5.13. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ

156. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения юридической силы, за исключением документов об освобождении подозреваемых, обвиняемых и осужденных, поступивших из Верховного Суда Российской Федерации, подтвержденных телеграммой категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".

Документы в адрес учреждений и органов УИС передаются по факсимильным аппаратам.

157. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.

Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация является официальным документом, если получена или направлена по ведомственным каналам связи учреждения и органа УИС.

Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

158. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;

фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Контроль за использованием факсимильных аппаратов, установленных в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.

Принятая факсограмма докладывается руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) в день ее приема, срочная - немедленно и с указанием передается исполнителю под роспись.

159. Поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются в журнале учета принятых (переданных) факсограмм (приложение N 20).

Для отличия от других входящих документов к регистрационному номеру добавляется буквенный индекс "ф" (факсограмма). Например, входящий N 84 ф от 14.02.2011.