IV. Организация документооборота
IV. Организация документооборота 
4.1. Доставка документов в Агентство осуществляется посредством почтовой и электрической связи, через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации, ФГУП "Главный центр специальной связи", иные организации, в ходе личного приема, через установленные в занимаемых Агентством помещениях ящики для приема корреспонденции, через работников Агентства, уполномоченных принимать корреспонденцию, в том числе в специальном помещении для приема документов (экспедиции), а также через информационные системы общего пользования.
Через организации федеральной почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых почтовых отправлений, в том числе писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и телеграмм.
По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсимильные сообщения и телефонограммы.
По информационным системам общего пользования поступают документы от граждан, их объединений, в том числе юридических лиц, в форме электронных документов.
4.2. Документы, поступающие в Агентство в рабочее время, принимаются АХД. Документы, полученные работниками Агентства от других организаций, немедленно (либо при первой возможности) должны передаваться на регистрацию в АХД.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
4.3. Входящие документы в форме электронных документов принимаются Агентством через специальную форму на сайте Агентства.
Документы, поступающие в нерабочее время из органов государственной власти, в том числе через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации и ФГУП "Главный центр специальной связи", принимаются дежурной сменой администраторов ДБЗИ и подлежат немедленной (то есть при первой возможности) передаче в АХД.
4.4. При получении документов в АХД проверяется правильность их адресования, целостность вложений; конверты (за исключением адресованных с пометкой "лично", передаваемых непосредственно адресатам) вскрываются.
При обнаружении повреждения вложений или при их отсутствии об этом составляется акт в 2 экземплярах, один из которых вместе с конвертом и вложением передается АХД в структурное подразделение Агентства, к компетенции которого предположительно относится отсутствующее вложение, в иных случаях - в ЮД. Второй экземпляр направляется отправителю регистрируемым почтовым отправлением.
Входящие документы, в которых поставлены вопросы, не входящие в компетенцию Агентства, в течение 7 дней с даты регистрации направляются АХД в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие публично значимые функции, или должностным лицам указанных органов и организаций, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в документах, с уведомлением заявителей о переадресации.
Документы, в которых поставлены вопросы, не входящие в компетенцию Агентства, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, осуществляющих публично значимые функции, или должностных лиц указанных органов и организаций, в течение 7 дней с даты регистрации возвращаются АХД заявителям с уведомлением о причинах возврата.
4.5. Входящая корреспонденция сортируется работниками АХД на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации не подлежат:
- денежно-расчетные, финансовые, бухгалтерские документы и договоры (без сопроводительных писем);
- поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;
- печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники, плакаты);
- рекламные материалы;
- анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
4.6. Поступившие в Агентство документы, независимо от способа их доставки и передачи, регистрируются АХД в СЭДО в день их получения. Документы, поступившие после 16:00, должны быть зарегистрированы не позднее 12:00 дня, следующего за днем поступления.
При регистрации на первой странице документа наносится отметка с указанием даты регистрации и входящего порядкового номера документа, а также заполняется РК. Конверты от входящей корреспонденции хранятся вместе с поступившими в них документами. Если текст входящего документа не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем АХД в течение 7 дней со дня регистрации обращения посредством регистрируемого почтового отправления сообщает лицу, направившему обращение, если его фамилия, наименование и (или) почтовый адрес поддаются прочтению.
Без вскрытия конвертов (по информации, имеющейся на конверте) регистрируются заявки, подлежащие вскрытию в рамках закупочных и иных проводимых Агентством отборочных процедур.
В отдельных случаях по решению руководителя АХД к массовым типовым документам может применяться упрощенный порядок регистрации. При этом должен быть обеспечен учет и возможность поиска отдельных документов.
4.7. Входящие документы при регистрации в СЭДО подлежат сканированию, за исключением:
- сшитых документов или приложений к ним, заверенных печатью организации (свыше 20 листов);
- брошюр, книг и т.д.;
- оформленных на листах большего формата, чем A4;
- оформленных на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м2 или более 120 г/м2) объемом свыше 20 листов.
