5.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ АНТИМОНОПОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ (ФАС РОССИИ)

5.4.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

5.4.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с должностными лицами ФАС России (внутреннее согласование) возлагается на подразделение - ответственного исполнителя документа.

5.4.3. Проекты документов ФАС России готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

Согласование проекта документа производится в электронном виде в СЭД с использованием электронной подписи.

Проекты документов с пометкой "Для служебного пользования" согласовываются только на бумажном носителе, оформляется визовой экземпляр.

5.4.4. Документы, представляемые на подпись руководству ФАС России, должны иметь временный регистрационный номер (идентификатор) с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные образы документов, указанных в пп. 5.3.4. Инструкции.

5.4.5. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

доступ - общий, ДСП;

корреспонденты - куда направляется документ, если корреспондентов более четырех, то исполнителем создается группа рассылки;

аннотация - краткое содержание документа:

состав - количество листов документа и приложений к нему;

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

связи карточек - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

процедура - соответствующая процедура выбирается из списка;

содержание, содержание 2 и основание вынесения - выбираются из списка.

5.4.6. Подписанные документы для регистрации и организации отправки передаются в группу правительственной корреспонденции отдела-канцелярии или в группу исходящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами полностью оформленными,

5.4.7. Перед текстом письма на бланке указывается его краткое содержание (заголовок), если нет специального заголовка (заключение, решение, предписание).

5.4.8. В письме, к которому прилагаются какие-либо документы, под текстом письма должно быть обязательно указано приложение (см. пп. 2.2.13. Инструкции).

5.4.9. Инициалы, фамилия исполнителя письма и номер его служебного телефона указывается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (см. пп. 2.2.20. Инструкции) или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа. Если документ предназначен для передачи по факсимильной связи или по электронной почте, то исполнитель должен быть указан только на лицевой стороне последнего листа документа.

5.4.10. При наличии специального указания руководителя ФАС России "доложить" подписанный заместителем руководителя службы документ должен содержать отметку об исполнении указания руководителя.

5.4.11. Окончательный ответ на документ должен быть завизирован всеми должностными лицами, названными в указаниях по исполнению руководства ФАС России к данному документу (правила визирования см. пп. 2.2.15. Инструкции).

5.4.12. Для регистрации в группу правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и группу исходящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами представляют подготовленный для отправки документ в последней редакции (согласованный, подписанный и не требующий исправлений).

5.4.13. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю в день поступления или на следующий рабочий день.

5.4.14. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его сотрудником.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

5.4.15. Исходящие документы, созданные с помощью электронных шаблонов и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, поступают на регистрацию сразу после подписания.

Регистрационный номер и дата документа автоматически проставляются СЭД на бланке в электронном шаблоне. Сотрудники группы правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и группы исходящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами при необходимости распечатывают документ и направляют его по указанному адресу. Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью и предназначенные для передачи только по каналам электронной связи, в том числе по МЭДО, не распечатываются.

5.4.16. Документы, направляемые в несколько адресов в виде копий на бумажном носителе, после регистрации возвращаются исполнителю для подготовки рассылки. Подготовленные исполнителем копии передаются в Управление делами для заверения и отправки.

5.4.17. Документы на бумажных носителях, служащие основанием исходящего письма, подшивается в соответствующее (по номенклатуре дел) дело в структурном подразделении. Документы - основания правительственной переписки передаются в группу правительственной корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами, где подшиваются в дела согласно номенклатуре дел Управления делами. Соответствующая информация о списании документа в дело вносится в РК. Подлинники документов, отправленных только по системе МЭДО или по другим каналам электронной связи, подшиваются в соответствующее дело в управлении.

5.4.18. Определения, протоколы, постановления, решения и предписания комиссий ФАС России отправляются адресатам только с уведомлением о вручении, при этом в РК документа делается отметка.

При необходимости отправления другой корреспонденции с уведомлением о вручении исполнитель должен сделать соответствующую отметку в РК исходящего документа.