3.3. Формирование и оформление дел
3.3. Формирование и оформление дел 
3.3.1. Законченные делопроизводством документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, формируются в дела в соответствии с Номенклатурой дел с последующей передачей их на хранение в Архив Конституционного Суда. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома. В Номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях аппарата Конституционного Суда сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, по мере поступления исполненных документов.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа одного календарного года (за исключением переходящих дел), предварительно удалив из них металлические скрепки и скобы.
В дело не помещаются документы, подлежащие возврату, и черновики.
Приложения к справкам (таблицы, копии приказов, распоряжений, выписки, телеграммы и др.), содержание которых отражено в других документах, как правило, в дело не подшиваются.
Дело на бумажном носителе не должно превышать 250 листов.
3.3.2. Документы дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Материалы судебного дела составляют оригинал обращения с приложениями к нему и иные документы (отзывы сторон, копии писем судьи-докладчика и ответы на них должностных лиц государственных органов и иных организаций, заключения экспертов и специалистов), итоговое решение по делу (оригинал), список рассылки решения, копии сопроводительных писем, справка об исполнении решения, а при рассмотрении дела с проведением слушания - также протокол и стенограмма заседания Конституционного Суда. При формировании материалов судебного дела, рассмотренного с проведением слушания, в случае наличия особого мнения или мнения (мнений) судьи (судей) формируется отдельный том с пометкой "Для служебного пользования" с копией протокола судебного заседания, заверенной печатью Управления по обеспечению судебных заседаний и штампом "копия верна" с подписью протоколиста, с приложением особого мнения или мнения (мнений) судьи (судей).
Материалы судебного дела, рассмотренного в закрытом заседании Конституционного Суда, содержат пометку "Для служебного пользования" (если проведение закрытого заседания не было связано с необходимостью защиты государственной тайны).
Заключения, справки управлений Секретариата Конституционного Суда, иные документы информационного характера, не относящиеся к материалам дела, оформляются в отдельный том (справочный).
Протоколы совещаний судей по принятию итоговых решений по делам, рассмотренным с проведением слушания, протоколы заседаний по разрешению дела без проведения слушания и, в случае наличия, особые мнения (мнения) судьи (судей) по делам, рассмотренным без проведения слушания, оформляются в отдельное дело с пометкой "Для служебного пользования".
Протоколы и стенограммы заседаний Конституционного Суда, на которых решается вопрос о принятии или отказе в принятии обращений к рассмотрению, с приложением оригиналов определений, особых мнений (мнений) судьи (судей), а также по вопросам организации и деятельности Конституционного Суда оформляются в отдельные дела с пометкой "Для служебного пользования".
Обращения, рассмотренные в заседаниях Конституционного Суда, на которых решается вопрос о принятии или отказе в принятии обращений к рассмотрению, и документы к ним (переписка, копии писем судьи-докладчика и ответы на них должностных лиц государственных органов и иных организаций, копии определений, сопроводительных писем и справок) оформляются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
Документы в личные дела гражданских служащих приобщаются в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609, и располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен, отчеств.
Изъятие документов из дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Секретариата Конституционного Суда, его заместителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника, который подшивается в дело.
Изменение состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями) отражается в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт.
3.3.3. Оформление дел осуществляется сотрудником структурного подразделения, ответственным за ведение делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.
Документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку; листы дела нумеруются; составляется внутренняя опись документов дела (Приложение N 17); в конце дела подшивается лист-заверитель (Приложение N 16); оформляется обложка дела (Приложение N 15).
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме внутренней описи и листа-заверителя) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графитовым карандашом.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных листов.
На обложке дел постоянного хранения указывается полное наименование организации в именительном падеже, структурное подразделение, сдающее дело, - заголовок дела, число, месяц, год начала и окончания дела, количество листов в деле и срок его хранения. Также предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела будут сдаваться на постоянное хранение.
Наименование судебного дела должно соответствовать названию решения Конституционного Суда, в скобках указывается номер и дата решения, а также наличие в деле стенограммы.
Начальной датой дела является дата первого документа в деле. Это может быть дата регистрации входящего документа либо дата документа, изданного в Конституционном Суде. Конечной датой является дата документа, закрывающего дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола в деле.
Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
Датами начала и окончания личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Обложка дела заполняется черными чернилами (шариковой ручкой) разборчивым почерком.
Дела, оформленные с нарушением установленных требований, подлежат переоформлению.
Частичному оформлению подлежат дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения: они могут оставаться в скоросшивателе, листы не нумеруются, внутренние описи не составляются, листы - заверители не подшиваются. Эти дела остаются в подразделениях до истечения срока их хранения.
3.3.4. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу сотрудником структурного подразделения, ответственным за ведение делопроизводства, составляются описи, оформленные в соответствии с настоящими требованиями.
Описи составляются ответственным за делопроизводство сотрудником структурного подразделения на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов.
Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах (Приложение N 18).
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с расположением их в Номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (тома);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
Сотрудник, ответственный за ведение Архива Конституционного Суда, оказывает методическую помощь при составлении описей дел структурного подразделения.
3.3.5. С момента заведения и до передачи в Архив Конституционного Суда дела хранятся по месту их формирования. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, хранит дела подразделения в упорядоченном виде. Для обеспечения их сохранности выделяется отдельное помещение либо шкаф.
Сотрудник структурного подразделения выдает дела во временное пользование.
При выдаче дела из подразделения соблюдаются правила пользования архивными документами.
