VII. Документальный фонд Агентства
VII. Документальный фонд Агентства 
Агентство формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе деятельности документов.
Формирование документального фонда Агентства осуществляется в структурных подразделениях Агентства при непосредственном контроле и методическом сопровождении отдела делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечениях их сохранности, учета и передачи дел в архив Агентства.
46. Разработка и ведение номенклатуры дел
46.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
46.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об Агентстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности Агентства.
46.3. В Агентстве составляется номенклатура дел Агентства на основе предложений структурных подразделений, которые составляют ее разделы (приложение N 22).
46.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения Агентства и представляется в Административное управление.
Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в отдел делопроизводства на согласование.
46.5. Номенклатура дел Агентства составляется отделом делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.
46.6. Номенклатура дел Агентства подписывается начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства), согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Агентства, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК Государственного архива Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет в случае отсутствия коренных изменений в функциях и структуре Агентства.
46.7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают работники отдела делопроизводства Административного управления.
46.8. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Агентства на основании запроса получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
46.9. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства. Второй - используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Агентства. Четвертый - передается в Государственный архив Российской Федерации.
Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в отделе делопроизводства в электронном виде.
46.10. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, согласовывается с ЦЭК, утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
46.11. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел Агентства являются названия структурных подразделений Агентства. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
46.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
46.13. Номенклатура дел Агентства составляется по установленной форме.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в Агентстве цифрового обозначения (кода) управления, цифрового обозначения (кода) отдела, входящего в состав управления, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 07-04-10, где 07 - обозначение управления, 04 - обозначение отдела в управлении, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Агентства или структурного подразделения (отдела) как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела, указание "Документы в электронном виде", например:
Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации. Электронные документы.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы по представлению к награждению и поощрению работников Агентства (представления, докладные записки, переписка и др.)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с территориальными органами Агентства по основным вопросам деятельности
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам исполнения федерального бюджета
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей по административно-хозяйственной деятельности
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые отчеты Агентства об исполнении федерального бюджета.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2013 г."), об уничтожении дел ("уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения, о носителе и др.
46.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию с отделом делопроизводства. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
46.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
47. Формирование дел и их текущее хранение
47.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
47.2. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок передаваться делопроизводителям структурных подразделений для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
47.3. Методическая помощь по вопросам формирования дел осуществляется отделом делопроизводства.
47.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; приложения - вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях, помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дела постоянного и свыше 10 лет срока хранения не должны превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (для дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
47.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его комиссий.
47.6. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Инструкции, положения, правила, планы, графики, штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Агентства и его территориальных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством документы в электронном виде формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Агентства, отдельно от документов на бумажных носителях, в электронных базах данных.
47.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (приложение N 23).
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
47.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
47.9. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования в управлениях и отделах Агентства.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
47.10. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений и делопроизводителей.
47.11. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и даты заведения и окончания дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Дела документального фонда Агентства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Агентства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Агентства или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более трех лет после окончания делопроизводством, а затем передаются в архив Агентства.
Личные дела уволенных работников Агентства передаются в архив через десять лет после увольнения.
47.12. Выдача дел работникам подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается наименование структурного подразделения (отдела), индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам Агентства на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Если отдельные документы, включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя, первого заместителя, заместителей руководителя Агентства, курирующих вопросы делопроизводства, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
47.13. Документы, связанные с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов хранятся в отделе судебно-претензионной работы Правового управления до их сдачи в архив.
Материалы дела подшиваются в отдельную папку-скоросшиватель в хронологическом порядке, поступления в Агентство, либо исходящей документации. На обложку папки наклеивается типовая форма титульного листа отдела, которая заполняется исполнителем.
Типовая форма титульного листа содержит:
наименование суда, в котором рассматривается дело;
номер дела в суде;
реестровый номер дела внутреннего учета отдела;
информацию о лицах, участвующих в деле;
предмет спора;
даты и время судебных заседаний;
результаты рассмотрения дела различными инстанциями;
дату сдачи дела в архив.
Корешок папки дела должен содержать информацию о реестровом номере, суде, рассматривающем дело, и номер дела в суде.
Дела при хранении группируются по видам судопроизводства.
48. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
48.1. Документы Агентства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации или на уничтожение.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Агентстве образуется архив.
Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив Агентства и на уничтожение включает работу отдела делопроизводства и делопроизводителей по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
48.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
48.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов в Агентстве осуществляется постоянно действующей ЦЭК.
48.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определены положением, которое утверждено руководителем Агентства. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
48.5. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Агентства.
48.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях и отделах непосредственно работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК под методическим руководством отдела делопроизводства.
48.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях (отделах); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
48.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
48.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
48.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
48.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.
48.12. В каждом структурном подразделении (отделе) описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников отдела делопроизводства Агентства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит отдел делопроизводства и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
48.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 24, 25) не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
48.14. Описательная статья описи дел постоянного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечание.
Описательная статья описи дел временного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); срок хранения дела, N статьи по перечню; примечание.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
48.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Государственным архивом Российской Федерации;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.;
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме и уничтожении дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие управления (отделы) со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
48.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
48.17. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы делопроизводства) и утверждается руководителем структурного подразделения.
48.18. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
48.19. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем отдела делопроизводства.
48.20. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 26); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 27); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
48.21. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства (фондообразователя); наименование структурного подразделения (отдела); номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Обложка дела временного (до 10 лет) хранения оформляется по установленной форме согласно приложению N 28.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Агентства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения и отдела указывается в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.) датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Агентства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
49. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
49.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 29).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2013 г. дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2019 г.).
49.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких управлений (отделов), то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения (отдела) (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
49.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем Агентства только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения; после утверждения руководителем Агентства актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Агентства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
50. Передача дел на архивное хранение
50.1. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.
50.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив Агентства не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.
50.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При подготовке дел к передаче в архив из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).
50.4. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному Административным управлением, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем Агентства.
50.5. В период подготовки дел структурного подразделения к передаче в архив Агентства работником отдела делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за делопроизводство, обязаны устранить.
50.6. Прием дел производится работником отдела делопроизводства Агентства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела делопроизводства и лица, передавшего дела.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками структурных подразделений с заявкой на передачу дел в архив.
50.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Агентства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
