7.2. Формирование дел и их текущее хранение
7.2. Формирование дел и их текущее хранение 
7.2.1. Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности ФАС России
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, и систематизация документов внутри дела.
7.2.2. Дела формируются в ФАС России децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
7.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок передаваться исполнителем делопроизводителю соответствующего структурного подразделения ФАС России для формирования их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел данного структурного подразделения.
7.2.4. Контроль правильности формирования дел в структурных подразделениях ФАС России осуществляет Управление делами.
7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
по объему дело не должно превышать 200 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
В РК документа делопроизводитель вносит отметку о списании документа с указанием номера дела согласно номенклатуре дел управления.
В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии данных приложений, делается запись на документе об их местонахождении.
7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
Приказы ФАС России группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документа, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, его Президиума и выписки из протоколов.
Все документы отчетного и информационного характера во исполнение акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное для этого дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки в отделе-канцелярии Управления делами.
Документы заседаний коллегии группируются по хронологическому признаку, при этом протоколы, решения коллегии, документы к заседаниям коллегии помещаются в одно дело. Документы заседаний президиума ФАС России группируются по тому же принципу.
Положения, инструкции, утвержденные приказами ФАС России по основной деятельности, являются приложениями к приказам и группируются вместе с указанными документами.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников центрального аппарата ФАС России группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы ФАС России и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым.
7.2.8. Дела структурных подразделений ФАС России подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя:
описание дела на обложке;
брошюровку и нумерацию листов;
составление заверительной надписи.
Оформление дел в делопроизводстве осуществляется делопроизводителем структурного подразделения, формирующего данное дело при методической помощи и под контролем центрального архива ФАС России (Управление делами).
7.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 8), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение N 9), составление (для приказов ФАС России) внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.
7.2.10. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
полное и сокращенное наименования ФАС России;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре;
заголовок дела (полный) по номенклатуре;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела (по номенклатуре);
архивный шифр дела (проставляется работником центрального архива ФАС России).
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование ФАС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - указывается полное название структурного подразделения, в соответствии с утвержденной структурой;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел структурного подразделения полностью, без сокращений;
дата дела обозначается годом.
Для дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), датой являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.д.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов проставляется на обложке дела в точном соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения.
На делах постоянного хранения пишется: хранить постоянно.
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках постоянного срока хранения проставляется в центральном архиве ФАС России чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
7.2.11. Для учета приказов ФАС России по общим вопросам и личных дел служащих ФАС России составляется внутренняя опись документа (приложение N 10). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.2.13. С момента заведения и до передачи в центральный архив ФАС России (или до уничтожения по истечении срока хранения) дела хранятся по месту их формирования.
Руководитель структурного подразделения ФАС России несет персональную ответственность за сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного структурного подразделения. Номенклатура дел или (для отдела) выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в центральный архив ФАС России.
7.2.14. Документы, создаваемые в электронном виде в СЭД имеют те же сроки хранения, что и документы на бумажных носителях и формируются в дела должны быть сформированы в соответствующие дела. Правила формирования электронных дел в СЭД устанавливаются специальной инструкцией.
7.2.15. Выдача дел служащим структурного подразделения для работы осуществляется делопроизводителем данного структурного подразделения под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.
Дела выдаются во временное пользование служащим структурного подразделения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ФАС России или его заместителя, непосредственно координирующего и контролирующего деятельность Управление делами, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ФАС России (или лица, временно исполняющего его обязанности), при этом в дело подшивается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.
