Воинский учет ведут организации-работодатели, у которых работают граждане, подлежащие воинскому учету. Руководитель отвечает за состояние воинского учета в организации, даже если фактически документы ведет кадровик, бухгалтер или отдельный специалист. Положение № 719 прямо устанавливает нормы по числу работников, которые занимаются воинским учетом: при количестве военнообязанных менее 500 человек достаточно одного работника по совместительству, от 500 до 2000 — нужен один освобожденный работник, от 2000 до 4000 — два освобожденных работника.
На практике в небольшой компании воинский учет обычно поручают кадровику. Но это нужно оформить документально, а не просто сказать: «теперь этим занимаешься ты». Для этого подойдет приказ о назначении ответственного за воинский учет. Если обязанности распределяют внутри кадровой службы, можно дополнительно использовать приказ о распределении обязанностей в отделе кадров.
Кого нужно учитывать
В организации учитывают не всех работников подряд, а тех, кто обязан состоять на воинском учете. В первую очередь это призывники — мужчины от 18 до 30 лет, которые не пребывают в запасе, а также граждане, пребывающие в запасе. К учету могут относиться и женщины, если у них есть военно-учетная специальность. Эти категории перечислены в Положении о воинском учете.
Поэтому при приеме на работу кадровик должен проверить документы воинского учета: военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву, либо иной документ, подтверждающий отношение к воинской обязанности. Если работник не может сразу представить документ, лучше не оставлять ситуацию устной. Можно попросить его оформить заявление о невозможности представления документа и указать, когда документ будет передан.
Если работник обязан состоять на воинском учете, но документов нет или сведения вызывают сомнения, работодателю безопаснее зафиксировать это и направить работника для уточнения данных в военкомат. Иначе при проверке проблема будет выглядеть как небрежное ведение учета.
Какие документы нужны организации
Минимальный комплект документов по воинскому учету обычно включает приказ о назначении ответственного, должностную инструкцию или распределение обязанностей, карточки граждан по форме № 10, переписку с военкоматом, сведения о приеме и увольнении работников, документы по сверке, журналы или реестры отправленных сообщений, а также локальный порядок работы с военно-учетными документами.
Основной учетный документ внутри организации — карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, форма № 10. Она утверждена приказом Минобороны № 700 и приведена в приложении № 22 к Инструкции. Карточку заполняют на основании документов воинского учета работника и хранят в организации для ведения военно-учетной работы.
Отдельно стоит хранить подтверждения отправки сведений в военкомат: копии писем, описи, квитанции, отметки о приеме, исходящие номера. Если военкомат заявит, что сведения не поступили, именно эти документы помогут доказать, что организация исполнила обязанность.
Что делать при приеме работника
При приеме работника кадровик проверяет, подлежит ли человек воинскому учету, сверяет документы, вносит данные в карточку формы № 10 и направляет сведения в военкомат. Для приема и увольнения используется форма из приложения № 2 к Положению № 719.
Срок важен: сведения о приеме или увольнении работника, подлежащего воинскому учету, направляют в течение 5 дней. В 2026 году это один из самых практичных контрольных сроков для кадровика: пропустили прием или увольнение — получили риск штрафа для должностного лица по статье 21.4 КоАП РФ.
Работодателю лучше встроить воинский учет прямо в процедуру приема. Например, в чек-лист кадровика добавить пункт: проверить военно-учетные документы, заполнить форму № 10, подготовить сведения в военкомат, зарегистрировать исходящее письмо. Тогда воинский учет не будет вспоминаться только перед проверкой.
Что делать при увольнении работника
При увольнении работника, подлежащего воинскому учету, организация также сообщает сведения в военкомат. Делать это нужно по форме приложения № 2 к Положению № 719, в срок 5 дней с даты увольнения.
После увольнения карточку формы № 10 не стоит просто выбрасывать. Ее нужно изъять из текущей картотеки, сохранить до сверки с военкоматом и действовать по установленному порядку хранения и уничтожения. Если в компании много увольнений, лучше вести отдельный реестр отправленных сведений: дата увольнения, ФИО работника, военкомат, дата отправки, исходящий номер, способ отправки.
Если сотрудник увольняется перед военными сборами или уже получил повестку, кадровику нужно особенно внимательно проверить документы. Для ситуации с военными сборами на сайте можно использовать приказ о направлении работника на военные сборы.
Повестки и оповещение работников
Если в организацию поступила повестка или вызов из военкомата, работодатель должен оповестить работника и обеспечить ему возможность явки. В 2026 году эта тема стала еще чувствительнее, потому что призывные мероприятия проводятся в течение года, а не только в привычные сезонные периоды. Президентский указ о призыве на 2026 год предусматривает призыв с 1 января по 31 декабря.
Главная ошибка работодателя — получить повестку, положить ее в папку и ничего не сделать. Если организация не оповестила работника о вызове в военкомат или помешала ему явиться, штраф по статье 21.2 КоАП РФ составляет 40 000–50 000 рублей для должностных лиц и 350 000–400 000 рублей для юридических лиц.
