III. ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1. Прием, первичная обработка, учет поступающих по почте, курьерской службой, фельдъегерской связью, посредством факсимильной связи обращений граждан, документов, связанных с их рассмотрением в Минпросвещения России, осуществляется работниками экспедиции Минпросвещения России (далее - Экспедиция).

3.2. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями граждан они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру работниками Экспедиции. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководителем Департамента или его заместителями.

3.3. При приеме письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, работниками Экспедиции:

1) проверяется правильность адресования корреспонденции;

2) отбираются телеграммы, письма, бандероли, посылки, факсы;

3) вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются) и скрепкой к тексту письма подкалывается конверт (конверты к письмам граждан сохраняются, так как по ним можно установить фамилию, имя, отчество, адрес отправителя или подтвердить время отправления и получения почтового отправления по штемпелю);

4) поступившие с обращением гражданина документы и конверт подкалываются под скрепку после текста обращения (в случае отсутствия самого текста письма и (или) приложения, лицом, принимающим почту, подкалывается заверенная его подписью с указанием даты справка с текстом: "Письменного обращения (и (или) приложения) к адресату нет", которая прилагается к конверту);

5) проставляется штамп в правом нижнем углу первого листа обращения гражданина с датой, временем приема, количеством листов в документе (отметка о поступлении может проставляться соответствующим штампом).

3.4. По выявленным нарушениям и недостаткам работниками Экспедиции Минпросвещения России составляются акты о выявленных нарушениях и недостатках при получении корреспонденции (далее - акт):

1) о вложенных в конверты ценных бумагах, подлинниках документов;

2) об отсутствии письменного вложения;

3) о недостаче документов, упоминаемых в обращении гражданина или вложенной в конверт описи документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписываются двумя работниками Экспедиции. При этом один экземпляр акта направляется отправителю, второй - приобщается к полученным документам и передается вместе с ними в Отдел.

3.5. Ошибочно присланная корреспонденция (не по адресу) возвращается на почту невскрытой. При возврате ошибочно поступивших писем регистрационный штамп на письме погашается и проставляется новый.

3.6. Обращения граждан, прошедшие первичную обработку, передаются Экспедицией для регистрации в Отдел в день поступления. Информация о передаче корреспонденции фиксируется в реестре передачи корреспонденции.

3.7. Электронные обращения граждан, поступающие на официальный сайт Минпросвещения России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или посредством МЭДО, принимаются работниками Отдела.

3.8. Обращения граждан в письменной форме, переданные лично заявителями при приеме должностным лицом Минпросвещения России, в Общественную приемную Минпросвещения России, через почтовый ящик Минпросвещения России принимаются работниками Отдела.

3.9. Телефонограммы, поступившие от граждан, принимаются оператором Центра телефонного обслуживания граждан и организаций Минпросвещения России и передаются для регистрации в Отдел в день поступления.