4.10. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.10.1. Организация работы с обращениями граждан Российской Федерации (физических лиц) (далее - физические лица) в форме личных обращений, индивидуальных и коллективных обращений, включая обращения объединений физических лиц, в Министерстве, а также обращений юридических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом N 59-ФЗ, Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (далее - Федеральный закон N 8-ФЗ), Положением о Министерстве.

4.10.2. Обращения физических лиц и юридических лиц поступают в Министерство средствами почтовой связи, курьерской службой, через ПОС, при помощи форм "Подать электронное обращение физического лица", "Подать электронное обращение юридического лица (резидент Российской Федерации)", "Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)". Формы размещены на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в разделе "Обращения граждан и организаций", обеспечивают идентификацию и аутентификацию лиц, осуществляющих направление обращений (за исключением формы "Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)"). Обращения физических лиц и юридических лиц регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами.

4.10.3. Форма "Подать электронное обращение физического лица" используется для направления в форме электронного документа с использованием Единого портала, обеспечивающего идентификацию и аутентификацию физических лиц, обращений, предложений, заявлений или жалоб, рассматриваемых в рамках положений Закона N 59-ФЗ, а также запросов о предоставлении информации о деятельности Министерства, рассмотрение которых проводится на основании положений Закона N 8-ФЗ (далее - обращения физических лиц).

4.10.4. Формы "Подать электронное обращение юридического лица (резидент Российской Федерации)" (обеспечивает идентификацию и аутентификацию лиц, осуществляющих направление обращений) и "Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)" используется для направления в форме электронного документа запросов о предоставлении информации о деятельности Министерства, рассмотрение которых проводится на основании положений Закона N 8-ФЗ, а также предложений, заявлений или жалоб, рассматриваемых в рамках положений Закона N 59-ФЗ (далее - обращения юридических лиц).

4.10.5. Прием обращений физических лиц, обращений юридических лиц, которые поступают на рассмотрение в Министерство при помощи форм обращений (далее - обращения), осуществляется за счет интеграции ОСЭД Министерства и официального сайта Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". Обращения поступают в ОСЭД, в автоматическом режиме формируются регистрационные карточки документов с перенесенной информацией, указанной физическим и юридическим лицами.

4.10.6. Министерство не проводит рассмотрение и регистрацию обращений, которые созданы при помощи форм "Подать электронное обращение юридического лица (резидент Российской Федерации)", "Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)", и содержат гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна").

4.10.7. Первичное рассмотрение обращений, направленных в форме электронных документов, осуществляют работники отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.

4.10.8. Технологическая обработка обращений в ОСЭД (регистрация) после их первичного рассмотрения также проводится работниками отдела документационного обеспечения Департамента управления делами и включает в себя: выбор соответствующего номенклатурного дела из перечня номенклатурных дел Министерства, проверку и корректировку полей регистрационной карточки документа, выбор тематики обращения на основании типового общероссийского тематического классификатора обращений физических лиц, организаций и общественных объединений, внесение информации в поле "Аннотация", в котором должна быть отражена кратко суть обращения, (для обращений физических лиц), внесение в регистрационную карточку адреса электронной почты для автоматического направления юридическому лицу уведомления, содержащего информацию о регистрационном номере документа и дате регистрации (для обращений юридических лиц), подготовку проекта резолюции по обращению.

4.10.9. Подготовка проектов резолюций по обращениям проводится в день их регистрации одним из двух способов: с использованием предустановленных признаков, обеспечивающих подготовку проекта резолюции в автоматическом режиме (проект резолюции на согласование формируется на основании внесенных в систему алгоритмов росписи (правил), при регистрации документов работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами необходимо внести в поле "Дополнительные признаки" информацию об ответственном исполнителе) и без использования предустановленных признаков.

