VI. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы подлежат учету независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

6.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора или содержания.

Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) ФССП России по основной деятельности, приказы (распоряжения) по кадрам, обращения граждан, а также поступающие, внутренние и отправляемые документы.

6.5.1. Основные сведения о полученных документах заносятся в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства с присвоением регистрационного номера. При регистрации на каждом документе проставляется регистрационный штамп в соответствии с пунктом 3.5.26 Инструкции.

6.5.2. Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства, базах данных (регистрационных журналах) структурных подразделений центрального аппарата ФССП России, а также в базах данных (регистрационных журналах) работников, осуществляющих функции секретарей Директора и его заместителей:

- регистрационный номер ФССП России;

- корреспондент;

- наименование документа;

- дата документа;

- исходящий номер документа;

- краткое содержание (заголовок к тексту);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения поручения, автор резолюции, дата принятия резолюции);

- отметка об исполнении (срок фактического исполнения).

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, с использованием электрической связи) и др.

Поступившие документы учитываются в управлениях центрального аппарата ФССП России, а также работниками, осуществляющими функции секретарей Директора и его заместителей, под теми же номерами, которые были присвоены им в Управлении делопроизводства.

6.5.3. Вся поступившая по почтовой и фельдъегерской связи корреспонденция, за исключением обращений граждан, регистрируется отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства с занесением в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства сведений о каждом документе, проставлением регистрационного штампа и указанием в нем присвоенного документу регистрационного номера и даты его поступления в ФССП России.

Регистрационный номер, присваиваемый документу отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства, состоит из порядкового номера документа по РКФ в пределах календарного года, а также может дополняться индексом дела по номенклатуре дел или кодами по классификаторам корреспондентов, исполнителей.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Федеральную службу судебных приставов.

Регистрация поступающих по почтовой связи в ФССП России обращений (предложений, заявлений и жалоб) граждан осуществляется отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства в отдельной базе данных.

Присваиваемый обращению регистрационный номер состоит из порядкового номера обращения в РКФ базы данных по обращениям граждан и двух последних цифр года поступления, разделенных косой чертой.

Например: 1458/06, где 1458 - порядковый номер обращения в РКФ, а 06 - две последние цифры года поступления (2006 г.). Отсчет порядковых номеров обращений в РКФ базы данных по обращениям граждан не ограничивается пределами одного календарного года.

Регистрационный номер обращения проставляется вместе с датой поступления на предусмотренной позиции в регистрационном штампе.

В аналогичном порядке регистрируются письменные обращения граждан, поступившие с личного приема.

При регистрации обращений граждан должны соблюдаться следующие условия:

6.5.4.1. Регистрация обращения гражданина производится работником отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства только после предварительного ознакомления с содержанием обращения и проверки обращения по картотеке на предмет выявления его повторности.

Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в центральный аппарат ФССП России и ее территориальные органы.

Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому заявителю даны исчерпывающие ответы уполномоченным компетентным органом.

Повторные обращения учитываются в РКФ базы данных по обращениям граждан под регистрационным номером, присвоенным обращению гражданина, поступившему впервые;

6.5.4.2. При поступлении нескольких обращений от одного и того же лица по одному и тому же вопросу регистрируется первое обращение, а все последующие учитываются в РКФ базы данных по обращениям граждан под регистрационным номером, присвоенным первому обращению, с проставлением на них отметки "Дубликат" в верхнем правом углу первого листа обращения. Дубликаты обращений приобщаются к экземпляру идентичного обращения, поступившему первым, на основании справки, подготовленной исполнителем и подписанной начальником отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства.

Дубликатом обращения считается копия предыдущего обращения либо экземпляр обращения по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица, по которому не истек срок рассмотрения.

6.5.4.3. На поступившие в ФССП России обращения оформляется "Статистическая карточка на обращения граждан в Федеральную службу судебных приставов" (далее - статистическая карточка) (Приложение N 34), в которой указываются:

- регистрационный номер обращения;

- фамилия, имя, отчество заявителя и его адрес;

- краткое содержание обращения;

- дата поступления обращения в ФССП России;

- код управления центрального аппарата ФССП России или наименование ведомства, куда обращение направлено для рассмотрения.

Эти же сведения указываются в РКФ базы учета данных по обращениям граждан.

На повторные обращения, направляемые для рассмотрения в управления центрального аппарата ФССП России, статистическая карточка оформляется в двух экземплярах;

6.5.4.4. На обращение, поступившее впервые, отделом писем и приема граждан заводится производство (Приложение N 35), на котором указывается регистрационный номер обращения и код структурного подразделения (управления), в которое оно направлено для рассмотрения;

6.5.4.5. На обращение гражданина, рассмотрение которого подлежит постановке на контроль исполнения в соответствии с требованиями раздела VII Инструкции, оформляется контрольная карточка (Приложение N 36), направляемая в двух экземплярах вместе с обращением в управление центрального аппарата ФССП России, которому поручено его рассмотрение;

6.5.4.6. Письменные обращения граждан, полученные от них работниками центрального аппарата ФССП России, осуществляющими личный прием граждан, а также обращения граждан, поступившие в ФССП России по информационным системам общего пользования (с Интернет-сайта ФССП России) или по факсимильной связи в порядке, предусмотренном в пунктах 5.5.5 и 5.5.6 Инструкции, подлежат регистрации в отделе писем и приема граждан Управления делопроизводства в соответствии с требованиями настоящего подраздела.

