3.4. Передача документов в Архив Конституционного Суда
3.4. Передача документов в Архив Конституционного Суда 
3.4.1. Пополнение Архива Конституционного Суда документами постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу производится ежегодно.
Документы принимаются от структурных подразделений по графику.
3.4.2. Начальник Отдела по обеспечению делопроизводства ежегодно составляет график передачи дел и согласовывает его с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив. Утвержденный график включается в план-график работы Архива Конституционного Суда.
3.4.3. Ответственный за ведение делопроизводства сотрудник структурного подразделения передает дела в Архив Конституционного Суда.
В Архив Конституционного Суда передаются дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится по описям дел соответствующего структурного подразделения. Передача электронных документов в Архив Конституционного Суда производится в установленном порядке.
3.4.4. В период подготовки дел к передаче в Архив Конституционного Суда сотрудник, ответственный за ведение Архива Конституционного Суда, предварительно проверяет правильность их формирования и оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных по Номенклатуре дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки сотрудники подразделения обязаны устранить.
При реорганизации подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства реорганизуемого подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела независимо от сроков их хранения, оформляет и передает сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства подразделения-правопреемника, по описи и в соответствии с Номенклатурой дел реорганизованного подразделения.
В случае ликвидации подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства ликвидированного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, независимо от сроков их хранения, оформляет и передает в Архив Конституционного Суда. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре дел ликвидированного подразделения.
3.4.5. Сотрудник, ответственный за ведение Архива Конституционного Суда, принимает дела структурных подразделений в Архив Конституционного Суда.
Прием каждого дела производится в присутствии сотрудника подразделения. При этом в описи делается отметка о наличии дела. В конце описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, ставятся подписи ответственного за ведение Архива Конституционного Суда сотрудника и лица, передавшего дела, и дата приема-передачи дел.
По итогам приема дел сотрудником, ответственным за ведение Архива Конституционного Суда, на основе описей дел структурных подразделений готовится сводная опись дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (Приложение N 19).
3.4.6. Сотрудник, ответственный за ведение Архива Конституционного Суда, выдает дела во временное пользование. Дела выдаются из Архива Конституционного Суда сотрудникам подразделений Конституционного Суда в установленном порядке. Дела не подлежат выносу из здания Конституционного Суда и должны быть возвращены не позднее одного месяца со дня выдачи. При возврате каждое дело проверяется на сохранность.
Выдача дел регистрируется в Журнале учета выдачи дел, документов (Приложение N 7).
В процессе работы с архивными материалами запрещается изымать документы из дел, делать подчеркивания и какие-либо пометки на документах, загибать листы. Если была снята копия с документа, об этом сообщается сотруднику, ответственному за ведение Архива Конституционного Суда.
3.4.7. Участники судебного процесса и иные лица могут знакомиться с архивными документами в случаях и порядке, установленных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.
Ознакомление с архивными документами производится в помещении Архива Конституционного Суда в присутствии сотрудника, ответственного за ведение Архива Конституционного Суда.
Копии архивных документов выдаются в установленном порядке с письменного разрешения Председателя Конституционного Суда или его заместителя.
3.4.8. Наличие и состояние документальных материалов, хранящихся в Архиве Конституционного Суда, проверяется не реже одного раза в 10 лет специальной комиссией, назначаемой Председателем Конституционного Суда или его заместителем.
Дела постоянного хранения в Архиве Конституционного Суда хранятся, как правило, в течение пятнадцати лет, после чего передаются на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
