4.4. Регистрация поступающих документов
4.4.1. Поступающие в Министерство документы подлежат обязательной централизованной регистрации в Службе делопроизводства в системе электронного документооборота.
4.4.2. Документы регистрируются в Министерстве в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время). Документы с отметками "Срочно", "Оперативно", "Важно", телеграммы и факсы регистрируются незамедлительно.
4.4.3. На поступающих документах на бумажном носителе в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.
4.4.4. Регистрационный номер поступающих документов состоит из следующих элементов: порядковый входящий номер в пределах календарного года, через дробь - индекс дела по номенклатуре дел Министерства, например: 000120/09.
4.4.5. Основные сведения о поступающих документах заносятся в электронную карточку в системе электронного документооборота Министерства.
Содержание регистрационных реквизитов является основой информационно-поисковой системы.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания информационно-поисковой системы устанавливаются следующие основные регистрационные реквизиты входящих документов:
регистрационный номер;
дата регистрации документа;
способ получения документа (почтой, факсом, по e-mail);
наименование вида документа;
наименование организации адресанта;
исходящий номер документа;
дата исходящего документа;
наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту);
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
указание по исполнению документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
При отсутствии заголовка к тексту документа обязательно составляется аннотация документа, содержащая ключевые слова и отражающая суть поступившего документа.
Основные регистрационные реквизиты учета документов могут дополняться следующими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ход исполнения;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект).
4.4.6. Все входящие документы, поступившие в Министерство на бумажном носителе, в обязательном порядке сканируются и после создания электронных образов документов включаются в систему электронного документооборота.
4.4.7. Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.
4.4.8. Не подлежат регистрации документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
4.4.9. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.4.10. Документы регистрируются в пределах выделенных в Министерстве документопотоков.
4.4.11. В целях регистрации и учета документов в Министерстве используются классификаторы (справочники):
структурных подразделений;
видов документов;
должностных лиц;
корреспондентов;
предметно-тематические (вопросов деятельности);
указаний по исполнению документа;
исполнителей;
результатов исполнения документов.