4.5.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.5.1.1. Движение документов происходит путем создания "направлений" и "резолюций".

4.5.1.2. После регистрации документы, адресованные Министру и в Министерство (без указания адресата), в электронном виде направляются советнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, который готовит проекты указаний об их исполнении. Подготовка проектов резолюций может проводиться двумя способами: с использованием предустановленных признаков, обеспечивающих подготовку проекта резолюции в автоматическом режиме (проект резолюции на согласование формируется на основании внесенных в систему алгоритмов росписи (правил), при регистрации документов работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами необходимо внести в поле "Дополнительные признаки" в РКД информацию об ответственном исполнителе), и без использования предустановленных признаков.

При подготовке проекта резолюции в ее тексте определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения документа.

К документу, содержащему перечень поручений, а также к распорядительному документу, протоколу заседания (совещания) проект резолюции готовится по каждому поручению (пункту) отдельно.

4.5.1.3. Проекты резолюций к документам поступают на мобильный офис заместителю Министра, координирующему деятельность Департамента управления делами, на утверждение. После утверждения резолюции заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, документы в электронном виде с указаниями об их исполнении параллельно направляются на мобильные офисы и АРМ перечисленных в резолюции заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, помощников Министра, а также руководителей Министерства, указанных в резолюции, а также в отдел контроля Административно-организационного департамента, который в течение суток осуществляет их постановку на контроль (для документов, требующих исполнения).

Заместители Министра подписывают поручения в адрес структурных подразделений, деятельность которых они координируют, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, организаций, а также в адрес структурных подразделений, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, организаций, отнесенных к сфере ведения других заместителей Министра, по вопросам, которые находятся в компетенции вышеуказанных структурных подразделений (службы, агентств, организаций).

4.5.1.4. Резолюции заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами (в его отсутствие - уполномоченного им должностного лица), об участии в совещаниях, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, с участием руководства Министерства, направляются (независимо от адресации документа) заместителям Министра с учетом тематики совещания и в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра и заместителями Министра.

Учет совещаний с участием заместителей Министра, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, осуществляется отделом секретариата Департамента управления делами.

4.5.1.5. Письма на иностранном языке (без перевода), адресованные в Министерство (без указания адресата), Министру, после регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами передаются в Департамент международного сотрудничества для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма на иностранном языке определяется директором Департамента международного сотрудничества.

4.5.1.6. Для поступивших в Министерство документов на бумажном носителе после первичной обработки и регистрации с внесением данных о документе в РКД ОСЭД, необходимых для поиска, организации работы, контроля организовывается оперативное хранение, за исключением документов, требующих рассмотрения оригиналов (наградные документы; документы требующие собственноручного визирования), а также документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами (бухгалтерские (расчетно-платежные) документы; государственные контракты; документы без подписи, регистрационного номера и даты; доверенности; кадровые приказы Министерства; книги, периодические издания, статьи из них; научные отчеты; планы, ведомости; приглашения на встречи, приемы и выставки; приказы о награждении; поздравления, соболезнования; рекламные проспекты, информационно-справочные материалы; справки, копии документов, направляемые для сведения; статистические сборники и информационные справочники; технические задания на зарубежные командировки; формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов). Уполномоченный работник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами проводит работы по упорядочиванию документов, истребованию в случае необходимости, формированию документов в дела по типам и номенклатуре дел Министерства, а также дальнейшему выделению к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.