Если речь идет о мобилизационном оповещении, риски еще выше. За неоказание содействия военкоматам при мобилизационной работе штраф по статье 19.38 КоАП РФ составляет 60 000–80 000 рублей для должностных лиц и 400 000–500 000 рублей для юридических лиц. Для такой ситуации можно использовать приказ об оповещении граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации.
Какие сведения нужно подавать в военкомат
Самые частые сведения — о приеме и увольнении работников, подлежащих воинскому учету. Кроме того, организация должна представлять необходимые данные по запросам военкомата, участвовать в сверке и подавать списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, если такой запрос поступил.
По отчетности на первоначальную постановку важно помнить дату: сведения о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, подаются до 1 ноября по запросу военкомата, по формам из приложений 6 и 7 к Положению № 719.
За непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, штраф по статье 21.1 КоАП РФ составляет 40 000–50 000 рублей для должностных лиц и 350 000–400 000 рублей для юридических лиц.
Сверка данных с военкоматом
Воинский учет нельзя вести один раз при приеме и забыть. Сведения нужно поддерживать в актуальном состоянии: проверять состав семьи, образование, место жительства, должность, состояние на учете, документы воинского учета. Если военкомат присылает запрос или приглашает на сверку, организация должна подготовить карточки и сведения.
Перед сверкой полезно пройти внутренний чек-лист: есть ли карточка формы № 10 на каждого работника, подлежащего учету; совпадают ли данные с военным билетом или удостоверением призывника; отправлены ли сведения о приеме и увольнении; есть ли подтверждения отправки; правильно ли оформлены повестки; нет ли работников без военно-учетных документов.
Если военкомат запрашивает характеристику на работника, можно использовать характеристику с места работы в военкомат. Такой документ лучше готовить на фирменном бланке и не превращать в формальную отписку: военкомат обычно запрашивает сведения о работнике не просто для архива.
Бронирование работников
Воинский учет не равен бронированию. Воинский учет ведут практически все организации, где есть соответствующие работники. Бронирование — отдельная процедура для граждан, пребывающих в запасе, если организация и должность соответствуют установленным требованиям.
Если компания занимается бронированием, документы нужно оформлять отдельно и не смешивать их с обычными карточками формы № 10. Для внутреннего решения можно использовать приказ о бронировании граждан, пребывающих в запасе.
Работодателю важно не обещать работнику «бронь» устно. Если права на бронирование нет или документы не оформлены, такая фраза только создаст конфликт. Безопаснее объяснить, что организация ведет воинский учет, а вопрос бронирования решается по отдельным правилам.
Какие штрафы грозят работодателю
В 2026 году основные штрафы выглядят так. За непредставление списков для первоначальной постановки на воинский учет — 40 000–50 000 рублей для должностных лиц и 350 000–400 000 рублей для организаций. За неоповещение работника о вызове в военкомат или препятствие явке — такие же суммы. За непредставление сведений, необходимых для ведения воинского учета, включая сведения о приеме и увольнении, штраф для должностных лиц составляет 40 000–50 000 рублей.
Отдельная зона риска — мобилизационные обязанности. Если организация не содействует военкомату при объявлении мобилизации, штраф может составить 60 000–80 000 рублей для должностных лиц и 400 000–500 000 рублей для юридических лиц.
На практике штраф часто возникает не из-за злого умысла, а из-за хаоса: нет ответственного, не ведется форма № 10, сведения отправляют без регистрации, кадровик не знает сроки, повестки лежат у секретаря, а руководитель считает воинский учет «формальностью». После увеличения штрафов такая позиция стала слишком дорогой.
Что сделать организации прямо сейчас
Сначала нужно назначить ответственного и проверить, хватает ли одного сотрудника по численности работников, состоящих на воинском учете. Затем — поднять личные дела и понять, у кого отсутствуют документы воинского учета. После этого нужно завести или обновить карточки формы № 10, проверить отправку сведений о последних приемах и увольнениях, подготовить папку переписки с военкоматом и назначить порядок действий при поступлении повестки.
Если в организации давно не было сверки, лучше не ждать проверки. Можно самостоятельно привести документы в порядок, запросить недостающие сведения у работников, обновить карточки, восстановить исходящие письма и проверить локальные приказы.
Главная цель — чтобы воинский учет был не «на всякий случай», а рабочей кадровой процедурой. Тогда при приеме, увольнении, повестке или запросе военкомата кадровик не будет каждый раз начинать с нуля.
FAQ: воинский учет в организации в 2026 году
Кто отвечает за воинский учет в организации?
За состояние воинского учета отвечает руководитель организации. Вести документы может назначенный работник, например кадровик или отдельный специалист.
Какой главный документ по воинскому учету работника?
Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, форма № 10. Ее ведут на работников, которые состоят или обязаны состоять на воинском учете.
Когда сообщать в военкомат о приеме или увольнении?
В течение 5 дней с даты приема или увольнения работника, подлежащего воинскому учету.
Какой штраф за неоповещение работника о повестке?
Для должностных лиц — 40 000–50 000 рублей, для организаций — 350 000–400 000 рублей.
Что сделать работодателю в первую очередь?
Назначить ответственного, проверить военно-учетные документы работников, завести карточки формы № 10 и наладить отправку сведений в военкомат по срокам.