МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
ПРИКАЗ
от 12 декабря 2013 г. N 587
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1316 "Вопросы Федеральной службы судебных приставов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4111; 2006, N 5, ст. 527, N 8, ст. 895; 2008, N 17, ст. 1815, N 43, ст. 4921; 2009, N 6, ст. 718, N 31, ст. 3928; 2010, N 19, ст. 2010; 2011, N 18, ст. 2597, N 37, ст. 5798, N 39, ст. 5458; 2012, N 23, ст. 2992, N 35, ст. 4779; 2013, N 7, 635) приказываю:
1. Утвердить Положение об Управлении делопроизводства Федеральной службы судебных приставов согласно Приложению.
2. Признать утратившими силу Приказы ФССП России от 25.05.2006 N 56 "Об утверждении Положения об Управлении делопроизводства Федеральной службы судебных приставов", от 25.06.2007 N 301 "Об утверждении положения об Управлении делопроизводства Федеральной службы судебных приставов", от 20.10.2009 N 438 "Об утверждении Положения об Управлении делопроизводства Федеральной службы судебных приставов".
Директор
А.О.ПАРФЕНЧИКОВ
Приложение
Утверждено
Приказом ФССП России
от 12 декабря 2013 г. N 587
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
I. Общие положения
1.1. Управление делопроизводства Федеральной службы судебных приставов (далее - Управление) является структурным подразделением центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов.
1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовыми актами Минюста России и ФССП России, а также настоящим Положением.
1.3. В Управлении для выполнения возложенных на него задач создаются отделы. Предложения о внесении изменений в структуру и штатное расписание центрального аппарата ФССП России в части, касающейся Управления, представляются в установленном порядке.
1.4. Компетенция Управления определяется приказами и распоряжениями ФССП России, а также Положением об Управлении.
1.5. Управление осуществляет свою деятельность как самостоятельно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России и ее территориальными органами.
1.6. Основными задачами Управления являются:
1.6.1. Организация и обеспечение функционирования в центральном аппарате ФССП России централизованной системы делопроизводства в соответствии с требованиями актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минюста России, ФССП России и других федеральных органов исполнительной власти по вопросам организации делопроизводства.
1.6.2. Осуществление методического руководства деятельностью структурных подразделений центрального аппарата ФССП России и ее территориальных органов в сфере делопроизводства, а также контроля этой деятельности, оказание практической помощи по вопросам делопроизводства.
1.6.3. Организация работы по централизованной регистрации обращений граждан и представителей организаций, их рассмотрению и контролю за рассмотрением обращений граждан и представителей организаций в структурных подразделениях центрального аппарата ФССП России и ее территориальных органах, а также учета и анализа вопросов, содержащихся в обращениях граждан и организаций, поступивших в центральный аппарат ФССП России и ее территориальные органы.
1.6.4. Контроль за выполнением структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России и ее территориальными органами федерального законодательства, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минюста России, ФССП России, поручений директора Федеральной службы судебных приставов - главного судебного пристава Российской Федерации (далее - Директор) по вопросам делопроизводства и работы с обращениями граждан и представителей организаций.
1.6.5. Контроль качества предоставления государственных услуг.
1.7. При осуществлении полномочий Управление обеспечивает в пределах компетенции сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.
II. Полномочия Управления
2.1. Управление осуществляет следующие полномочия:
2.1.1. В области обработки входящей корреспонденции:
прием корреспонденции, проверку целостности вложений, вскрытие конвертов, систематизацию документов на регистрируемые и нерегистрируемые и распределение документов на подлежащие передаче Директору, заместителям Директора для рассмотрения и вынесения резолюции и подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения центрального аппарата ФССП России;
прием электронных документов, поступивших в центральный аппарат ФССП России посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) и АИС ФССП России, их обработка, регистрация, организация движения в документообороте;
централизованную регистрацию документов в базе данных и заполнение регистрационных штампов;
контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись, и своевременное поступление их руководству ФССП России;
изготовление копий входящих и внутренних документов в количестве экземпляров по числу исполнителей согласно резолюции Директора или заместителей Директора;
обработку и регистрацию информации, поступившей по факсимильной связи и иным видам электронной связи;
регистрацию приказов и распоряжений, а также соглашений и договоров по основной деятельности;
централизованную регистрацию поступивших и исходящих телеграмм;
передачу по реестру зарегистрированных документов в структурные подразделения центрального аппарата ФССП России для исполнения;
ввод в базу данных информации об изменениях в маршруте движения документа до исполнителя;
подготовку аналитических справок о документообороте в центральном аппарате ФССП России.
