7.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

7.1.1. Организация работы с документами в департаментах осуществляется на основании указаний руководства Министерства, директора Административного департамента, директоров департаментов, иных должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями.

7.1.2. Документы, поступившие в департамент с указаниями руководства Министерства по исполнению документа, передаются исполнителям документа только после их рассмотрения директором департамента.

Работники департаментов в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил, установленных в Министерстве;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку указателя рассылки служебных документов;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Министерства;

определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

7.1.3. Порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким работникам, в том числе функции головного исполнителя и соисполнителей документа в подготовке проекта документа, право головного исполнителя документа созывать соисполнителей документа для выработки совместного решения, порядок и сроки представления проектов документов головному исполнителю документа указаны в пункте 7.2. Инструкции.

7.1.4. В случае отсутствия исполнителя документа (командировка, отпуск, болезнь) директором департамента, в котором находится на исполнении документ, дается указание о передаче документа другому работнику, о чем информируется работник, ответственный за делопроизводство.

7.1.5. При составлении и оформлении документов работники департаментов должны руководствоваться требованиями Инструкции.

7.1.6. Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.

7.1.7. Срок исполнения документов определяется в указаниях о его исполнении руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации, или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

7.1.8. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия и (или) рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется в соответствии с содержанием документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

7.1.9. После исполнения входящего документа на нем (в случае поступления документа на бумажном носителе) или в РК (в случае поступления документа в электронном виде) делается отметка об исполнении и его направлении в дело.

7.1.10. Исполнитель документа не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только работники, имеющие отношение к их исполнению.