3.3. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ МЧС РОССИИ, ОРГАНИЗАЦИЯХ, НАХОДЯЩИХСЯ В ВЕДЕНИИ МЧС РОССИИ | ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

158. Регистрация входящих (поступивших) документов производится в СЭД.

159. Подразделением делопроизводства регистрируются документы, поступившие в адрес территориального органа, организации МЧС России и их руководства, в адрес структурных подразделений - на бумажном носителе, по МЭДО.

160. Письма, поступившее по СЭД из центрального аппарата МЧС России, территориальных органов, организаций МЧС России, упитывается в СЭД автоматически путем проставления регистрационного номера и даты.

161. Регистрация поступивших в адрес территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России - пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС, осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.

162. Регистрация документов в государственных информационных системах, в том числе по предоставлению государственных услуг, осуществляется сотрудниками структурных подразделений, уполномоченных на работу в указанных системах и оказание государственных услуг в установленном порядке.

163. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

164. Входящие документы регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

165. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, кроме документов, указанных в Перечне нерегистрируемых документов в МЧС России (приложение N 19 к Инструкции).

166. Отметка о регистрации проставляется на лицевой стороне первого листа документа и содержит сокращенное наименование территориального органа, организации МЧС России, дату, регистрационный номер.

167. Регистрационный номер поступившего документа состоит из буквенной индексации, индекса территориального органа, организации и порядкового номера, который автоматически формируется СЭД нарастающим итогом в пределах года.

168. Регистрация входящих документов в СЭД включает:

1) создание и заполнение реквизитов ЭРК с проставлением связей с документами;

2) создание электронной копии документа путем сканирования документа, поступившего на бумажном носителе (черно-белое сканирование);

3) прикрепление электронной копии документа к ЭРК.

169. По каналам МЭДО, СЭД документы поступают в составе ЭРК.

170. Список документов, не подлежащих сканированию и отправке по каналам электронной связи, указан в приложении N 20 к Инструкции.

171. Входящие документы с отметкой "лично" ("private") в адрес руководителя территориального органа, организации МЧС России регистрируются путем проставления входящего номера на конверте, не вскрывая конверт, и регистрации в СЭД. После чего конверт передается адресату под роспись.

172. Поступающие документы направляются по СЭД подразделением делопроизводства в структурное подразделение (должностному лицу), которому адресован документ или которое является в соответствии с резолюцией исполнителем.