4.4. Регистрация входящей документации
4.4. Регистрация входящей документации 
4.4.1. Основой построения ОСЭД в Министерстве является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.4.2. Документы регистрируются в ОСЭД после их предварительного рассмотрения в день поступления либо на следующий рабочий день независимо от способа их доставки.
Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Немедленно", "Вручить немедленно" и регистрируются незамедлительно.
4.4.3. Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в ОСЭД РК документа.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикрепляются к РК поступившего документа справочные данные из ОСЭД.
При регистрации электронного сообщения в ОСЭД Министерства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут быть использованы для заполнения полей РК поступившего электронного документа.
4.4.4. При получении бумажного оригинала документа регистратор формирует в ОСЭД РК входящего документа, в которой указываются реквизиты документа, а также прикрепляется электронный образ документа.
Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля - вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то оно не регистрируется. Информация о поступлении повторного документа заносится в РК первичного обращения.
4.4.5. При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации.
4.4.6. В отделе документационного обеспечения Административного департамента регистрируются документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные в Министерство (без указания адресата), Министру и заместителям Министра.
4.4.7. Документы, поступившие в ОСЭД по каналам МЭДО, регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента непосредственно из системы.
При регистрации документов, поступивших по каналам МЭДО, необходима проверка действительности усиленной квалифицированной электронной подписи электронных документов (далее - ЭП).
В случае признания ЭП недействительной регистратором по каналам МЭДО направляется уведомление отправителю письма об отказе в регистрации с указанием причины отказа.
4.4.8. В отделе документационного обеспечения Административного департамента регистрационный номер входящего документа состоит их буквенного индекса, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: К-10/3643, где К - буквенный индекс, 10 - номер дела по номенклатуре, 3643 - порядковый номер.
4.4.9. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента:
бухгалтерские документы (расчетно-платежные);
государственные контракты, договоры, соглашения;
документы без подписи;
доверенности;
заявления работников Министерства;
кадровые приказы Министерства;
книги, периодические издания, статьи из них;
командировочные удостоверения;
научные отчеты;
обращения граждан;
планы, ведомости;
приглашения на встречи, приемы и выставки;
приказы о награждении;
поздравления, соболезнования;
рекламные проспекты, информационно-справочные материалы;
справки, копии документов, направляемые для сведения;
статистические сборники и информационные справочники;
технические задания на зарубежные командировки;
формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов.
4.4.10. Обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Административного департамента.
4.4.11. Регистрационный номер обращений граждан состоит из первой буквы фамилии гражданина, через тире - порядковой номер, например: Д-52, где Д - первая буква фамилии гражданина, 52 - порядковый номер.
4.4.12. Входящие документы, адресованные департаментам, регистрируются в департаментах работниками, ответственными за делопроизводство.
4.4.13. Входящие документы, прошедшие регистрацию в отделе документационного обеспечения Административного департамента и направленные на исполнение в департамент, в департаменте повторно не регистрируются.
4.4.14. В департаментах регистрационный номер состоит из индекса "Д", номера департамента, через тире - порядкового номера, например: Д15-124.
4.4.15. На входящих документах на бумажных носителях, подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.
На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного департамента в другой он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в ОСЭД.
4.4.16. Поступающие через факсимильную связь, а также по электронной почте служебные письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.
