3.5. "Инструкция по делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" (утв. решением Правления ГК "Агентство по страхованию вкладов" от 30.08.2018, протокол N 100, раздел XIV) (ред. от 17.06.2019)

3.5.1. Исходящие письма готовятся в виде инициативных, ответных и сопроводительных писем (приложения 23 - 25 к Инструкции).

В исходящих письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("Агентство сообщает").

Если основанием составления документа является другой документ, то в тексте на него делается ссылка с указанием вида документа, его даты и номера. На исходящих (ответных) письмах, оформленных на бланках, ссылка проставляется в отведенном на бланка месте "на N __________ от ________"). Датой исходящего письма является дата его регистрации.

Структура исходящего письма состоит из следующих элементов:

1) адресата (в качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные лица или граждане. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже);

2) заголовка к тексту (отвечает на вопрос "о чем?");

3) обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату, в конце которого ставится восклицательный знак, отделяется от текста одним полуторным межстрочным интервалом). Обращения должны соответствовать нормам официального этикета.

В переписке наиболее часто употребляется сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.

Пример -

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам или коллективу допустимо следующее обращение.

Пример -

Уважаемые господа!
Уважаемые коллеги!

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам можно воспользоваться следующей формулировкой обращения:

Пример -

Уважаемый гражданин Хохлов!

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии. В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.

Пример -

Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Директор!

4) текста документа, который может состоять из следующих элементов:

- вводной части (словесные конструкции, состоящие из одного или нескольких предложений, которые включают благодарность адресату, поясняют мотивы и цель послания, осуществляют смысловую и стилистическую подводку к существу исходящего письма). Во вводной части также используются формулы подтверждения, обоснования действия, предложения и другие.

Пример -

Подтверждаем получение проекта федерального закона...

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...

В связи с переносом сроков исполнения...

На основании подписанного договора...

Высылаем инструкцию (документацию, проект указания и др.)...

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...

Сообщаем, что Ваше обращение рассмотрено...

Просим принять участие в заседании...

Приглашаем Вас принять участие в конференции, которая состоится 22 декабря 2018 г. в..;

- основной части (несколько логически и стилистически увязанных абзацев (предложений), в которой формулируется суть излагаемого вопроса, информация о проделанной работе и т.п. Текст исходящего письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата);

- заключительной части (выводы, предложения, просьбы). В конце письма автор высказывает просьбу, пожелание, благодарность, сформулированные следующим образом.

Пример -

Просим направить (исключить, оказать содействие и др.)...

Предлагаем провести экспертизу (дать заключение, дать согласие и др.)...

Прошу оформить (организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...

Заранее благодарим за возможную помощь...

Заключительная часть также может содержать этикетную фразу (устойчивое словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату, предшествует подписи, располагается на один полуторный межстрочный интервал ниже текста письма, используется по усмотрению работника, подписывающего исходящее письмо, и может оформляться им собственноручно);

5) отметки о наличии приложения;

6) подписи;

7) отметки об исполнителе.

К особенностям официальной переписки относится также использование местоимения "Вы" с заглавной буквы (во всех падежах) в качестве вежливого обращения к индивидуальному адресату.

3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются автором резолюции, в том числе на основании требований законодательства, внутренних регулятивных документов Агентства, уже имеющихся сроков исполнения документов или по решению автора резолюции, либо на основании типовых сроков, указанных в пункте 5.9 Инструкции. При отсутствии резолюции сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков, указанных в пункте 5.9 Инструкции.

Ответные письма должны точно соответствовать указаниям, зафиксированным в резолюции ее автором.

3.5.3. Адресование документа осуществляется посредством указания адресата и при необходимости его почтового адреса. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо. Выравнивание текста адресата производится по левой границе текстового поля данного реквизита. Первая строка наименования адресата должна иметь отступ в 1 полуторный межстрочный интервал от верхней границы текстового поля. Максимальная длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке. Составные части данного реквизита печатаются одинарным межстрочным интервалом. Адрес отделяется от адресата одинарным межстрочным интервалом.