2.1.2. В области контроля исполнения документов:
ввод в базу данных информации о зарегистрированных документах, направленных исполнителям, и о сроках их исполнения;
направление в порядке предупредительного контроля исполнителям напоминаний о сроках исполнения документов;
представление еженедельно (по пятницам) руководству ФССП России информации о результатах исполнения контрольных документов структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России за неделю по установленной форме;
представление информации Директору или заместителям Директора о фактах неисполнения или несвоевременного исполнения документов;
внесение руководству ФССП России предложений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном, ненадлежащем исполнении или неисполнении контрольных документов, а также документов, подготовленных с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством;
анализ причин нарушения сроков исполнения документов структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России, по результатам анализа представление справки руководству ФССП России;
информирование структурных подразделений центрального аппарата и руководства ФССП России о допущенных в центральном аппарате ФССП России нарушениях сроков рассмотрения контрольных документов за полугодие (год);
редактирование в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов текстов проектов документов за подписью Директора и заместителей Директора, в том числе подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России.
2.1.3. В области обработки исходящих документов:
прием по реестру от структурных подразделений центрального аппарата ФССП России на регистрацию и отправку документов, исполненных как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде;
централизованную регистрацию исходящих документов;
передачу по реестру зарегистрированных документов в экспедицию для отправки адресатам.
2.1.4. В области экспедиции:
конвертование подлежащих отправке документов с указанием на конверте (пакете) адресата и его почтового адреса;
составление реестров документов, подлежащих отправке адресатам;
передачу по реестру конвертированных документов операторам почтовой связи либо представителям Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации для отправки;
отправку электронных документов адресатам посредством МЭДО и АИС ФССП России;
отправку документов, в случае необходимости - нарочным;
согласование договоров ФССП России с государственными учреждениями на оказание услуг почтовой связи и Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации.
2.1.5. В области работы с обращениями граждан и представителей организаций (далее - обращения) и организации личного приема граждан:
централизованную регистрацию индивидуальных и коллективных обращений в базе данных и заполнение регистрационных штампов, распределение обращений на подлежащие передаче Директору, заместителям Директора для рассмотрения и вынесения резолюции и подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения центрального аппарата ФССП России;
организация работы центра телефонного обслуживания Федеральной службы судебных приставов;
обобщение и анализ совместно со структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России не реже двух раз в год информации о состоянии работы с обращениями, поступившими в ФССП России и ее территориальные органы, в том числе с обращениями, взятыми на "особый контроль";
контроль исполнения структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России поручений по обращениям, взятым на "особый контроль" и "контроль ФССП России";
обобщение и анализ не реже двух раз в год тематики обращений, поступивших в центральный аппарат ФССП России, по результатам анализа представление руководству ФССП России справки о состоянии работы с обращениями в центральном аппарате ФССП России для выработки мер по ее совершенствованию;
прием граждан в приемной ФССП России;
составление сводного графика приема граждан руководителями структурных подразделений центрального аппарата и руководством ФССП России (по согласованию с ними), осуществление контроля за его реализацией;
подготовку проектов правовых актов ФССП России, а также методических рекомендаций по работе с обращениями граждан для структурных подразделений центрального аппарата ФССП России и ее территориальных органов;
контроль за деятельностью структурных подразделений центрального аппарата ФССП России в сфере работы с обращениями;
представление по итогам года Директору справки о результатах рассмотрения обращений, поступивших в ФССП России, для последующего направления в Минюст России.
