5. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

5.1. Доступ к работе в ОСЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

5.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ОСЭД.

5.3. К электронным документам Министерства относятся:

документы, поступающие и отправляемые в организации, подведомственные Министерству, посредством ОСЭД;

документы, поступающие (входящие) на бумажных носителях и регистрируемые в ОСЭД путем сканирования;

документы, поступившие по МЭДО;

документы, поступившие через специализированный программный модуль раздела "Обращения граждан и организаций" официального сайта Министерства в сети Интернет;

внутренняя переписка.

5.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

5.5. В Министерстве используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе).

5.6. Прием документов в электронном виде, поступающих по ОСЭД и МЭДО, а также на официальный сайт Министерства, осуществляется централизованно Административным департаментом без дублирования на бумажных носителях, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.7. Прием и отправка внутренних документов в электронном виде осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство.

5.8. Документы в электронном виде, создаваемые в Министерстве, включаются в состав документооборота на основании ЭП должностного лица, подписавшего документ.

5.9. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

5.10. При получении электронных документов из организаций, подведомственных Министерству, в ОСЭД осуществляется проверка подлинности ЭП документа.

5.11. После включения документов в электронном виде в ОСЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование.

5.12. Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, регистрируются в ОСЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.

5.13. В целях учета и поиска документов в ОСЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, используются обязательные сведения о документе в соответствии с приложением N 15 к Инструкции.

5.14. Состав реквизитов РК может быть расширен при необходимости.

5.15. При включении документов и проектов документов в ОСЭД, а также при включении сведений в РК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами.

5.16. Единицей учета документа в электронном виде является документ, зарегистрированный в ОСЭД. Документ в электронном виде, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.17. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в ОСЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.18. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении, утверждаемого Министром.