(с изменениями, внесенными решением Правления от 17 июня 2019 г. (протокол N 53).

Пример -

При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Фамилия и инициалы отделяются от наименования должности одним одинарным межстрочным интервалом. При адресовании инициалы должностного лица указывают после фамилии.

Пример -

При адресовании писем в структурные подразделения организаций используются полные наименования как самой организации, так и ее структурных подразделений в именительном падеже. Наименование структурного подразделения отделяется от наименования организации.

Пример -

При адресовании письма должностному лицу структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (сюда входит и наименование структурного подразделения организации) и фамилия лица - в дательном. Наименование должности отделяется от наименования организации, от фамилии и инициалов одним одинарным интервалом.

Пример -

При адресовании документа физическому лицу фамилия и инициалы, отделяются от почтового адреса одним одинарным межстрочным интервалом.

Пример -

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Пример -

Если документ направляется в несколько (не более 4) однородных организаций или структурных подразделений организаций, то их следует указывать обобщенно.

Пример -

При рассылке документа руководителям организаций или структурных подразделений организаций под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Пример -

При отправке письма в форме электронного документа по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки на материальном носителе) почтовый адрес не указывается. В случае отправки письма по электронной почте указывается адрес электронной почты, по которому направляется письмо.

Пример -

При направлении письма нескольким получателям адресование оформляется следующим образом:

В этом случае в тексте письма обращаются к первому адресату ("Уважаемая Вера Владимировна!").

Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат. Все экземпляры такого документа должны быть подписаны. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.

При направлении документа одного содержания в адрес Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти все его экземпляры оформляются как первые.

В необходимых случаях в тексте документа указывается, кому направлен данный документ или его копия.

В адресате документа, а также на конверте указывается почтовый адрес. Составные части почтового адреса располагаются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Адрес пишется разборчиво и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий, кроме установленных сокращений.

В соответствии с указанными Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса:

- наименование адресата (для физических лиц - фамилия, имя, инициалы);

- название улицы, номер дома, номер строения или корпуса, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.), района;

- название республики, края, области, автономного округа;

- название страны (для международных отправлений);

- почтовый индекс.

Пример -

Почтовый адрес не может не указываться на документах, направляемых в органы государственной власти, а также постоянным корреспондентам.

3.5.4. Исходящие письма подписываются Генеральным директором Агентства, заместителями Генерального директора Агентства и Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, руководителями дирекций, а также руководителями структурных подразделений Агентства (лицами, их замещающими), иными работниками Агентства в пределах их компетенции, а также иными лицами в соответствии с полномочиями, предоставленными в установленном порядке. Ответы на обращения, поступающие в Агентство в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", подписываются только работниками Агентства.

Правила определения работников Агентства и иных лиц, подписывающих исходящие письма, устанавливаются Генеральным директором Агентства и Инструкцией.

(с изменениями, внесенными решением Правления от 17 июня 2019 г. (протокол N 53).

3.5.5. Исходящие письма зарубежным адресатам оформляются на бланках с соблюдением требований, изложенных в разделе II Инструкции.

Текст исходящего письма начинается, как правило, с обращения.

Пример -

Уважаемые господа! (к организации в целом)
Уважаемый господин Блэк! (к мужчине)
Уважаемая госпожа Смит! (к женщине)
Уважаемый господин Председатель!
(к должностному лицу, фамилия которого неизвестна)

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата опускается, указывается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "адресат" выравниваются по левой границе текстового поля реквизита. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - 30. Если адресат занимает более 6 строк, а в строке более 30 знаков, то данный реквизит можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний.

Рекомендуется писать прописными буквами на английском языке или национальном языке адресата название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страны назначения.

Если исходящее письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Пример -

Если исходящее письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Пример -

Если исходящее письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Пример -

Если исходящее письмо зарубежному адресату составлено на русском языке, то к нему, как правило, прилагается перевод.