделенных расширенными правами в ОСЭД, утверждается заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами.

5.3. К электронным документам Министерства относятся:

документы, поступающие и отправляемые посредством МЭДО;

документы, поступающие (входящие) на бумажных носителях и регистрируемые в ОСЭД путем сканирования;

документы, поступившие через формы обращений физических и юридических лиц, размещенные на официальном сайте Министерства;

внутренняя переписка.

5.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

5.5. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

5.6. Использование работниками Министерства усиленной квалифицированной электронной подписи для представления в пределах полномочий информации в рамках внутриведомственного взаимодействия, в органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, организации, гражданам в форме электронных документов, процедура получения сертификата, смены сертификата, прекращения действия сертификата, порядок его применения устанавливается специальным порядком.

5.7. После включения документов в электронном виде в ОСЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование.

5.8. В целях учета и поиска документов в ОСЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, используются обязательные сведения о документе в соответствии с приложением N 15 к Инструкции.

5.9. Состав реквизитов РКД может быть расширен при необходимости.

5.10. При включении документов и проектов документов в ОСЭД, а также при включении сведений в РКД в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами.

5.11. Электронные документы создаются в ОСЭД Министерства, после исполнения и отправки обрабатываются и хранятся в модуле "Электронный архив" в течение сроков, определенных для их хранения в соответствии с номенклатурой дел Министерства. ОСЭД Министерства и модуль "Электронный архив" выполняют функции:

по приему электронных документов на архивное хранение;

по хранению электронных архивных документов вместе с их метаданными;

по учету электронных архивных документов и представлению учетной информации;

по формированию проектов годовых разделов описей электронных документов и иных обязательных архивных учетных документов;

по резервному копированию и восстановлению электронных архивных документов и их метаданных;

по проверке наличия и состояния электронных архивных документов;

по созданию (копированию) и включению в модуль "Электронный архив" ОСЭД Министерства экземпляров электронных архивных документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;

по применению программы проверки технического состояния электронных документов и сохранению результатов проверки в течение установленного времени;

по обеспечению процессов конвертации и (или) миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения;

по формированию проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

по удалению включенных в модуль "Электронный архив" ОСЭД Министерства электронных архивных документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.12. Единицей хранения является совокупность электронных архивных документов или отдельный электронный документ, относящийся к одному вопросу деятельности.

5.13. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в модуле "Электронный архив" в течение сроков, определенных для их хранения в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

5.14. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении в электронном виде, утверждаемого Министром.