IV. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

18. Состав документов Агентства

18.1. В Агентстве создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, порядки, протоколы, доверенности, договоры, телеграммы и решения совещательных, координационных, экспертных и других коллегиальных органов, аналитические, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.

Обязательному согласованию с начальником Правового управления или иным уполномоченным лицом Правового управления, подлежат:

проекты нормативных правовых актов Российской Федерации, включая проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Агентства;

проекты приказов (распоряжений) Агентства, в том числе по кадровым вопросам;

проекты договоров (контрактов, соглашений);

проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Агентства;

проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам;

проекты доверенностей на предоставление интересов и совершение действий от имени Агентства;

иные документы в пределах компетенции по поручениям руководителя Агентства.

18.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах совещаний и заседаний.

18.3. Взаимные обязательства Агентства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, государственных контрактов.

19. Приказ

19.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по вопросам основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам.

19.2. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Агентства на основании поручений руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Административным управлением (прием, увольнение, назначение, перевод, взыскание, обучение, предоставление отпусков, командирование работников Агентства и др.) и Управлением бухгалтерского учета и отчетности (премирование федеральных государственных гражданских служащих Агентства, руководителей и заместителей руководителей территориальных органов Агентства) на основании соответствующих представлений.

19.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов, обеспечение соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка при подготовке проектов приказов осуществляется Административным управлением.

19.4. Проекты приказов, представляемые на подпись руководству Агентства, визируются в следующей очередности:

исполнителем, начальником отдела структурного подразделения, заместителем руководителя структурного подразделения, координирующим деятельность отдела, руководителем структурного подразделения, внесшим проект на рассмотрение;

руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также заинтересованными структурными подразделениями;

заместителем начальника Административного управления в соответствии с должностным регламентом;

начальником Административного управления;

начальником Правового управления;

первым заместителем руководителя Агентства, заместителем руководителя Агентства в соответствии с распределением обязанностей.

Срок рассмотрения и согласования (визирования) проекта приказа, как правило, не должен превышать трех рабочих дней.

При наличии нескольких приложений к приказу, приложения нумеруются в соответствии с порядком, определенным подпунктом 16.13 настоящей Инструкции.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Визирование проектов приказов оформляется на листе согласования, располагаемом на обороте последнего листа проекта приказа. Визы включают должности визирующих, подписи, расшифровку подписей и дату.

Проекты приказов докладываются руководителю Агентства, при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его подготовки.

19.5. К утвержденному приказу прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам.

Копии приказов по кадровым вопросам (или их размноженные экземпляры) направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, на бумажных носителях.

19.6. Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Агентства; вид документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления (издания); наименование (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы (лист согласования).

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (с добавлением индекса "н" для приказов нормативного характера или индекса "л/с" для приказов по личному составу и т.п.).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в Федеральном агентстве
научных организаций

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14, N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи со служебной необходимостью" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается строчными буквами вразрядку (разреженным интервалом 2 пт).

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель Агентства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается. Образец оформления приказа приведен в приложении N 11.

19.7. Совместные приказы Агентства и федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "Приказ" располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

20. Распоряжение

20.1. Распоряжениями оформляются решения по вопросам основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам.

Распоряжения издаются в целях оперативного управления и, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц и организаций.

20.2. Проекты распоряжений готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства либо в инициативном порядке.

20.3. Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов распоряжений, обеспечение соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка при подготовке проектов распоряжений осуществляется Административным управлением.

20.4. Проекты распоряжений и приложения к ним, представляемые на подпись руководству Агентства, визируются в следующей очередности:

исполнителем, начальником отдела структурного подразделения Агентства, заместителем руководителя структурного подразделения Агентства, курирующим деятельность отдела, руководителем структурного подразделения Агентства, внесшим проект на рассмотрение;

руководителями структурных подразделений Агентства, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также заинтересованными структурными подразделениями;

заместителем начальника Административного управления в соответствии с должностным регламентом;

начальником (заместителем начальника) Административного управления;

начальником (заместителем начальника) Правового управления Агентства;

первым заместителем руководителя Агентства, заместителем руководителя Агентства, в соответствии с распределением обязанностей.

Срок рассмотрения и согласования (визирования) проекта распоряжения, как правило, не должен превышать трех рабочих дней.

20.5. К утвержденному распоряжению прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам.

20.6. Распоряжение имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Агентства; вид документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту - приводится в случае утверждения проверочных мероприятий, а также мероприятий, связанных с решением вопросов имущественного характера и вопросов включения жилых помещений в специализированный жилищный фонд Российской Федерации); подпись; визы (лист согласования).

