3.5.4. Протокол заседания (совещания)
3.5.4. Протокол заседания (совещания) 
3.5.4.1. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых руководством Министерства, а также руководителями департаментов, оформляют протоколами.
Протокол руководства Министерства оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в приложении N 2.
3.5.4.2. Протоколами также оформляются решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, рабочих встречах руководства Министерства с руководителями федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации и др.
Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.
3.5.4.3. Решения коллегии Министерства оформляются в виде постановления на бланке установленной формы.
3.5.4.4. Оформление, согласование и регистрация протоколов и постановлений коллегий осуществляется в ОСЭД.
3.5.4.5. Проекты протоколов совещаний, проводимых руководством Министерства, составляются департаментами, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.
3.5.4.6. В протоколах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".
3.5.4.7. Проект протокола представляется на подпись Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток после окончания совещания.
3.5.4.8. Проект протокола совещания, проводимого Министром, согласовывается:
директором департамента, ответственного за подготовку материалов к совещанию;
должностными лицами Министерства, которым в проекте предусмотрены поручения, задания;
заместителем Министра, в ведении которого находится рассматриваемый на совещании вопрос;
референтом Административного департамента;
уполномоченным помощником Министра.
3.5.4.9. Проект протокола совещания, проводимого заместителем Министра, согласовывается:
директором департамента, ответственного за подготовку материалов к совещанию;
должностными лицами Министерства, которым в проекте предусмотрены поручения, задания;
помощником заместителя Министра.
3.5.4.10. Протокол подписывается председательствовавшим на совещании собственноручной подписью.
3.5.4.11. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в протокольном решении.
3.5.4.12. Согласование проекта постановления коллегии Министерства осуществляется аналогично согласованию протоколов.
3.5.4.13. После подписания руководством Министерства протокол представляется на регистрацию:
за подписью Министра и заместителей Министра - в отдел документационного обеспечения Административного департамента;
за подписью руководства Министерства (как председателей советов, комиссий) - в отдел документационного обеспечения Административного департамента;
за подписью руководства департамента - в секретариат департамента.
3.5.4.14. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).
3.5.4.15. После регистрации протокол доводится до участников совещания, подключенных к ОСЭД, в электронном виде. Для подписанного протокола исполнителем заполняется указатель рассылки в ОСЭД.
3.5.4.16. Департамент, ответственный за проведение совещания и подготовивший протокол, осуществляет рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к ОСЭД.
3.5.4.17. Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.
3.5.4.18. Рассылку постановления коллегии Министерства всем ее членам осуществляет Административный департамент.
Рассылка копий постановления коллегии Министерства осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.
3.5.4.19. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".
3.5.4.20. Подлинники протоколов совещаний, проведенных Министром и заместителями Министра, в том числе как председателями советов, комиссий, а также постановлений коллегии Министерства хранятся в Административном департаменте.
3.5.4.21. Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководством департамента, хранятся в секретариате департамента.
3.5.4.22. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Министерства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются положениями об этих органах и должны соответствовать правилам, установленным Инструкцией.
3.5.4.23. Протоколы совместных заседаний, подписанные руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). Копия подписанного протокола остается в Административном департаменте, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После подписания и присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Административный департамент один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 рабочих дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.
3.5.4.24. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) и их образцы приведены в приложении N 9 к Инструкции.
