3.2. Оформление реквизитов документов
3.2. Оформление реквизитов документов 
3.2.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2.2. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование Министерства;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о Министерстве;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Весьма срочно", "Незамедлительно".
3.2.3. Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Законом о Государственном гербе Российской Федерации.
На бланках документов Министерства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "наименование Министерства".
3.2.4. Наименование Министерства
Наименование Министерства - полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве.
Сокращенное наименование Министерства помещают в скобках под полным наименованием, в международном бланке письма указывается полное наименование Министерства.
3.2.5. Наименование должности лица - автора документа
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма Министра, бланк письма заместителя Министра, бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра.
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Министерства.
3.2.6. Справочные данные о Министерстве
Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес Министерства, номера телефона, телефона-факса, официальный сайт Министерства, адрес электронной почты, N телетайпа.
3.2.7. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.2.8. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.
3.2.9. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами государственной власти, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 11.01.2012.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. День месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 11 января 2012 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.
Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.
3.2.10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом каждого документа и проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве.
Регистрационный номер входящих в Министерство документов состоит из следующих элементов: порядковый входящий номер в пределах календарного года, через дробь - индекс дела по номенклатуре дел.
Номера исходящих писем Министерства, подписанных руководством, состоят из следующих элементов: индекс лица, подписавшего письмо, через тире - индекс подразделения-исполнителя, через тире - индекс дела по номенклатуре дел, через дробь - порядковый исходящий номер.
Номера исходящих писем, подписанных руководителями подразделений, состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре дел, через дробь - порядковый исходящий номер.
Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.
Номера распоряжений имеют индекс "р".
Номера кадровых приказов имеют индекс "к".
Номера приказов по личному составу имеют индекс "лс".
Номера протоколов совещаний состоят из следующих элементов: индекс лица, подписавшего протокол, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый номер, через тире - индекс "пр".
Номера поручений руководства Министерства состоят из порядкового номера, через дробь - индекс дела по номенклатуре.
Номера договоров, государственных контрактов состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего государственный контракт, через тире - индекс структурного подразделения-исполнителя, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый номер.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.2.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
Ссылка на номер и дату поручения вышестоящего органа, при наличии заголовка к тексту документа, дается после него под чертой, например:
О проекте постановления
Правительства Российской Федерации
Протокол совещания у Первого
Заместителя Председателя Правительства
Российской Федерации В.А. Зубкова
От 24 февраля 2012 г. N ВЗ-П11-18пр,
Поручение Правительства
Российской Федерации от 16 февраля
2012 г. N ВЗ-П11-878
3.2.12. Адресат
Документы адресуются в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства и архива
или:
Министерство финансов
Российской Федерации
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
антимонопольной службы
И.О. Фамилия
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Федеральная служба по надзору
в сфере природопользования
Управление экономики
и финансов
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Федеральное агентство
по недропользованию
Начальнику Управления делами
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору Федерального
государственного бюджетного
учреждения
"Дирекция по обслуживанию
служебных зданий Минприроды
России и подведомственных
организаций"
И.О. Фамилия
При выборе того или иного варианта написания адресата следует иметь в виду, что:
а) должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;
б) не допускается указывать только должность без фамилии и инициалов лица, к которому обращаются.
При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например:
Директорам национальных
парков и заповедников
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной действующими в Российской Федерации Правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, федеральные службы и федеральные агентства, находящиеся в ведении Министерства, их территориальные органы в субъектах Российской Федерации, подведомственным организациям, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного
дела" (ВНИИДАД)
ул. Профсоюзная, д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Богданову М.В.
ул. Дружбы, д. 15, кв. 77
г. Новокузнецк, 654066
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа.
3.2.13. Наименование либо аннотация документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например: приказ "Об изменении штатного расписания";
"чего?" ("кого?"), например: правила внутреннего трудового распорядка, должностной регламент федерального государственного гражданского служащего, замещающего должность...
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
3.2.14. Текст документа
В Министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов, направляемых зарубежным корреспондентам, могут составляться на государственном (русском) языке и английском языке (либо на языке страны адресата).
Тексты документов излагаются:
от 1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...; прошу выслать..., считаю необходимым...;
от 3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия постановила...; министерство не считает возможным...; министерство не возражает...;
от 1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; направляем в Ваш адрес...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";
"В соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.
Связный текст - это последовательная, грамматически и логически согласованная информация.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать одну заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Таблица - это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (Фамилия. Имя. Отчество. Год рождения.) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
3.2.15. Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз. или Приложение: Государственный доклад "О состоянии и об охране окружающей среды в Российской Федерации в 2009 году" в 10 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему,
всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях,
для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение N 2
к Приказу Минприроды России
от 15.03.2011 N 55
или
Приложение
к Приказу Минприроды России
от 15.04.2011 N 65
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Минприроды России
от 12.01.2011 N 12
Во всех случаях слово "Приложение" всегда пишется в единственном числе.
Приложения должны быть завизированы исполнителем или руководителем структурного подразделения.
3.2.16. Гриф согласования
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра природных ресурсов и экологии Российской Федерации Подпись И.О. Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Письмо Минкультуры России от 26.09.2011 N 01-18/115
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется:
с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый, пожарный и другой);
с подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями.
3.2.17. Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Министерства оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Директор Правового департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Министерства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Директор Правового департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Документ визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа, заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем Министра, курирующим данный вопрос, руководством Службы делопроизводства. Должностные лица Правового департамента осуществляют визирование проектов документов в порядке, установленном отдельным актом Министерства.
Документы, подготовленные за подписью Министра, в обязательном порядке визируются руководителем (заместителем руководителя) Департамента управления делами и кадров.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
В наиболее важных многостраничных документах, в том числе при направлении нормативных актов Министерства на согласование в Министерство юстиции Российской Федерации, визируется каждый лист документа руководством Правового департамента.
3.2.18. Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании бланка письма название Министерства в наименовании должности не указывается.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка) в соответствии с приказом, подпись оформляется следующим образом:
И.о. Министра Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности Министра Подпись И.О. Фамилия
При направлении писем в Администрацию Президента Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации за подписью и.о. Министра прилагается соответствующий приказ о возложении обязанностей Министра на должностное лицо, подписавшее письмо.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.
3.2.19. Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр природных ресурсов
и экологии Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Минприроды России
от 15.04.2010 N 65
3.2.20. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
3.2.21. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле
Министерства N ________ за ____ г.
Верно
Начальник отдела Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
3.2.22. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
П.О. Максимова
(499)234-56-88
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.
3.2.23. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа с проставлением регистрационного номера и даты документа.
Указания по исполнению включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.
В случаях, когда указание по исполнению дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указании по исполнению документа указываются исполнитель, подпись руководителя, дата.
3.2.24. Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, обозначают буквой "К" или с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
3.2.25. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.2.26. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
3.2.27. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Министерство проставляется в виде штампа и содержит дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
