3.5.7. Докладная и служебная записки
3.5.7. Докладная и служебная записки 
3.5.7.1. Докладная и служебная записки являются внутренним документом и используются для информационного обмена между департаментами (служебная записка) и руководством Министерства (докладная записка).
3.5.7.2. Докладные записки в адрес Министра и заместителей Министра, служебные записки между департаментами оформляются в ОСЭД.
3.5.7.3. Докладная записка на имя Министра подписывается заместителем Министра и директором Административного департамента.
Докладная записка на имя заместителя Министра подписывается директором департамента.
3.5.7.4. В докладной (служебной) записке в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, связанные с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.
3.5.7.5. Докладные (служебные) записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и должны иметь следующие реквизиты: адресат, текст, подпись, отметку об исполнителе, дату и регистрационный номер.
3.5.7.6. Текст докладной (служебной) записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - дают предложения по излагаемому вопросу.
Объем докладной (служебной) записки, как правило, не должен превышать 1 страницы, записка должна содержать конкретные предложения и выводы, выделенные полужирным шрифтом.
3.5.7.7. Докладные записки на имя Министра регистрируются в отделе документационного обеспечения Административного департамента.
3.5.7.8. До регистрации подготовленные и согласованные с причастными должностными лицами докладные записки на имя Министра визируются уполномоченным помощником Министра. Помощник Министра готовит проект резолюции с указанием срока исполнения поручения (при необходимости).
3.5.7.9. Утвержденные Министром резолюции поступают в отдел документационного обеспечения Административного департамента для последующей пересылки в ОСЭД должностным лицам в соответствии с резолюцией и в отдел контроля Административного департамента.
3.5.7.10. Подготовленные и согласованные докладные записки, адресованные заместителям Министра, после регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента направляются на АРМ помощника заместителя Министра. Рассмотренные заместителем Министра докладные записки в соответствии с его резолюцией пересылаются в ОСЭД должностным лицам и при необходимости направляются в отдел контроля Административного департамента.
3.5.7.11. Регистрация докладных записок Министру при его нахождении в отпуске не производится. В случае крайней необходимости (срочности) докладные записки адресуются заместителю Министра, исполняющему обязанности Министра.
