VII. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ

7.1. Электронные документы центрального аппарата Россельхознадзора создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Службы.

Кроме электронных документов, создаваемых в центральном аппарате Россельхознадзора, в СЭД Службы включаются:

электронные копии документов, созданных в Россельхознадзоре;

электронные копии документов, поступивших в Россельхознадзор;

электронные документы и электронные копии документов, поступившие по СЭД Службы от территориальных управлений Россельхознадзора;

электронные документы и электронные копии документов, поступившие по системе межведомственного электронного документооборота от других органов государственной власти;

электронные документы и электронные копии документов, поступившие от юридических и физических лиц на электронный адрес и через электронную приемную, находящуюся на официальном сайте Россельхознадзора.

7.2. Организация взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) с СЭД Россельхознадзора осуществляется в соответствии с "Техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти", утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 41, ст. 4818).

7.3. Состав электронных документов, создаваемых в Россельхознадзоре, устанавливается Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Россельхознадзора, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Россельхознадзора, утверждается руководителем Россельхознадзора по согласованию с Федеральным архивным агентством.

7.4. Электронные документы и электронные копии документов, создаваемых в центральном аппарате Россельхознадзора, включаются в СЭД Службы исполнителями.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации". Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю на доработку.

Электронный документ в СЭД Россельхознадзора может быть создан как исходящий документ и как внутренний документ.

7.5. Создание исходящего или внутреннего электронного документа в СЭД Россельхознадзора начинается с оформления КП и прикрепления к ней файла проекта документа. Проект файла документа создается исполнителем с помощью программ пакета MS Office (Word, Excel, PowerPoint и т.д.). При направлении электронного документа более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки. Список рассылки оформляется отдельным файлом и прикрепляется к карточке проекта документа.

7.6. Созданные проекты исходящих и внутренних электронных документов направляются исполнителем посредством СЭД Россельхознадзора на согласование должностным лицам Службы. Внутреннее согласование проектов исходящих и внутренних электронных документов в СЭД оформляются электронной визой на электронном листе согласования. При согласовании указанных документов в СЭД Россельхознадзора используются встроенные в СЭД Россельхознадзора средства, позволяющие однозначно идентифицировать должностное лицо, завизировавшее документ.

7.7. Проекты исходящих и внутренних электронных документов визируются (согласовываются) должностными лицами по вопросам, относящимся к их компетенции.

В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременное параллельное согласование проекта документа, т.е. одновременная рассылка сообщения на согласование.

7.8. Обязательными участниками согласования проектов исходящих электронных документов являются:

должностные лица управлений Службы, отвечающих за подготовку исходящего документа;

должностные лица управлений Службы, являющихся соисполнителями исходящего документа;

заместитель руководителя Россельхознадзора (в соответствии с распределением обязанностей);

должностное лицо, исполняющее функции корректора.

Проекты исходящих документов, требующие правовой экспертизы, визируются также должностным лицом управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора.

Общий срок согласования и подписания проекта ответного документа составляет не менее второй половины срока исполнения документа. Ответные документы, срок исполнения которых составляет менее 10 дней, должны согласовываться в суточный срок. При этом устанавливаются следующие сроки согласования каждым участником:

обычные документы - не более 2 дней;

срочные документы и документы с указанием "незамедлительно" - не более 5 часов;

документы с указанием "весьма срочно" - не более 2 часов.

7.9. Обязательными участниками согласования проектов нормативных правовых актов, созданных в электронном виде, являются:

должностные лица управлений Россельхознадзора, внесших проект на рассмотрение;

должностные лица управлений Россельхознадзора, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

заместитель руководителя Россельхознадзора (в соответствии с распределением обязанностей);

должностное лицо, выполняющее в Россельхознадзоре функции корректора;

должностное лицо управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора.

Кроме перечисленных лиц проекты приказов Россельхознадзора, созданные в электронном виде, в обязательном порядке согласуют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Службе, на которых возложены обязанности проверки правильности их оформления.

7.10. Срок согласования каждым участником проекта нормативного правового акта, созданного в электронном виде, не должен превышать 2 рабочих дней.

