4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов 
4.2.1. В Министерстве прием и обработка поступающих документов осуществляется централизованно Службой делопроизводства.
4.2.2. Доставка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской связи и различными видами электросвязи (телеграф, факсимильная связь и электронная почта).
С помощью почтовой связи доставляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
4.2.3. По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные сообщения.
4.2.4. Документы могут доставляться сотрудниками Министерства, получившими их в других организациях, и посетителями.
4.2.5. Документы, поступившие в Министерство в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления; при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
4.2.6. При получении корреспонденции проверяется правильность адресования поступающих документов, правильность доставки по адресу и комплектности документов. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
Если повреждена упаковка, проверяется количество листов вложения и, в случае установленной неполноты документа, об этом незамедлительно ставится в известность отправитель, а на документе и в журнале учета поступающих документов делается соответствующая пометка.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
4.2.7. Конверт, в котором поступил документ, сохраняется и прилагается к документам в следующих случаях:
если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;
если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;
к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;
к обращениям граждан.
Не вскрываются конверты с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна"). На конвертах с грифом ограничения доступа проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего конверты с документами передаются руководству Службы делопроизводства.
4.2.8. Документы, поступившие с отметками "Вручить немедленно", "Срочно", "Оперативно" передаются на регистрацию незамедлительно.
Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение, о чем делается отметка в регистрационной карточке.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.
4.2.9. При приеме входящей корреспонденции, поступившей посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), проверяются следующие реквизиты:
идентификация подписи в электронном документе на соответствие сертификату ключа электронной подписи;
наличие вложенных файлов;
наличие фамилии, имени, отчества подписанта;
наличие регистрационного номера и даты;
правильность адресата;
наличие краткого содержания.
Соответствие всех реквизитов вложенных файлов предусмотренным реквизитам для данного вида входящих документов.
4.2.10. В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, указанных в пункте 4.2.9 настоящей Инструкции, электронный документ не подлежит регистрации и возвращается отправителю посредством МЭДО с указанием причин возврата.
