3.4. Требования к подготовке и оформлению протоколов
3.4. Требования к подготовке и оформлению протоколов 
3.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируются решения, принятые в ходе обсуждения вопросов на заседаниях, собраниях и совещаниях (далее совместно - заседания), проводимых коллегиальными органами управления Агентства, Генеральным директором Агентства, заместителями Генерального директора Агентства и Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, а также на заседаниях совещательных органов и рабочих совещаниях структурных подразделений Агентства. В зависимости от содержания протокол может являться распорядительным документом Агентства.
3.4.2. Протоколам присваиваются порядковые номера (по каждой группе протоколов отдельно) в пределах календарного года.
Протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. Форму составления протокола конкретного заседания выбирает лицо, проводящее соответствующее заседание. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируются только принятые по нему решения. В полной форме протокола не только фиксируются обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и передаются содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
3.4.3. Протокол оформляется на основании записей, которые велись на заседании, а также на основании представленных проектов решений, тезисов докладов и выступлений, справок и других материалов, отражает позицию, выработанную при обсуждении вопроса, и данные на заседании поручения.
3.4.4. Протоколы печатаются на бланках (приложения 14 - 17 к Инструкции) и должны иметь следующие реквизиты:
- вид документа (протокол);
- вид заседания (заседание Правления Агентства/Совета директоров Агентства/совещание, заседание рабочей группы и др.);
- наименование Агентства (государственная корпорация "Агентство по страхованию вкладов");
- дата протокола (указывается дата заседания);
- порядковый номер;
- заголовок;
- текст протокола;
- подпись (подписи);
- ограничительная пометка "Для служебного пользования" (при необходимости).
Заголовок состоит из слова "ПРОТОКОЛ", вида заседания и наименования Агентства, печатается заглавными буквами, полужирным шрифтом N 14, выравнивается по центру и подчеркивается одной чертой после последней строки.
Дата протокола печатается ниже заголовка строчными буквами полужирным шрифтом, выравнивается от правой границы текстового поля и подчеркивается одной жирной чертой. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Также к реквизитам протокола могут быть добавлены такие реквизиты, как форма проведения (очная/заочная), время проведения, результаты голосования, ограничительная пометка "Для служебного пользования".
Ограничительная пометка "Для служебного пользования" (в случае необходимости) оформляется в соответствии с пунктом 2.6 Инструкции.
3.4.5. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
3.4.5.1. Во вводной части указываются:
- председательствовавший (состоит из слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ", а также должности, фамилии и инициалов лица, председательствовавшего на заседании, печатается полужирным шрифтом, выравнивается по центру);
- участники заседания (слово "Присутствовали" печатается с новой строки полужирным шрифтом, без кавычек, с подчеркиванием; перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы лиц, с указанием их статуса в составе коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа (в случае составления протокола коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа), а также приглашенных, докладчиков по вопросам повестки дня и секретаря. При необходимости секретарь (лицо, отвечающее за организацию заседания и документирование хода проведения и результатов заседания) может указываться отдельной строкой. В протоколах совещательных органов могут указываться должности работников Агентства. При необходимости в протоколе могут указываться отсутствующие члены коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа).
В тех случаях, когда на заседаниях присутствовали представители сторонней организации, в протоколе с новой строки печатается наименование такой организации, а также должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание. В протоколах заседаний коллегиальных органов управления Агентства (в протоколах иных заседаний - по усмотрению лица, проводящего заседание) допускается не указывать наименование должностей лиц, приглашенных на заседание. При оформлении протокола фамилии участников от Агентства и приглашенных могут не перечисляться (если их количество превышает 15 человек), при этом делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Пример -
|
От Агентства
|
-
|
27 человек (список прилагается)
|
Повестка дня (перечень рассматриваемых вопросов) может быть включена в текст протокола или оформлена как самостоятельный документ, который прилагается к протоколу.
Если повестка дня включена в текст протокола, то ее заголовок выравнивается по центру, на расстоянии одного полуторного межстрочного интервала от списка участников, печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.
Пример -
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Если повестка дня оформляется как самостоятельный документ, то к реквизитам добавляется вид заседания, дата и время проведения, место проведения (при необходимости).
Пример -
ПОВЕСТКА ДНЯ
заседания Совета директоров государственной корпорации
"Агентство по страхованию вкладов"
7 апреля 2017 г., 14:00
Центральный банк Российской Федерации,
ул. Неглинная, д. 12, Малый зал, 2-й этаж
Каждый пункт повестки дня формулируется с предлогом "о" ("об") и отвечает на вопрос "о чем?". По каждому пункту указываются фамилия и инициалы докладчика, готовившего сообщение по данному вопросу, и его должность.
Пункты повестки дня нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке значимости.
