5.12. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ

154. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в электронной базе данных. Система электронного документооборота УИС должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Пункт 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

155. При приеме электронных документов по каналам электрической связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

открыть электронный документ и убедиться в правильности его адресования;

проверить наличие сопроводительного письма, а также всех названных в документе приложений;

при поступлении электронного документа, содержащего нечитаемую информацию, или при отсутствии указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров направляется запрос о повторной передаче информации в адрес отправителя.

Получение электронных документов должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом 10 - 20 минут.

Работник, допущенный к передаче (приему) документов, несет персональную ответственность за соблюдение требований приема-передачи документов по каналам электрической связи.

Утратил силу. - Приказ ФСИН России от 31.10.2013 N 615.

Запрещается передавать в электронных сообщениях сведения, составляющие государственную тайну, и сведения с грифом "Для служебного пользования".

После подписания документа запрещается внесение каких-либо изменений в его текст.

При передаче на рассмотрение руководителю учреждения или органа УИС поступивших электронных документов, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям учреждения или органа УИС, а также отправке и хранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью руководителя учреждения или органа УИС.

Контроль доставки отправленных электронных документов возлагается на работника, отправившего электронный документ. Контроль обеспечивается средствами электронной почты.

При отправке электронного документа обязательно указываются следующие реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, фамилия, инициалы и рабочий телефон работника, отправившего электронный документ.

Регистрация электронного документа аналогична регистрации отправляемого и принимаемого документа на бумажном носителе с занесением в него регистрационного номера документа и даты регистрации.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307, N 27, ст. 3474) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.