3.1. Разработка и ведение номенклатуры дел ФПП
3.1. Разработка и ведение номенклатуры дел ФПП 
3.1.1. В ФПП формируется свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Документальный фонд ФПП образуют документы, созданные в ФПП, а также полученные в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.
3.1.2. Основой формирования документального фонда ФПП является номенклатура дел ФПП. Номенклатура дел ФПП используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. В номенклатуре ФПП предусматриваются электронные дела, в которых систематизируются документы, созданные в электронной форме, а также электронные копии документов.
3.1.3. Ответственность за составление номенклатуры дел ФПП, организацию формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, а также за организацию передачи дел в архив ФПП возлагается на ОДПА.
3.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения ФПП составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения ФПП, подписывается руководителем структурного подразделения ФПП и представляется в ОДПА.
3.1.5. Номенклатура дел ФПП составляется ОДПА на основе номенклатур дел структурных подразделений ФПП, подписывается начальником ОДПА и согласовывается с центральной экспертной комиссией ФПП (далее - ЦЭК ФПП), после чего направляется для согласования с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГАРФ). После согласования номенклатуры дел ФПП с ЭПК ГАРФ номенклатура дел ФПП утверждается руководителем ФПП.
В дальнейшем номенклатура дел ФПП согласовывается с ЭПК ГАРФ один раз в 5 лет.
3.1.6. Номенклатура ФПП составляется в трех экземплярах:
1-й экземпляр - является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел ОДПА;
2-й экземпляр - передается работнику ОДПА, ответственному за организацию работы архива ФПП в качестве учетного документа;
3-й экземпляр - передается в государственный архив, источником комплектования которого является ФПП.
В качестве рабочего экземпляра в ОДПА используется копия утвержденной номенклатуры дел ФПП. В структурные подразделения ФПП номенклатура дел ФПП рассылается в электронном виде.
3.1.7. Номенклатура дел ФПП вводится в действие с 1 января следующего календарного года; в конце каждого года номенклатура дел ФПП уточняется и утверждается руководителем ФПП.
3.1.8. В случае создания в структуре ФПП нового структурного подразделения вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает свою номенклатуру дел и представляет ее в ОДПА для согласования и утверждения в порядке, установленном подпунктом 3.1.4 Инструкции, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел ФПП.
3.1.9. В случае изменения функций и структуры ФПП номенклатура дел ФПП составляется заново, согласовывается с ЭПК ГАРФ и утверждается руководителем ФПП.
3.1.10. Наименованиями разделов номенклатуры дел ФПП являются наименования структурных подразделений ФПП. Индексы номенклатурных дел включают в себя номер структурного подразделения ФПП, номер отдела в составе структурного подразделения ФПП и порядковый номер дела внутри соответствующего отдела.
3.1.11. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел ФПП могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях - в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел ФПП (новые заголовки дел вносятся в так называемые резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел ФПП).
3.1.12. Сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел ФПП, устанавливаются в соответствии с:
- федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом ФПП от 6 октября 2022 г. N 152.
3.1.13. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении ФПП оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временного сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих сроков хранения; итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
3.1.14. В итоговую запись номенклатуры дел ФПП сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений ФПП.
3.1.15. По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении ФПП в течение года, передаются в ОДПА, где на основе полученных из структурных подразделений ФПП данных готовится дополнение к номенклатуре дел ФПП, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел ФПП указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел ФПП; дополнение к утвержденной номенклатуре дел ФПП подписывается начальником ОДПА и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в ФПП в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел ФПП.
3.1.16. Номенклатура дел ФПП используется в качестве основы для составления описей дел структурных подразделений ФПП постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
3.1.17. В ЕСЭД обеспечивается своевременное внесение данных о номенклатурных делах в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ФПП для систематизации электронных документов.
3.1.18. Порядок составления номенклатуры дел ФПП изложен в приложении N 12 к Инструкции.