3.4.5.2. Основная часть протокола должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Каждый раздел протокола нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "о" ("об") с заглавной буквы, которое располагается по центру и подчеркивается одной чертой после последней строки по ширине текстового поля. Под чертой в скобках указываются фамилии (без инициалов) докладчика и лиц, выступавших на заседании.
С новой строки фиксируются принятые решения по вопросу повестки дня.
Принятые решения по вопросам повестки дня заседаний совещательных органов могут быть оформлены в виде таблицы (приложение 15 к Инструкции).
Решения по идентичным вопросам повестки дня должны иметь единообразное оформление. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами.
Поручения и иные предписываемые действия указываются в протоколах с использованием следующей модели: структурное подразделение Агентства, ответственное за выполнение поручений (иных предписываемых действий) (в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя структурного подразделения Агентства в именительном падеже), или должности, фамилии и инициалы работников Агентства, ответственных за выполнение поручений или иных предписываемых действий, в дательном падеже; срок исполнения; содержание поручения (иного предписываемого действия) с указанием конечного результата его исполнения. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько лиц либо структурных подразделений Агентства. Срок указывается как календарная дата или как период.
Пример -
Административно-хозяйственному департаменту (Фамилия И.О.) не позднее 18 апреля 2018 г. внести на рассмотрение Правления Агентства проект Инструкции по делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов.".
(с изменениями, внесенными решением Правления от 17 июня 2019 г. (протокол N 53).
3.4.6. В случае необходимости по каждому вопросу повестки дня (или отдельно по каждому пункту решения) указываются результаты голосования.
Если решение по вопросу повестки дня принято единогласно, то ниже соответствующего решения (пункта решения) указывается "Принято единогласно" полужирным шрифтом, без кавычек и выравнивается от левой границы текстового поля с отступом.
Если решение по вопросу повестки дня принято не единогласно, то в протоколе после соответствующего решения или пункта решения отражаются все результаты голосования.
Пример -
Результаты голосования:
"За": Иванов, Петров, Сидоров.
"Против": нет.
"Воздержались": Новиков.
Принято большинством голосов.
3.4.7. Протокол оформляется не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем проведения заседания или совещания, если иное не предусмотрено внутренним регулятивным документом Агентства, в том числе определяющим порядок работы соответствующего коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа.
Протокол заседания Правления Агентства подписывается председательствовавшим и одним из членов Правления Агентства, присутствовавшим на заседании. Протокол заседания Совета директоров Агентства визируется Генеральным директором Агентства, ответственным секретарем Совета директоров Агентства и подписывается председательствовавшим на заседании.
Если иное не предусмотрено внутренним регулятивным документом Агентства, в том числе определяющим порядок работы соответствующего совещательного органа, протоколы заседаний совещательных органов подписываются председательствовавшим и секретарем совещательного органа, а если его наличие не предусмотрено - лицом, которое вело протокол соответствующего заседания.
Подпись отделяется от текста двумя полуторными межстрочными интервалами и включает наименования должностей лиц, подписывающих протокол, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Наименование должности выравнивается по левому краю текстового поля, оформляется одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля. Отметка о приложении после текста протокола не оформляется.
Подписанный протокол, а также подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, хранятся в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.
3.4.8. Принятые на заседаниях и совещаниях решения доводятся до исполнителей, структурных подразделений - исполнителей (ответственных исполнителей) в виде выписок из протоколов.
В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий принятое решение.
Если выписка дается для представления в другую организацию, то в целях нераспространения конфиденциальной информации допускается указание в ней не всей части текста по вопросу повестки дня, а только необходимых пунктов, требующихся для представления в стороннюю организацию.
Выписки из протоколов коллегиальных органов управления Агентства подписываются секретарем (ответственным секретарем) соответствующего коллегиального органа управления Агентства. Выписки из протоколов заседаний совещательных органов подписываются секретарем совещательного органа (если его наличие не предусмотрено - лицом, которое вело протокол соответствующего заседания) или председательствовавшим, если иное не предусмотрено внутренним регулятивным документом, определяющим порядок работы соответствующего совещательного органа. Выписка из протокола, представляемая в стороннюю организацию, может заверяться главной печатью Агентства или иной печатью, определенной внутренним регулятивным или распорядительным документом Агентства.
Образцы оформления протоколов заседаний коллегиальных органов управления Агентства представлены в приложениях 16 и 17 к Инструкции; образцы оформления протоколов иных заседаний - в приложениях 14 и 15 к Инструкции; образец оформления выписки из протокола - в приложении 18 к Инструкции.
Образцы документов к заседаниям коллегиальных органов управления Агентства, представляемых структурными подразделениями Агентства, ответственными за подготовку вопросов к заседаниям соответствующих органов, приведены в приложениях 19 - 22 к Инструкции.
