3.7.5. Служебная переписка
3.7.5. Служебная переписка 
3.7.5.1. Служебные письма Министерства готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как доклады подведомственных федеральных агентств и федеральных служб на поручения Министерства;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение Министру, заместителю Министра и требующему их подписи, прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
3.7.5.2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".
3.7.5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями Министра и его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению документа.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Министерства или руководителями структурных подразделений Министерства.
3.7.5.4. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
В служебных письмах используется реквизит "Наименование документа" (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным...", "Министерство предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").
3.7.5.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.7.5.6. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.
3.7.5.7. Служебные письма в установленном порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Министерства.
3.7.5.8. Служебные письма подписываются Министром, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией и функциями, установленными соответствующими положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.
3.7.5.9. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Министерства.
3.7.5.10. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
3.7.5.11. Датой письма является дата его подписания.
Образец оформления служебного письма приведен в Приложении N 10 к настоящей Инструкции.