4.8. Прием и отправка документов (их копий) по каналам электрической связи осуществляются работниками Агентства только с использованием служебных адресов электронной почты. Отправка документов (их копий) в органы государственной власти разрешается только на адреса электронной почты, принадлежащие к официальным доменам этих органов. Исходящие письма в форме электронных документов направляются на адреса электронной почты, указанные авторами документов, поступивших в Агентство.
Использование работниками Агентства личных адресов электронной почты в целях приема и отправки документов запрещается.
АХД организует передачу документов между структурными подразделениями Агентства, размещенными в разных занимаемых Агентством помещениях. Документы передаются по реестрам через работников структурных подразделений Агентства, на которых возложены соответствующие обязанности. Работники структурных подразделений Агентства обязаны обеспечивать наличие информации (доступной без необходимости вскрытия упаковки) о регистрационных номерах пересылаемых документов или о содержании пересылаемых материалов.
4.9. Зарегистрированные документы не позднее рабочего дня, следующего за днем их регистрации, исходя из оценки содержания направляются АХД для наложения резолюции Генеральному директору Агентства, заместителю Генерального директора Агентства, Финансовому директору - Главному бухгалтеру Агентства, руководителю дирекции или руководителю структурного подразделения Агентства в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Агентства, компетенцией структурных подразделений Агентства, а также с учетом адресования документа.
4.10. Указанные в пункте 4.9 Инструкции руководители изучают содержание поступившего документа в течение не более 3 рабочих дней (если иное не следует из требований нормативных правовых актов, содержания документа и (или) обстановки), накладывают резолюцию.
Основным средством доведения документов до исполнителей в Агентстве является СЭДО.
4.11. Ввод в СЭДО информации по резолюциям Генерального директора Агентства и поручениям, содержащимся в распорядительных документах Агентства, осуществляет отдел ДиА, по резолюциям заместителей Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства - помощники и секретари-референты указанных руководителей.
Ввод в СЭДО информации по поручениям, содержащимся в решениях коллегиальных органов управления Агентства, осуществляет общий отдел АХД.
Ввод в СЭДО информации по резолюциям руководителей дирекций и поручениям, содержащихся в распорядительных документах руководителей дирекций, осуществляется работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Агентства, координацию деятельности которого осуществляет руководитель дирекции и которому адресована соответствующая резолюция.
Ввод в СЭДО информации по резолюциям руководителей структурных подразделений и поручениям, содержащимся в распорядительных документах руководителей структурных подразделений Агентства, осуществляется работниками структурных подразделений Агентства, ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях Агентства.
Ввод в СЭДО информации по поручениям, содержащимся в решениях совещательных органов, осуществляется в порядке, определяемом председателем соответствующего совещательного органа.
4.12. При внесении резолюции в СЭДО указывается следующая информация:
- срок исполнения документа;
- автор резолюции;
- текст резолюции;
- фамилии и инициалы исполнителей;
- фамилия и инициалы контролера (если он назначен).
4.13. Если в процессе работы с документом выясняется, что содержащиеся в нем вопросы полностью или частично не относятся к компетенции структурного подразделения - исполнителя, то не позднее следующего рабочего дня документ (его копия, если он частично не относится к компетенции структурного подразделения - исполнителя) должен быть передан с разрешения руководителя структурного подразделения - исполнителя (лица, его замещающего, или заместителя) в другое структурное подразделение Агентства по принадлежности.
4.14. Исполнитель, указанный в резолюции первым или назначенный ответственным исполнителем, является ответственным с правом созыва соисполнителей и координирует работу по документу.
По требованию ответственного исполнителя соисполнители обязаны представлять все необходимые материалы в установленный им срок для обобщения.
4.15. Изменить резолюцию имеет право только ее автор, вышестоящее лицо или лицо, замещающее автора резолюции.
4.16. По итогам исполнения документа исполнитель не позднее 3 дней до истечения срока исполнения подготавливает соответствующий проект ответа или иного документа, согласовывает его в установленном порядке и направляет на подпись (если требуется подписание) или ознакомление. При исполнении поручения и резолюции, срок исполнения которых составляет менее 5 дней, срок направления на подпись проекта ответа или иного документа определяется руководителем структурного подразделения - исполнителя исходя из необходимости своевременного исполнения такого поручения или резолюции. Ответ на поступивший в Агентство документ подписывает лицо, определенное в соответствии с установленными Генеральным директором Агентства правилами определения работников Агентства и иных лиц, подписывающих исходящие письма, и Инструкцией.