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака N и порядкового номера распоряжения (с добавлением индекса "рп").

Текст распоряжения печатается шрифтом Times New Roman размером N 13, 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Подпись состоит из наименования должностного лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Распоряжения подписывает руководитель Агентства, в его отсутствие - лицо, его замещающее, а также первый заместитель руководителя Агентства, заместитель руководителя Агентства в соответствии с распределением обязанностей.

Внесение изменений в подписанное распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Образец оформления распоряжения приведен в приложении N 12.

21. Положение, порядок, правила, инструкция

21.1. Положение и порядок принимаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства, устанавливается последовательность действий, процедур.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые Агентством; утверждение оформляется путем издания приказа об их утверждении.

21.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

21.3. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

21.4. Внесение изменений в положения (правила, инструкции), утвержденные приказами Агентства, осуществляется путем издания приказа.

22. Организация заседания (совещания) и подготовка протокола

22.1. Заседания (совещания) под руководством руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства (далее - заседания (совещания) проводятся в соответствии с положениями Регламента Федерального агентства научных организаций, утвержденного приказом Федерального агентства научных организаций от 26 июня 2015 г. N 23н, настоящей Инструкцией, иными правовыми актами, а также указанием должностного лица, созывающего заседание (совещание) (далее - председатель заседания (совещания).

Порядок подготовки, проведения и оформления итогов работы (решений) заседаний комиссий, советов, рабочих групп и иных коллегиальных органов, председателями (руководителями) которых являются должностные лица Агентства, определяются правовыми актами о создании таких органов.

22.2. С целью надлежащей подготовки и проведения, оформления решений, принятых по результатам обсуждения вопросов, председатель заседания (совещания) назначает секретаря.

Материалы к заседанию (совещанию), включая повестку дня, а также другие необходимые документы, готовятся секретарем по форме согласно приложению N 13, 14, 15, 16, 17, 18.

Требования к представлению информации к заседаниям (совещаниям) установлены п. 27.6 настоящей Инструкции.

22.3. По рассмотренным на заседании (совещании) вопросам принимаются решения, которые оформляются протоколами.

Протоколы подписываются председателем заседания (совещания) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

22.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя заседания (совещания), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

22.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), инициалы и фамилии присутствовавших лиц, а также секретаря (при необходимости).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано полужирным шрифтом размером N 14 - 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

22.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы координационных, экспертных советов, комиссий, рабочих групп и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

22.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

22.8. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование Агентства - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование;

вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 19.

Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 20.

22.9. Регистрация, рассылка протоколов заседаний (совещаний) руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства осуществляется Административным управлением в журналах "Протоколы совещаний" в информационной системы электронного документооборота.

Хранение подлинников протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Протоколы заседаний (совещаний) у руководителей структурных подразделений готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях Агентства.

22.10. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний (совещаний) руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства, осуществляют:

у руководителя Агентства - отдел организации и контроля исполнения поручений Административного управления;

у первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства - работники, обеспечивающие деятельность руководства;

у руководителя структурного подразделения - работники, ответственные за ведение делопроизводства.

23. Доверенность

23.1. Оформление доверенности в Агентстве осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее совершения.

23.2. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Агентства, а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность оформляется на продольном бланке Агентства.

Перед текстом центрованно размещается реквизит "Наименование документа" - ДОВЕРЕННОСТЬ.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Агентства;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя Агентства (лица, исполняющего его обязанности);

содержание доверенных полномочий;

срок действия доверенности.

Доверенность подписывает руководитель Агентства (лицо, исполняющее его обязанности). Доверенность регистрируется в Административном управлении Агентства и заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

24. Договор

24.1. Договор оформляется на стандартных листах формата A4.

Договор (соглашение), контракт (далее - договор) с федеральными органами исполнительной власти, другими органами государственной власти оформляется компетентными структурными подразделениями Агентства в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, визируется исполнителями, руководителями структурных подразделений, начальником Правового управления (исполняющим обязанности начальника Правового управления), первым заместителем руководителя Агентства, заместителями руководителя Агентства в соответствии с распределением обязанностей. Договор, подготовленный иным федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, организацией, передается на согласование в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией и в Правовое управление для проведения правовой экспертизы, затем оформляется, визируется и подписывается в аналогичном порядке.

