V. Рекомендации по ведению документации Единого реестра
V. Рекомендации по ведению документации Единого реестра 
19. Документацию Единого реестра ведут Уполномоченные подразделения государственных заказчиков.
20. К документации раздела Единого реестра относятся:
форма раздела Единого реестра (приложение к Приказу Минюста России и Минпромнауки России от 17 июля 2003 г. N 173/178);
дела документов объектов учета;
журналы входящих и исходящих документов раздела Единого реестра;
журнал учета выдачи сведений, содержащихся в разделе Единого реестра, федеральным органам исполнительной власти и организациям;
журнал учета гражданских правовых договоров.
21. Кроме того, Уполномоченное подразделение Минюста России дополнительно ведет:
журнал учета запросов-извещений государственных заказчиков о внесении данных об объектах учета в Единый реестр;
журнал выдачи регистрационных свидетельств;
дело учета регистрационных свидетельств.
22. В форму раздела Единого реестра заносятся обобщенные сведения об объектах учета, зарегистрированных в разделе Единого реестра. При исключении объекта учета из Единого реестра в графе 9 формы делается соответствующая запись.
23. Дело документов объекта учета открывается на каждый объект учета, зарегистрированный в разделе Единого реестра. В дело помещаются все документы, поступающие для учета результатов интеллектуальной деятельности. Рекомендуемая форма дела приведена в Приложении 4.
24. В дело документов объекта учета помещаются: регистрационные свидетельства о внесении данных об объекте учета в раздел Единого реестра; формы 1 по учету результатов интеллектуальной деятельности с присвоенным объекту учета уникальным реестровым номером; формы 2 по учету гражданских правовых договоров, предусматривающих передачу прав на использование объектов учета, копии документов, подтверждающие приведенные в формах данные об объекте учета.
В дело документов могут помещаться документы, относящиеся к разным объектам учета, если последние созданы при выполнении одной НИОКР (составной части НИОКР) в одной организации-исполнителе.
Дело документов объекта учета идентифицируется уникальным реестровым номером, присвоенным объекту (объектам) учета при внесении в раздел Единого реестра данных о нем (о них).
На титульном листе дела может указываться наименование объекта, а также номер государственной регистрации и наименование НИОКР, в ходе выполнения которой создан объект (объекты) учета.
При накапливании в деле большого количества документов дело разбивается на тома. В этом случае на титульном листе тома указывается его порядковый номер и регистрационный номер объекта учета.
Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их поступления.
Том дела документов объекта учета содержит опись документов, в которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, дата приема (поступления), наименование и реквизиты (дата и входящий или исходящий номер), количество листов.
Дело документов закрывается в случае исключения данных об объекте учета из Единого реестра.
На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись об основаниях исключения объекта учета из Единого реестра.
Закрытое дело сдается в архив установленным порядком.
25. Журнал входящих и журнал исходящих документов раздела Единого реестра ведутся по формам, принятым в соответствующем министерстве (ведомстве). Графы в журналах заполняются в соответствии с их наименованиями с обязательным проставлением в примечании реестрового номера объекта учета.
26. Журнал учета гражданских правовых договоров предназначен для учета гражданских правовых договоров, предусматривающих передачу прав на использование объектов учета. Рекомендуемая форма журнала приведена в Приложении 5.
27. Журнал учета выдачи сведений, содержащихся в разделе Единого реестра, предназначен для учета запросов и заявлений о предоставлении информации и фактов выдачи информации из Единого реестра федеральным органам исполнительной власти и организациям. Рекомендуемая форма журнала приведена в Приложении 6.
28. Журнал учета запросов-извещений государственных заказчиков о внесении данных об объектах учета в Единый реестр ведется Уполномоченным подразделением Минюста России. Рекомендуемая форма указанного журнала приведена в Приложении 7. Данный журнал предназначен для внесения записей о запросах-извещениях государственных заказчиков о внесении данных об объектах учета в Единый реестр и на получение регистрационных свидетельств о регистрации результатов интеллектуальной деятельности, полученных в ходе выполнения НИОКР.
Записям в журнале присваиваются номера в порядке поступления запросов-извещений в Минюст России. Одна запись в журнале должна соответствовать одному запросу-извещению заявителя. В случае заполнения всех листов журнала учета открывается его продолжение 1, 2 и т.д. При этом порядковый номер записей не прерывается.
В графе 1 указывается порядковый номер записи о запросе-извещении на выдачу регистрационного свидетельства.
В графе 2 проставляется дата приема запроса-извещения подразделением, ответственным за ведение данного журнала.
В графах 3 и 4 указывается дата и входящий номер, присвоенный структурным подразделением Минюста России, ответственным за делопроизводство.
В графах 5 и 6 указывается дата и входящий номер, присвоенный структурным Уполномоченным подразделением Минюста России, ответственным за ведение раздела Единого реестра.
В графах 7 и 8 указывается дата и исходящий номер запроса-извещения государственного заказчика.
В графе 9 указывается количество листов приложения к запросу-извещению.
В графе 10 указывается наименование федерального органа исполнительной власти и наименование департамента (управления), направившего запрос-извещение.
В графе 11 указывается должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего запрос-извещение.
В графе 12 указывается должность, фамилия, имя, отчество лица, принявшего запрос-извещение и внесшего данные в журнал учета запросов-извещений.
В графе 13 указываются данные о решении Минюста России по запросу-извещению.
В графе 14 указывается исходящий номер письма с ответом государственному заказчику и его краткая характеристика.
29. Журнал выдачи регистрационных свидетельств ведется Уполномоченным подразделением Минюста России. Рекомендуемая форма указанного журнала приведена в Приложении 8.
В графе 1 указывается порядковый номер записи о выдаче регистрационного свидетельства.
В графе 2 указывается серия и индивидуальный номер бланка регистрационного свидетельства.
В графах 3 и 4 указывается реестровый номер и дата его присвоения.
В графе 5 указывается существо запроса-извещения и решение Минюста России о выдаче регистрационного свидетельства.
В графе 6 указывается наименование юридического лица, получившего регистрационное свидетельство.
В графах 7, 8 указывается номер и дата отправления свидетельства заказным (с уведомлением) письмом.
В графах 9, 10 указывается номер и дата вручения (уведомления) письма по указанному адресу получателя.
В графе 11 - подпись лица, ответственного за ведение журнала.
Текст свидетельства должен быть напечатан на пишущей машинке или принтере без подчисток, приписок и иных исправлений. В случае допущения указанных нарушений бланк должен быть уничтожен по акту.
После регистрации в журнале регистрационное свидетельство отправляется государственному заказчику, а копия помещается в дело.