(с изменениями, внесенными решением Правления от 17 июня 2019 г. (протокол N 53).
4.17. Этапы прохождения и исполнения каждого документа, зарегистрированного в соответствии с пунктом 4.6 Инструкции, фиксируются в РК, где по завершении работы с ним исполнителем делается запись о результатах его исполнения и списании в соответствующее дело. Документы, объединенные общей темой, должны быть связаны в СЭДО с использованием инструмента создания ссылок.
4.18. Отправляемые из Агентства исходящие письма регистрируются в АХД с использованием СЭДО.
4.19. При регистрации исходящим письмам присваивается исходящий номер, который состоит из референса работника Агентства, подписавшего документ, и проставляемого через дробь порядкового регистрационного номера, а также указывается дата.
Список референсов для ведения переписки и делопроизводства в Агентстве вводится в действие приказом Генерального директора Агентства.
Референсы - цифровые коды, закрепляемые за Генеральным директором Агентства, заместителями Генерального директора Агентства, Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, руководителями дирекций и структурными подразделениями Агентства для идентификации документов, которые готовятся соответствующими структурными подразделениями Агентства и подписываются указанными руководителями Агентства.
4.20. Подлежащая отправке корреспонденция должна быть оформлена с соблюдением требований, изложенных во внутренних регулятивных и распорядительных документах Агентства. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и осуществляет его тиражирование.
4.21. Корреспонденция, оформленная с нарушениями установленных требований, а также за подписью иного работника Агентства (кроме замещающего Генерального директора Агентства) при наличии резолюции о подготовке проекта ответа за подписью Генерального директора Агентства, к регистрации и отправке АХД не принимается.
4.22. Отправка документов Агентства организуется АХД. Вид отправки должен быть указан исполнителем - посредством почтовой и электрической связи, через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации, ФГУП "Главный центр специальной связи", иные организации, а также через информационные системы общего пользования, курьеров, нарочным (в пределах г. Москвы), служб экспресс-доставки.
Документы, подлежащие отправке, должны регистрироваться и отправляться в день их поступления или не позднее следующего рабочего дня. При необходимости отправка документов может осуществляться работниками структурных подразделений - исполнителей (ответственных исполнителей) документа самостоятельно, в том числе посредством электрической связи с представлением в АХД подтверждения отправки. Исключением являются случаи, когда документы отправляются в электронной форме в соответствии с заключенными Агентством соглашениями об обмене информацией в электронной форме. Документы, отправляемые по каналам электрической связи, в случае необходимости могут досылаться адресату на бумажном носителе, что определяется при взаимодействии исполнителя-отправителя и исполнителя-адресата, если иной порядок не установлен законодательством и (или) внутренними регулятивными документами Агентства.
Исходящая корреспонденция, подлежащая отправке через организации почтовой связи, должна передаваться в АХД не позднее 13:00 дня, предшествующего дате окончания срока исполнения поручения или документа, в связи с исполнением которого она подготовлена.
Исходящая корреспонденция, подлежащая доставке нарочным либо через службы экспресс-доставки, представляется в АХД не позднее 14:00 последнего дня срока исполнения поручения или документа.
Исходящие письма, подписываемые руководителями представительств Агентства, регистрируются и отправляются адресатам работниками представительств Агентства, ответственными за делопроизводство.
4.23. Доставка документов в структурные подразделения Агентства на бумажных носителях организуется в соответствии с утверждаемым руководителем АХД графиком документооборота и осуществляется отделом ДиА, секретарями-референтами заместителей Генерального директора Агентства, Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства, руководителей дирекций и работниками структурных подразделений Агентства, ответственными за делопроизводство.
Прием и передача документов ведутся преимущественно через СЭДО. Получение документа фиксируется СЭДО по факту поступления соответствующего задания в личную папку работника в СЭДО.
4.24. АХД осуществляет обобщение данных количественного учета документов Агентства на основании сведений централизованной обработки документов в СЭДО, а также сведений, представляемых по его запросам структурными подразделениями Агентства.
За единицу учета принимается документ без учета копий, создаваемых при печатании и тиражировании.
