IV. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Разработка и ведение номенклатуры дел Министерства

127. В Министерстве формируется свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 сентября 2014 г. N 276 (далее - Перечень документов).

128. Формирование документального фонда Министерства осуществляется Департаментом управления делами и контроля путем составления номенклатуры дел Министерства, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.

Номенклатура дел Министерства используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел Министерства является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел Министерства является основой формирования документального фонда Министерства. Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные в нем и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел Министерства, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организации передачи дел в архив Министерства возлагается на Департамент управления делами и контроля.

Номенклатура дел Министерства готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Департамента управления делами и контроля, 2-й - используется как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве Министерства, 4-й - хранится в Государственном архиве Российской Федерации, с которым согласовывается номенклатура дел Министерства. Рабочий экземпляр номенклатуры дел Министерства ведется Отделом архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в СЭД.

129. Номенклатура дел Министерства:

а) составляется Департаментом управления делами и контроля на основе номенклатур дел департаментов Министерства, руководствуясь Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329, и положениями о его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о его работе, Перечнем документов, номенклатурами дел Министерства за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, их виды, состав и содержание;

б) утверждается руководством Министерства после ее согласования с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры Министерства подлежит согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

130. Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются наименования департаментов Министерства.

Порядок составления номенклатуры дел Министерства и заполнения ее граф приведен в приложении N 15 к Инструкции.

130.1. Номенклатура дел департамента Министерства формируется работниками, ответственными за делопроизводство в департаменте Министерства, в СЭД и подлежит согласованию с Департаментом управления делами и контроля в порядке, указанном в пункте 15 приложения N 7 к Инструкции.

Вновь созданный департамент Министерства в месячный срок со дня издания приказа о создании соответствующего департамента Министерства разрабатывает номенклатуру дел департамента Министерства.

130.2. Номенклатурой дел Министерства предусматривается формирование централизованных дел Министерства, и дел, формируемых в департаментах Министерства. Формирование централизованных дел Министерства осуществляется Департаментом управления делами и контроля.

Перечень централизованных дел Министерства, формируемых в Министерстве, определяется директором Департамента управления делами и контроля.

130.3. В СЭД обеспечивается формирование аналитических группировок документов, систематизированных в централизованное дело Министерства, в разрезе департаментов Министерства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел департаментов Министерства.

130.4. Номенклатурой дел Министерства предусматривается формирование электронных дел, в которых систематизируются внутренние документы Министерства, созданные в форме электронных документов.

Формирование дел и их текущее хранение

131. Дела формируются в департаментах Министерства в соответствии с номенклатурой дел Министерства, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется Отделом архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.

131.1. Электронные внутренние документы систематизируются в электронные дела автоматически в СЭД в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Электронные дела хранятся в СЭД в форматах, предусмотренных для использования в СЭД.

132. Дела со дня их формирования до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Руководство департаментов Министерства и работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Номенклатура дел Министерства или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел Министерства.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 3-х лет, а затем сдаются в архив Министерства.

133. Выдача дел из архива работникам департаментов Министерства для работы осуществляется под расписку в картотеке выдачи дел.

Дела выдаются во временное пользование работникам департаментов Министерства на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по акту.

134. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной в установленном порядке копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

135. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их формирования или хранения в департаментах Министерства. Передача дел в архив Министерства производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в департаментах Министерства. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Министерства не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

136. Порядок формирования, учета и хранения дел в департаментах Министерства приведен в приложении N 16 к Инструкции.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

137. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.

138. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Министерстве образован архив.

139. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу работников Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и лиц, ответственных в департаментах Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов.

140. Порядок оформления дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение приведен в приложении N 17 к Инструкции.

141. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится:

а) при составлении номенклатуры дел Министерства;

б) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

в) при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

142. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создана постоянно действующая ЦЭК.

Функции и права ЦЭК, а также организация работы ЦЭК определяются положением о ней, утверждаемым приказом Министерства и согласуемым с Федеральным архивным агентством.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК и под непосредственным методическим руководством Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.

143. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня документов и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел.

144. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов на бумажных носителях, черновики, неоформленные копии документов на бумажных носителях и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

145. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел Министерства.

146. В департаментах Министерства описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. По этим описям документы Министерства сдаются в архив Министерства.

Описи дел, подготовленные департаментами Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Описи дел департаментов Министерства составляются по установленной форме согласно приложению N 18 к Инструкции и представляются в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел департамента Министерства имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела.

147. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении дела в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же" при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам Министерства со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и так далее.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

148. Опись дел департамента Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и утверждается директором соответствующего департамента Министерства.

Опись дел департамента Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте Министерства.

Передача дел на архивное хранение

149. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному Отделом архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля, согласованному с директорами департаментов Министерства и утвержденному директором Департамента управления делами и контроля.

Информация о передаче дела в архив заносится в СЭД.

150. В период подготовки дел департаментом Министерства к передаче в архив Министерства работники Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля предварительно проверяют правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании дел отделов департаментов Министерства работники отделов департаментов Министерства обязаны устранить.

151. Прием каждого дела производится работниками Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в присутствии работника отдела соответствующего департамента Министерства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и лица, передавшего дела.

152. В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного департамента Министерства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется только по описям дел.

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

153. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению. Образец указанного акта приведен в приложении N 19 к Инструкции.

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2012 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2016 г.).

154. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (при этом дела каждого департамента Министерства составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

155. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно).

Согласованный ЦЭК акт утверждается заместителем Министра, курирующим соответствующий департамент Министерства, только после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного срока хранения.

156. После утверждения заместителем Министра акта о выделении документов к уничтожению документы передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка: "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, Ф.И.О. (при наличии), подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

156.1. Информация об уничтожении документов с указанием реквизитов акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, заносится в СЭД.