7.11. Правовая экспертиза и согласование проектов документов, созданных в электронном виде, проводится в срок не более 5 дней, а документов, требующих детальной правовой проработки (определяется должностным лицом управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора, или лицом, курирующим это управление) - в течение 10 дней. По проектам документов с ограниченным сроком исполнения (1 - 3 дня) правовая экспертиза проводится в течение 1 дня. Течение срока проведения правовой экспертизы начинается (кроме документов с ограниченным сроком исполнения):

в день поступления проекта документа в управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора, в случае, если проект документа поступил до 16 часов;

на следующий рабочий день, если проект документа поступил в управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора, после 16 часов накануне.

7.12. При наличии замечаний (возражений, особых мнений, дополнений) у должностных лиц, визирующих проект документа, созданного в электронном виде, проект в обязательном порядке визируется ими с отражением их в электронном листе согласования. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу "Отказать" или положительную электронную визу "Согласовать" с учетом указанных замечаний (дополнений). Отказ в визировании проекта документа в СЭД Россельхознадзора не допускается.

Замечания (возражения, особые мнения, дополнения), имеющие большой объем текста оформляются отдельным файлом, прикрепляемым к электронной карточке проекта документа.

7.13. Замечания должностного лица управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора, оформляются с обязательной ссылкой на законодательный или иной нормативный правовой акт.

7.14. При наличии незначительных ошибок и неточностей в проекте документа (грамматические ошибки, смена должностного лица, подписывающего документ), не меняющих его существа, проект исправляется путем создания его новой версии и визируется положительной электронной визой, с соответствующим пояснением в листе согласования.

7.15. В СЭД Россельхознадзора фиксируются и сохраняются все версии проекта документа таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать автора каждой версии.

Должностным лицам в ходе редактирования проекта документа целесообразно использовать другой шрифт для того, чтобы исполнитель сразу мог видеть внесенные ими изменения.

7.16. В случае согласия с полученными замечаниями (дополнениями), отраженными в листе согласования или на отдельном файле, исполнитель должен внести изменения в файл согласуемого документа, и прикрепить его к КП документа. В случае внесения в процессе согласования в проект документа изменений по существу, проект подлежит повторному визированию.

7.17. В случае если при подготовке исходящего или внутреннего документа будут иметь место неурегулированные разногласия, то они обязательно докладываются должностному лицу, подписывающему документ.

7.18. При наличии разногласий по проекту нормативного правового акта руководство управления, ответственного за его подготовку, должно организовать их обсуждение с привлечением всех заинтересованных сторон с целью поиска взаимоприемлемого решения.

В случае если после обсуждения взаимоприемлемого решения не найдено, то проект нормативного правового акта вместе с листом согласования и документами, содержащими замечания (возражения, особые мнения, дополнения), направляется руководству Россельхознадзора для принятия решения.

7.19. В случае несоответствия действующему законодательству подготовленных проектов исходящих документов и нормативных правовых актов должностное лицо управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора, ставит в листе согласования отрицательную электронную визу "Отказать" и дает соответствующее правовое заключение.

7.20. После завершения процедуры согласования проект документа, созданного в электронном виде, представляется исполнителем на подпись руководству Россельхознадзора или начальнику управления вместе с листом согласования и списком рассылки (если он имеется) в электронном или распечатанном виде.

В электронном виде на подпись представляются только те документы, которые предусмотрены Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Россельхознадзора.

7.21. В случае если у должностного лица, подписывающего документ, имеются по нему замечания, то он может быть возвращен исполнителю на доработку. Исполнитель, к которому вернулся на доработку документ, вносит в него изменения согласно полученным замечаниям и прикрепляет в СЭД к КП файл нового проекта. После этого исполнитель заново направляет исправленный проект документа на подпись в электронном или распечатанном виде.

7.22. Исходящие электронные документы, направляемые в другие органы государственной власти и территориальные управления Россельхознадзора, подписываются в СЭД электронными подписями (далее - ЭП) должностных лиц, использование которых предусмотрено Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

7.23. При подписании внутренних электронных документов в СЭД используются:

квалифицированная электронная подпись;

встроенные в СЭД средства, позволяющие однозначно идентифицировать должностное лицо, завизировавшее документ.

7.24. Все подписанные исходящие электронные документы и внутренние электронные документы на имя руководителя Россельхознадзора или его заместителей направляются по СЭД в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, для перерегистрации и отправки адресатам.

