3.7.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
3.7.6. Записка (аналитическая, докладная,
служебная, объяснительная) 
3.7.6.1. К основным видам записок, создаваемых в Министерстве и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, гражданскими служащими относятся: пояснительные записки; информационные записки; докладные записки; аналитические записки; служебные записки; объяснительные записки.
3.7.6.2. Пояснительная записка - документ, выполняющий функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к основному документу (плану, отчету, проекту и др.), представленному на рассмотрение соответствующему руководителю. Пояснительные записки содержат краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
Информационные записки выполняют функцию краткого письменного напоминания - например, о необходимости через какое-то время произвести те или иные управленческие действия.
Докладные записки - документы, содержащие обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, составляются для доклада о состоянии дел на конкретном участке работы или в случае необходимости доклада руководству Министерства о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах с выводами и предложениями составителя. Докладная записка требует резолюции руководителя.
Аналитические записки готовятся с целью предоставления обобщенной информации по какому-либо вопросу путем анализа сведений от различных источников и с приложением своих выводов и предложений составителя.
Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Министерства отношения субординации структурных подразделений с руководством Министерства, предназначены для координации деятельности структурных подразделений Министерства.
В служебных записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Министерства.
Функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между структурными подразделениями Министерства.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие, составляется по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служит для объяснения причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
3.7.6.3. Текст докладной (служебной) записки состоит из двух частей - вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с вопросом или группой вопросов деятельности, которые и предполагается осветить в служебной записке, или в пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. В основной части служебной записки, как правило, содержатся:
аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения - обоснование этого решения;
основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;
расчеты, подкрепляющие обоснование, которые могут быть представлены в приложении к документу;
предложения и выводы.
Структуру докладной (служебной) записки образуют абзацы, состоящие из двух-трех простых предложений, реже - пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения служебных писем.
3.7.6.4. Реквизитами докладной (аналитической, служебной) записки являются: наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту документа, если текст более 4 - 5 строк; адресат (должностное лицо Министерства); подпись.
До предоставления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные), при необходимости, визируются заинтересованными должностными лицами.
Визы на записках (докладных, аналитических, служебных) проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью ближе к нижнему полю.
Записки оформляются на стандартных листах формата А4 шрифтом N 14 без реквизитов бланка.