4.10.10. Для подготовки проекта резолюции по обращениям на согласование без использования предустановленных признаков, обеспечивающих подготовку проекта резолюции в автоматическом режиме после регистрации, необходимо:

в случае, если обращение физического лица содержит вопросы, решение которых не относится к полномочиям Министерства или должностного лица Министерства, и принято решение о его направлении по принадлежности в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона N 59-ФЗ - в формируемом проекте резолюции осуществить выбор ответственного за рассмотрение обращения должностного лица, государственного органа, органа местного самоуправления с указанием комментария "По принадлежности";

в случае, если структурные подразделения Министерства или подведомственные Министерству федеральная служба и федеральные агентства, организации определены ответственными за рассмотрение обращения - в формируемом проекте резолюции осуществить выбор ответственного за рассмотрение обращения должностного лица, направить проект резолюции в отдел контроля Административно-организационного департамента Министерства (для установки соответствующего контрольного срока) с указанием поручения "Для рассмотрения и ответа автору обращения", по итогу рассмотрения отделом контроля Административно-организационного департамента Министерства проект резолюции с определенным ответственным исполнителем и контрольным сроком поступает на утверждение должностному лицу Министерства.

4.10.11. Проекты резолюций утверждаются заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.

4.10.12. В случае, если руководство Министерства (в лице заместителя Министра) своим решением определило головным исполнителем по обращению подведомственные Министерству федеральную службу, федеральные агентства или организации, работник Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, при подготовке проектов резолюций обеспечивает включение в проект резолюции структурного подразделения Министерства, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, для обеспечения подготовки письма-уведомления о перенаправлении обращения. При осуществлении контроля за рассмотрением обращения со стороны соответствующего структурного подразделения Министерства также допускается, что подведомственные Министерству федеральная служба, федеральные агентства и организации осуществляют подготовку проектов ответов на обращения за подписью руководства Министерства (в лице заместителя Министра, координирующего проведение работы в соответствующей области).

4.10.13. Для документов, которые в соответствии с утвержденной резолюцией поступили на исполнение в структурное подразделение Министерства и в ходе рассмотрения обращения выяснились обстоятельства, требующие перенаправления обращения по компетенции в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, подготовку уведомления обеспечивает структурное подразделение Министерства, определенное в резолюции по исполнению ответственным за рассмотрение вопроса.

4.10.14. По результатам рассмотрения обращения физическим и юридическим лицам направляется ответ по существу поставленных вопросов или уведомление о перенаправлении обращения, за исключением случаев рассмотрения отдельных видов обращений, установленных статьей 11 Федерального закона N 59-ФЗ.

4.10.15. Департамент управления делами Министерства осуществляет подготовку уведомлений физическим лицам только на этапе первичного рассмотрения обращения. В остальных случаях, когда документ в соответствии с утвержденной резолюцией поступил на исполнение в структурное подразделение Министерства и в ходе рассмотрения обращения выяснились обстоятельства, требующие перенаправления обращения по компетенции в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении физического лица вопросов, подготовку уведомления физическому лицу о переадресации обращения обеспечивает структурное подразделение Министерства, определенное в резолюции по исполнению ответственным за рассмотрение обращения.

4.10.16. Решение о способе доставки ответа на обращение, необходимости досылки копии документа на бумажном носителе почтовой связью или по электронной почте принимает головной исполнитель документа. Отправка подписанных и зарегистрированных документов на бумажном носителе почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами. Отправку ответов на обращение в форме электронного документа, реализуемую посредством ОСЭД при использовании функционала "Отправить по e-mail", осуществляет головной исполнитель (в обязательном порядке вместе с образом документа направляется сертификат электронной подписи для обеспечения возможности проверки на Едином портале подлинности электронной подписи).

4.10.17. Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами в ПОС осуществляет направление обращений граждан, поступивших посредством данной платформы для рассмотрения и направления ответа заявителю в федеральную службу, федеральные агентства и организации, подведомственные Министерству и подключенные к ПОС, а также направление обращений по принадлежности в другие органы и организации.