7.3. Порядок передачи документов на хранение в архив
7.3. Порядок передачи документов на хранение в архив 
7.3.1. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы ФАС России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение как часть Архивного фонда Российской Федерации.
7.3.2. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет Управление делами, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда ФАС России.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в ФАС России в составе отдела-канцелярии Управления делами образован центральный архив ФАС России.
Дела временного (до 10 лет) хранения в центральный архив ФАС России не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
7.3.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в РК СЭД в поле "Номенклатура дел".
7.3.4. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев.
7.3.5. Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дела, при подготовке дел к передаче на хранение в центральный архив ФАС России и при подготовке к передаче дел в Государственный архив Российской Федерации.
7.3.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФАС России создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия, состоящая из специалистов структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
7.3.7. Функции и права ЦЭК, организация ее работы определяется Положением о Центральной экспертной комиссии ФАС России, согласованным с Федеральным архивным агентством и утвержденным приказом ФАС России от 23.05.2005 N 100.
7.3.8. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ФАС России делопроизводителями, совместно с ЦЭК, и под непосредственным методическим руководством центрального архива ФАС России.
7.3.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив ФАС России, отбор документов временного хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек.
7.3.10. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании согласованной с Государственным архивом Российской Федерации номенклатурой дел центрального аппарата ФАС России путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела временного хранения с отметкой "ЭПК" также подлежат полистному просмотру с целью определения документов, которые необходимо оставить на постоянное хранение. Выделенные документы присоединяются к однородным делам или оформляются как самостоятельные дела.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ФАС России.
7.3.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
7.3.12. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда ФАС России, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.3.13. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.3.14. Описи дел для сдачи документов в центральный архив ФАС России составляются ежегодно делопроизводителями структурных подразделений ФАС России под непосредственным методическим контролем центрального архива ФАС России.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 11) и представляются в центральный архив ФАС России не раньше, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями ФАС России, служат основой для подготовки сводной описи дел центрального аппарата ФАС России. Сводную опись дел готовит центральный архив ФАС России. Сводная опись дел постоянного хранения подлежит утверждению, а опись по личному составу согласованию, ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
7.3.15. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: индекс дела, заголовок дела, порядковый номер дела (тома, части), дата дела (тома, части), указание количества листов в деле (томе, части), срок хранения дела.
7.3.16. При составлении описи необходимо соблюдать следующие правила:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовой;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.
7.3.17. В конце описи, вслед за последней описательной статьей, делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
7.3.18. Описи дел структурного подразделения подписываются составителем описи (делопроизводителем) с указанием его должности, согласовывается с заместителем начальника Управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего опись.
7.3.19. Опись дел структурного подразделения ФАС России составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив ФАС России, а второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.
7.3.20. Отбор документов с истекшими сроками хранения за соответствующий период времени к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их ЭПК Государственного архива Российской Федерации. Общий акт рассматривается на заседании ЦЭК ФАС России и утверждается заместителем руководителя ФАС России.
7.3.21. Акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения составляется на дела всего центрального аппарата ФАС России центральным архивом ФАС России на основании данных о количестве выделяемых дел, предоставляемых делопроизводителями структурных подразделений в отдел-канцелярию Управления делами (приложение N 12).
7.3.22. В центральный архив ФАС России передаются дела только с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности центрального аппарата ФАС России. Передача осуществляется только по описям дел.
7.3.23. Дела временного (до 10 лет) хранения хранятся в соответствующих структурных подразделениях ФАС России и подлежат уничтожению по истечении срока хранения по акту в установленном порядке.
7.3.24. Передача дел структурных подразделений в центральный архив ФАС России осуществляется строго по графику, составленному Управлением делами с учетом количества дел, подлежащих передаче на хранение в каждом структурном подразделении ФАС России, и утвержденному приказом ФАС России.
7.3.25. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудник центрального архива ФАС России предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФАС России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие структурного подразделения обязаны устранить.
7.3.26. Прием каждого дела производит сотрудник центрального архива ФАС России в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника центрального архива ФАС России и делопроизводителя, передававшего дела.
7.3.27. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей инструкцией правил, возвращаются в структурное подразделение для переоформления.
7.3.28. В случае исключения подразделения из структуры ФАС России делопроизводитель данного структурного подразделения оформляет оконченные дела и передает их в центральный архив ФАС России по описям (дела постоянного и долговременного хранения) и по номенклатуре дел (дела временного хранения) структурного подразделения независимо от сроков хранения.