2.1.6. В области архивного дела:
подготовку актов ФССП России в сфере организации делопроизводства и архивного дела, а также методических рекомендаций для структурных подразделений центрального аппарата ФССП России и ее территориальных органов;
разработку сводной номенклатуры дел центрального аппарата ФССП России;
организацию работы по подготовке структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России номенклатуры дел;
организацию работы центрального архива ФССП России;
отбор и принятие от структурных подразделений центрального аппарата ФССП России на хранение дел с документами постоянного срока хранения;
организацию работы Центральной экспертной комиссии ФССП России по определению архивной ценности и состояния документального фонда центрального аппарата, актированию и уничтожению документов с истекшими сроками ведомственного хранения;
контроль за работой с документами, формированием и оформлением номенклатурных дел в подразделениях центрального аппарата ФССП России, в том числе подлежащих передаче в Государственный архив Российской Федерации;
обобщение информации об объемах документооборота и состоянии делопроизводства в центральном аппарате ФССП России;
контроль за соблюдением территориальными органами ФССП России установленных форм официальных бланков документов, клише печатей и штампов, а также требований по формированию дел;
оказание методической помощи структурным подразделениям центрального аппарата и территориальным органам ФССП России в составлении номенклатуры дел, организации работы с документами;
подготовку ответов на запросы граждан и организаций о представлении архивных справок и копий документов ведомственного хранения;
создание, систематическое обновление и использование справочно-информационной базы данных по архивным документам;
проведение проверок по вопросам организации делопроизводства и работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах ФССП России;
контроль исполнения требований Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов при подготовке проектов документов, а также соблюдение исполнителями установленного порядка согласования проектов документов и представления согласованных проектов документов для доклада Директору.
2.1.7. В области контроля качества предоставления государственных услуг:
контроль за своевременным исполнением заявлений о предоставлении государственных услуг в центральном аппарате ФССП России;
проведение анализа результатов оценки гражданами эффективности деятельности территориальных органов ФССП России по предоставлению государственных услуг;
формирование сводного отчета о качестве предоставления государственных услуг в ФССП России;
обобщение и периодический анализ совместно со структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России состояния работы по предоставлению государственных услуг с последующим докладом руководству ФССП России.
2.2. Управление в целях реализации своих полномочий имеет право:
2.2.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые для осуществления своей деятельности материалы от структурных подразделений центрального аппарата ФССП России и ее территориальных органов.
2.2.2. Привлекать в установленном порядке структурные подразделения центрального аппарата ФССП России и ее территориальные органы к решению вопросов, отнесенных к компетенции Управления.
2.2.3. Вносить на рассмотрение руководства ФССП России предложения по повышению эффективности работы структурных подразделений центрального аппарата ФССП России и ее территориальных органов в области документационного обеспечения деятельности ФССП России, а также иные предложения и вопросы.
2.2.4. Созывать в установленном порядке совещания с участием представителей структурных подразделений центрального аппарата ФССП России для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию Управления.
2.2.5. Проводить совещания-семинары с работниками территориальных органов ФССП России по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
2.2.6. Участвовать в подготовке материалов для рассмотрения на совещаниях руководства ФССП России по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
2.2.7. Привлекать с согласия руководителей структурных подразделений центрального аппарата ФССП России работников этих подразделений для осуществления мероприятий, проводимых Управлением в соответствии с возложенными на него задачами.
2.2.8. Направлять в территориальные органы и структурные подразделения центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов для рассмотрения в соответствии с их компетенцией поступившие в ФССП России обращения граждан и письма организаций.
2.2.9. Осуществлять рассмотрение обращений граждан и писем организаций по вопросам, относящимся к компетенции Управления.
2.2.10. В пределах своей компетенции принимать участие в разработке форм статистической отчетности и документов первичного учета по вопросам, относящимся к сфере деятельности ФССП России.
2.2.11. Вести в установленном порядке переписку по вопросам, относящимся к компетенции Управления.
2.2.12. Инициировать заслушивание при первом заместителе директора Федеральной службы судебных приставов - первом заместителе главного судебного пристава Российской Федерации руководителей территориальных органов ФССП России по вопросам, относящимся к компетенции Управления.
2.2.13. Вносить в пределах компетенции предложения по размещению информации на официальном интернет-сайте ФССП России.
2.3. Осуществляет иные полномочия ФССП России.
III. Организация деятельности Управления
3.1. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности Директором.
Начальник Управления подчиняется Директору, а также заместителю Директора, курирующему Управление.
