Приложение 15. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Номенклатура дел Министерства финансов Российской Федерации (далее - номенклатура, Министерство) составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения департамента Министерства (кода), номера отдела в департаменте Министерства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

12-05-01, где 12 - обозначение департамента, 05 - порядковый номер отдела в департаменте, 01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре используются одинаковые индексы для централизованных дел Министерства, формируемых в Министерстве. Индексы, используемые для централизованных дел Министерства, не допускается использовать для дел, ведение которых осуществляется департаментами Министерства.

В номенклатуре рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов Министерства; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее); название Министерства или департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее), например:

"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с финансовыми органами о проведении денежных зачетов".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам бухгалтерского учета и отчетности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

"Переписка со Счетной палатой Российской Федерации о проведении ревизий и проверок".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

"Переписка с Департаментом финансов г. Москвы об исполнении государственных финансовых операций".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:

"Годовой отчет Алтайского края об исполнении бюджета за 2005 год".

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства от 3 сентября 2014 г. N 276, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, вид документа (на бумажном носителе или в электронной форме), проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и другое.

Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. Внесение изменений в номенклатуру оформляется утверждением новой номенклатуры департамента Министерства.

По окончании года формируется итоговая номенклатура дел департамента Министерства, в которую включаются сведения о количестве заведенных дел (томов, частей).

Согласование номенклатуры осуществляется в соответствии с положениями пунктов 14 и 15 приложения N 7 к Инструкции.

Образцы номенклатуры дел департамента Министерства и итоговой номенклатуры дел департамента Министерства, а также номенклатуры дел Министерства прилагаются.

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ДЕПАРТАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА

Министерство финансов

Российской Федерации

Наименование Департамента

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________ N _________

____________________

(место составления)

На ____________ год

--------------------------------

<*> Указываются сведения о том, что является электронным делом (при наличии) или централизованным делом.

ОБРАЗЕЦ
ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА

Министерство финансов
Российской Федерации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                        УТВЕРЖДАЮ
________ N ________                           заместитель Министра финансов
___________________                               Российской Федерации
(место составления)                              Подпись     Расшифровка
На ____ год                                                    подписи
                                                            Дата

Директор Департамента
управления делами и контроля                 Подпись            Расшифровка
                                                                  подписи

Дата
Виза начальника Отдела архивного дела и
нормативных актов Департамента управления делами и контроля

СОГЛАСОВАНО                     СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)               Протокол ЭПК ГАРФ
от _______ N _____              от _______ N _____

Итоговая  запись  о  категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в
Министерстве финансов Российской Федерации

Начальник Отдела архивного дела и
нормативных актов Департамента
управления делами и контроля                 Подпись    Расшифровка подписи
Дата

Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего сведения  Подпись    Расшифровка подписи
Дата

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ИТОГОВОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ДЕПАРТАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА

Министерство финансов

Российской Федерации

Наименование Департамента

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________ N _________

____________________

(место составления)

На ____________ год

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в департаменте

--------------------------------

<*> В соответствии с утвержденной на текущий год номенклатурой дел департамента Министерства.