Внутренние электронные документы, подписанные начальниками управлений и адресованные в другие управления Россельхознадзора, перерегистрируются в СЭД Службы и направляются адресатам должностными лицами, ответственными в управлениях за делопроизводство (выполняющими в управлениях обязанности секретаря).

7.25. Исполнитель, подготовивший документ во исполнение другого документа, до направления его на перерегистрацию должен в обязательном порядке выполнить их связку в СЭД.

7.26. Управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, при получении на перерегистрацию и отправку электронных документов (электронных копий документов), подписанных ЭП, в первую очередь осуществляет проверку ее подлинности. Электронные копии документов, создаваемые в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, заверяются ЭП должностными лицами этого управления.

7.27. Перерегистрация исходящих и внутренних электронных документов осуществляется в соответствующих электронных журналах, ведущихся в СЭД Россельхознадзора.

Перерегистрация в СЭД исходящего или внутреннего электронного документа осуществляется на основе КП.

7.28. Отправку электронных документов по системе МЭДО осуществляют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.

7.29. При отправке электронных документов вместе с ними направляются и их регистрационные данные.

7.30. Электронные документы и электронные копии документов, поступившие по СЭД Службы от территориальных управлений Россельхознадзора, автоматически помещаются в электронный журнал "Документы ТУ", а электронные документы и электронные копии документов, поступившие по системе МЭДО - в электронный журнал "Документы МЭДО". Работа с ними начинается с перерегистрации их в соответствующих электронных журналах входящих документов, находящихся в СЭД Россельхознадзора. Документы, предназначенные для рассмотрения руководством Россельхознадзора, перерегистрируются должностными лицами управления, ответственного за делопроизводство в Службе, а предназначенные для рассмотрения начальниками управлений - должностными лицами управлений, выполняющими в них обязанности секретаря.

Во время перерегистрации указанных документов в соответствующих электронных журналах СЭД Россельхознадзора автоматически создает сообщения (отчеты) о выполнении данного действия и передает их отправителям.

7.31. Электронные документы и электронные копии документов, поступившие от юридических и физических лиц на электронный адрес и через электронную приемную, находящуюся на официальном сайте Россельхознадзора, сначала распечатываются, и в бумажном виде рассматриваются в управлении, ответственном за делопроизводство в Службе, после чего регистрируются с проставлением на них необходимых отметок (штампов), сканируются и включаются в СЭД Россельхознадзора.

7.32. Входящие (поступившие) документы на бумажном носителе и их электронные копии регистрируются под одинаковыми номерами, и на них проставляется одна дата регистрации.

7.33. При перерегистрации (регистрации) входящего (поступившего) документа в СЭД Россельхознадзора создается РК, в которой при необходимости составляется проект резолюции и ставится отметка о контроле исполнения.

7.34. В случае, если входящий (поступивший) документ является ответом на исходящий документ Россельхознадзора, то он, после доклада руководству Россельхознадзора или начальнику управления Службы, передается исполнителю. Исполнитель после получения данного документа и ознакомления с ним должен выполнить в СЭД Россельхознадзора его связку с исходящим документом.

7.35. Все входящие документы направляются на рассмотрение в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно.

7.36. При передаче входящих (поступивших) документов в электронном виде на рассмотрение руководства Россельхознадзора, направлении их в управления Службы и исполнителям вместе с документами передаются и их регистрационные данные.

7.37. Общий контроль исполнения входящих (поступивших) документов, по которым даны поручения, осуществляют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, а внутренний контроль - должностные лица управлений Службы, ответственных за их исполнение.

7.38. Сроки исполнения входящих (поступивших) электронных документов, по которым даны поручения, аналогичны срокам исполнения поручений по входящим документам на бумажном носителе.

7.39. Факт исполнения поручения по входящему (поступившему) документу фиксируется в РК путем создания исполнителем отчета об исполнении.

7.40. Снятие поручений по входящим (поступившим) документам с внутреннего контроля осуществляют уполномоченные должностные лица управлений Службы, ответственных за их исполнение.

7.41. Снятие поручений по входящим (поступившим) документам с общего контроля осуществляют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.

7.42. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Россельхознадзора.

7.43. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, формируемых из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в заголовке дела или в графе "Примечание" указывается, что дело ведется в электронном виде.

7.44. Электронные документы после их исполнения и отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах Россельхознадзора в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.45. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Россельхознадзора.