6.6.1. Внутренние документы - документы, создаваемые в управлениях центрального аппарата ФССП России и используемые федеральными государственными гражданскими служащими в управленческом процессе, регистрируются в РКФ электронных баз учета (журналах регистрации) внутренних документов управлений центрального аппарата ФССП России.

6.6.2. Регистрация внутренних документов управлений центрального аппарата ФССП России осуществляется работниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

6.6.3. Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов РКФ электронных баз данных (регистрационных журналов) по учету внутренних документов управлений центрального аппарата ФССП России:

- регистрационный номер внутреннего документа, присвоенный по месту его исполнения;

- дата документа;

- корреспондент;

- адресат;

- наименование документа;

- краткое содержание (заголовок к тексту);

- дата поступления документа из другого управления центрального аппарата ФССП России;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения поручения, автор резолюции, дата принятия резолюции);

- отметка об исполнении (срок фактического исполнения);

- индекс дела, в которое документ вшит после исполнения поручения.

6.6.4. Регистрационный номер, присваиваемый внутреннему документу, состоит из кода управления центрального аппарата ФССП России и порядкового номера в РКФ по учету внутренних документов в пределах календарного года, разделенных дефисом.

6.6.5. При регистрации на внутреннем документе проставляются дата документа и его регистрационный номер.

На внутренних документах, исполненных по установленной форме, дата и регистрационный номер проставляются на предусмотренных для этих реквизитов местах.

Если документ исполнен в произвольной форме, дата и регистрационный номер проставляются на свободном от текста месте первого листа документа в левом верхнем углу текстового поля в одну строку и выравниваются по левой и верхней границам текстового поля.

Например: 11.04.2006 N 06-24, где:

11.04.2006 - дата документа;

06 - код управления центрального аппарата ФССП России (соответствует Управлению делопроизводства), в котором подготовлен и зарегистрирован внутренний документ;

24 - порядковый номер документа в РКФ по учету внутренних документов.

Регистрационный номер присваивается внутреннему документу один раз - в управлении центрального аппарата ФССП России, которым этот документ подготовлен.

6.6.6. Передача внутренних документов между управлениями центрального аппарата ФССП России осуществляется через Управление делопроизводства по реестрам установленной формы (Приложение N 28).

Поступившему из другого управления центрального аппарата ФССП России внутреннему документу новый регистрационный номер не присваивается, и этот документ учитывается в РКФ под ранее присвоенным номером.

Для обеспечения учета прохождения внутреннего документа в этом случае под регистрационным номером документа на свободном от текста месте в круглых скобках указывается сокращенное наименование структурного подразделения центрального аппарата ФССП России, в которое поступил документ, дата поступления и его порядковый номер по РКФ, разделенные косой чертой.

    Например: 11.09.2006 N 05-348
              (УДП/12.09.2006/341),

где 11.09.2006 N 05-348 - дата и регистрационный номер документа, исполненного и зарегистрированного в Организационно-контрольном управлении;

(УДП/12.09.2006/341) - отметка Управления делопроизводства на поступившем из Организационно-контрольного управления внутреннем документе с указанием даты поступления и его порядкового номера по РКФ базы учета данных Управления делопроизводства.

Внутренние документы, созданные в данном управлении центрального аппарата ФССП России и поступившие в его адрес из иных управлений центрального аппарата ФССП России, учитываются в раздельных базах данных.

6.7.1. Все исходящие документы ФССП России подлежат единой регистрации с присвоением регистрационного исходящего номера в Управлении делопроизводства и представляются после подписи, за исключением ответов на обращения граждан, в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства в трех экземплярах:

- первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал), и приложения к нему направляются адресату;

- второй экземпляр (копия с визами) и копия приложений возвращаются в управление центрального аппарата ФССП России;

- третий экземпляр (копия без приложений) остается в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.

Информационные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, исполняются и представляются на регистрацию в Управление делопроизводства в двух экземплярах:

- первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал без приложений), остается в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства;

- второй экземпляр (оригинал с визами и приложениями) возвращается в управление центрального аппарата ФССП России.

Необходимое количество копий с первого экземпляра информационного письма и копий приложений с указателем рассылки (Приложение N 15) передается исполнителем в экспедицию отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства для рассылки по реестру установленного образца (Приложение N 28).

6.7.2. Документы, являющиеся ответами на обращения граждан, после подписи представляются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства и регистрируются в отдельной электронной базе данных.

При ответе гражданину по существу обращения документ представляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал), направляется адресату;

- второй экземпляр (копия с визами) и производство по обращению возвращаются в управления центрального аппарата ФССП России.