25. Телеграмма

Телеграмма, направляемая через отделение почтовой связи, оформляется на продольном бланке Агентства в 2-х экземплярах (оригинал передается в отделение почтовой связи, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, подготовившего документ) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, Например: ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ;

б) перед текстом центрованно размещается реквизит "Наименование документа" - ТЕЛЕГРАММА;

в) после наименования помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, N дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), индекса предприятия связи. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

г) текст телеграммы оформляется как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);

д) визы собираются на лицевой стороне 2 экземпляра;

е) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Телеграммы подписывает руководитель Агентства (лицо, исполняющее его обязанности), первый заместитель руководителя Агентства, заместители руководителя Агентства, а в исключительных случаях (по поручению руководителя Агентства или лица, исполняющего его обязанности) - руководители структурных подразделений.

26. Служебная переписка

26.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

26.2. Служебные письма Агентства готовятся как:

ответы (доклады, отчеты) о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы (доклады, отчеты) на запросы федеральных органов исполнительной власти;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

26.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата A4.

Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При подготовке служебных писем в адрес территориальных органов и организаций, подведомственных Агентству, отправляемых посредством информационной системы электронного документооборота, а также в адрес федеральных органов власти, отправляемых посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), используется шаблон бланка.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, а также регистрационный номер документа включаются в наименование должности.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

26.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование посредством информационной системы электронного документооборота всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению документов руководителя Агентства (первого заместителя руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства). Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

26.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Федеральное агентство научных организаций считает...", "Федеральное агентство научных организаций рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "Уважаемый Иван Петрович!" в начале письма над текстом и "С уважением,..." в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

26.6. Служебные письма подписываются в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства и заместителями руководителя Агентства, а также руководителями структурных подразделений Агентства в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами руководителей структурных подразделений Агентства.

Проекты писем, представляемые на подпись руководителю Агентства (врио руководителя Агентства) проходят обязательную проверку соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка в Административном управлении. Проекты писем представляются на проверку в Административное управление с визами исполнителя, начальника структурного подразделения ФАНО России, ответственного за их подготовку, руководителей всех заинтересованных (указанных в поручении) структурных подразделений ФАНО России.

27. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная).

27.1. Внутриведомственная переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Агентства.

27.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);

дата документа;

регистрационный номер;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);

название документа (заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

отметка об исполнителе.

Образец оформления служебной записки приведен в приложении N 21.

27.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок дается ссылка на документ-основание (при наличии), кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений, писем и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

27.4. Внутриведомственная переписка (за исключением объяснительных записок) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается электронной подписью, регистрируется и направляется адресату посредством информационной системы электронного документооборота.

27.5. Текст служебных писем и внутриведомственной переписки печатается через межстрочный интервал 1 или 1,5, шрифтом N 13, N 14.

Служебная и внутриведомственная переписка может оформляться с использованием формата A3 шрифтом N 10 - N 14.

27.6. Информация к совещаниям, мероприятиям, встречам руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства представляется в электронном виде и на бумажном носителе формата A4, выполненная шрифтом Times New Roman размером N 14, N 13 с полями по левому краю - 30 мм, верхнему - 25 мм, нижнему краям - 24 мм, правому краю - 20 мм с одинарным или 1,5 интервалом между строками. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Ширина абзаца должна составлять 6 интервалов.

Допускается представление таблиц, планов, схем на листах формата A3, если это вызвано специфическими особенностями представляемой информации и невозможностью ее размещения на листах формата A4 без ущерба для восприятия. Не допускается представление информации на бумажном носителе с исправлениями, помарками, дефектами текста, бледной печатью, следами корректирующей жидкости, а также плохо читаемых таблиц.

Текстовый документ должен начинаться заголовком, содержащим указание на структурное подразделение, подготовившее документ.

На лицевой стороне последнего листа информации в нижнем левом углу в обязательном порядке должны быть указаны реквизиты исполнителя документа (фамилия, имя, отчество, служебный телефон).

Информация должна быть изложена с соблюдением правил орфографии, пунктуации и стилистики делового письма, содержать краткий анализ проблематики по теме встречи, совещания, мероприятия, динамику развития направления деятельности Агентства в соответствующей сфере деятельности, ее влияние на деятельность Агентства и подведомственных организаций.

В тексте должны быть сформулированы проблемные вопросы, подлежащие рассмотрению в ходе встречи, совещания, мероприятия, предпринимаемые и планируемые меры по их разрешению, необходимые для этого финансовые, материальные, кадровые ресурсы и их источники, а также отражены предложения о мерах административного воздействия, принятии нормативных правовых актов, документировании управленческих решений.

Объем информации не должен превышать двух листов печатного текста. Дополнительная информация может быть представлена в виде приложения к основному документу, в объеме не более десяти листов печатного текста, включая таблицы.