Начальник Управления осуществляет непосредственное руководство Управлением, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и реализацию полномочий, соблюдение федеральными государственными гражданскими служащими Управления режима секретности, состояние служебной дисциплины.
Начальник Управления имеет заместителей, назначаемых на должности и освобождаемых от должности приказами ФССП России по представлению начальника Управления.
3.2. В структуру Управления входят отделы.
Отдел возглавляет заместитель начальника Управления, являющийся одновременно начальником отдела, или начальник отдела.
Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с положением об Отделе.
Структура, штатная численность и штатное расписание Управления утверждаются Директором.
3.3. Для решения предусмотренных настоящим Положением задач и осуществления возложенных на Управление полномочий начальник Управления:
3.3.1. Распределяет обязанности между своими заместителями, участвует в разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих Управления.
3.3.2. Утверждает положения об отделах Управления.
3.3.3. Организует документационное обеспечение деятельности ФССП России и рассмотрение обращений граждан и писем организаций, а также прием граждан.
3.3.4. Обеспечивает планирование, организацию и контроль деятельности Управления, его эффективное взаимодействие с другими структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России и ее территориальными органами.
3.3.5. В рамках полномочий, установленных правовыми актами ФССП России, запрашивает и получает от структурных подразделений центрального аппарата ФССП России и ее территориальных органов документы, необходимые для принятия решений по вопросам, относящимся к компетенции Управления, дает им в связи с этим обязательные для исполнения поручения, ведет с ними переписку.
3.3.6. Дает разрешение на ознакомление с оригиналами и на выдачу копий документов, предусмотренных сводной номенклатурой дел, на регистрацию изготовленных копий документов, удостоверение их соответствия подлинникам, а также (при необходимости) на удостоверение подписей должностных лиц центрального аппарата ФССП России печатью с наименование Управления, проведение других операций с документами в случаях, не предусмотренных соответствующими инструкциями и регламентами.
3.3.7. В соответствии с установленным в ФССП России порядком делопроизводства визирует проекты организационно-распорядительных документов и служебных писем, контролирует соблюдение исполнителями порядка их оформления и согласования.
3.3.8. Осуществляет прием граждан, рассматривает обращения граждан и письма организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, организует и контролирует своевременное и качественное рассмотрение федеральными государственными гражданскими служащими Управления обращений граждан и писем организаций, а также полноту и законность принятых по ним решений.
3.3.9. Проводит совещания, семинары и иные организационно-методические мероприятия по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
3.3.10. Вносит предложения в порядке, предусмотренном в ФССП России:
по изменению структуры и штатного расписания центрального аппарата ФССП России в части, касающейся Управления;
о назначении на должности и включении в кадровый резерв, перемещении, освобождении от должности, аттестации, направлении на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку, в том числе за рубежом, федеральных государственных гражданских служащих Управления, а также о присвоении им классных чинов, о награждении государственными и ведомственными наградами, их поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности, в том числе увольнении; о включении их в состав рабочих групп, комиссий, а также направлении в служебные командировки;
в планы работы Минюста России, ФССП России, коллегии Минюста России, ФССП России, иные планы ФССП России.
3.3.11. Пользуется иными правами, предоставленными начальнику Управления законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также актами Минюста России и ФССП России.
3.4. В случае отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет один из заместителей.
3.5. Управление осуществляет свою деятельность на основе текущего и перспективного планирования, в том числе плана работы Управления.
3.6. Для решения наиболее важных вопросов деятельности Управления, осуществления контроля за выполнением планов работы и поручений руководства ФССП России, а также обмена опытом работы в Управлении могут проводиться оперативные совещания.
Решения, принятые на оперативном совещании, оформляются протоколом и являются обязательными для федеральных государственных гражданских служащих Управления.
3.7. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Управлении осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации, актами Минюста России и ФССП России.
3.8. Управлению передаются в установленном порядке соответствующие материальные и технические средства, необходимые для своевременной и качественной реализации возложенных на него полномочий, а также обеспечивается доступ к соответствующим информационным базам данных, системам связи и коммуникаций.
3.9. Работник Управления осуществляет свою служебную деятельность в соответствии с должностным регламентом, поручениями руководства ФССП России и начальника Управления.