При пересылке обращения по принадлежности или с поручением для рассмотрения в территориальном органе ФССП России документ представляется в трех экземплярах:

- первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал с приложением обращения), направляется по принадлежности или с поручением для рассмотрения в территориальный орган ФССП России;

- второй экземпляр, подготовленный на официальном бланке ФССП России (оригинал без приложения), направляется адресату для сведения;

- третий (копия с визами) возвращается в управление центрального аппарата ФССП России.

6.7.3. Устанавливается следующий состав реквизитов для учета исходящих документов ФССП России в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства:

- дата документа;

- регистрационный исходящий номер документа ФССП России;

- номер и дата документа, на который направляется ответ;

- корреспондент;

- адресат;

- наименование документа;

- краткое содержание (заголовок к тексту);

- индекс дела, в которое вшит третий экземпляр документа.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами.

6.7.4. Дата и регистрационный исходящий номер документа проставляются работником отдела документационного обеспечения (для документов, являющихся ответами на обращения граждан, - работником отдела писем и приема граждан) Управления делопроизводства на позициях официального бланка ФССП России, предусмотренных для размещения этих реквизитов.

6.7.5. Дата документа указывается в порядке, установленном пунктом 3.5.9 Инструкции, арабскими цифрами.

Например: 27.01.2006 - число, месяц, год.

6.7.6. Регистрационный исходящий номер документа (за исключением ответов на обращения граждан) содержит:

- код ФССП России;

- код управления центрального аппарата ФССП России, подготовившего документ;

- порядковый номер исходящего документа в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства по учету исходящих документов;

- буквенный литер, добавляемый при регистрации документов, подготовленных за подписью Директора или его заместителей, составленный из первых букв имени и фамилии корреспондента.

Составные части регистрационного исходящего номера разделяются косой чертой или дефисом.

Например: N 12/06-227-НВ, где:

- 12 - код ФССП России;

- 06 - код управления центрального аппарата ФССП России, подготовившего документ (соответствует Управлению делопроизводства);

- 227 - порядковый номер исходящего документа в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства по учету исходящих документов;

- НВ - буквенный литер, проставляемый в регистрационном исходящем номере документа, подготовленного за подписью Директора, составленный из первых букв его имени и фамилии (Н. Винниченко).

В случаях, когда из первых букв имени и фамилии корреспондента складываются сочетания "СС" или "ОВ", используемые в секретном делопроизводстве для индексации грифованных документов, буквенный литер составляется из первых букв имени, отчества и фамилии корреспондента.

Например, для документов, подготовленных за подписью первого заместителя директора Федеральной службы судебных приставов Сазанова С.В., - "СВС" (С.В. Сазанов).

6.7.7. Регистрационный исходящий номер документа, являющегося ответом на обращения граждан, содержит:

- код ФССП России;

- индекс дела по сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России на текущий год, в которое направляется копия документа;

- регистрационный номер, присвоенный обращению гражданина при поступлении в ФССП России Управлением делопроизводства;

- буквенный литер, добавляемый при регистрации документов, подготовленных за подписью Директора или его заместителей, составленный из первых букв имени и фамилии корреспондента.

Составные части регистрационного исходящего номера разделяются косой чертой или дефисом.

Например: N 12/03-38-4227/06-НВ, где:

- 12 - код ФССП России;

- 03-38 - индекс дела по сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России на текущий год, в которое направляется копия документа (соответствует делу Управления организации обеспечения исполнительных действий и установленного порядка деятельности судов с материалами по рассмотрению обращений граждан);

- 4227/06 - регистрационный номер, присвоенный обращению гражданина при поступлении в ФССП России Управлением делопроизводства;

- НВ - буквенный литер, проставляемый в регистрационном исходящем номере документа, подготовленного за подписью Директора, составленный из первых букв его имени и фамилии (Н. Винниченко).

6.7.8. Все исходящие документы подлежат дополнительной регистрации непосредственно в том управлении центрального аппарата ФССП России, в котором они подготовлены в порядке, предусмотренном подразделом 6.6 Инструкции.

Дата и регистрационный номер документа, присвоенный в управлении центрального аппарата ФССП России, проставляются на втором и третьем экземплярах в правом нижнем углу первого листа (для ответов на обращения граждан - на экземпляре, направляемом в дело).

6.7.9. При работе с документами, отправляемыми с использованием электрической связи, следует руководствоваться требованиями раздела 5.5 Инструкции.

6.8.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в ФССП России используются поисковые системы по документам как в традиционном, так и в электронном виде.

6.8.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, используется в поисковой системе по документам, которая включает в себя классификационные справочники (картотеки).

6.8.3. Для обеспечения работы поисковой системы по документам разрабатываются и используются классификационные справочники:

- классификатор вопросов деятельности ФССП России;

- классификатор видов документов;

- классификатор корреспондентов;

- классификатор исполнителей;

- классификатор результатов исполнения документов;

- номенклатура дел.

Помимо перечисленных в поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.8.4. В автоматизированной системе организации документооборота, используемой в Управлении делопроизводства ФССП России, поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке или содержании искомого документа).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.