Если зерно физически находится на складе, но во ФГИС «Зерно» партия исчезла либо система показывает меньший остаток, не нужно создавать фиктивную новую партию только для срочной отгрузки. Сначала проверьте историю исходной партии: очень часто масса уменьшается из-за ошибочного списания, погашения СДИЗ, полного погашения или другой операции, которую можно отменить предусмотренным в системе способом.
Если же история действий правильная, а данные изменились вследствие технической ошибки, используется специальный порядок исправления через оператора ФГИС. При уже приехавших машинах параллельно фиксируйте время простоя и расходы: кто их в итоге возместит, зависит от того, где именно возникла ошибка.
Почему неправильный остаток мешает оформить СДИЗ
ФГИС «Зерно» построена на прослеживаемости конкретных партий. Система учитывает происхождение зерна, его массу и дальнейшие операции — хранение, переработку, реализацию, перевозку, приемку и отгрузку.
На соответствующую операцию оформляется СДИЗ. По статье 18.1 Закона РФ «О зерне» перевозить, реализовывать, принимать и отгружать учитываемую партию по общему правилу можно при наличии такого товаросопроводительного документа.
Поэтому, если на складе фактически лежит 100 тонн пшеницы, а система показывает только 20 тонн, оформить СДИЗ на отгрузку всех 100 тонн обычным способом не получится. Сначала электронный учет нужно привести в соответствие с реальной историей движения зерна.
Сначала откройте историю партии
Не начинайте разбирательство с фразы «ФГИС сама списала зерно». Сначала посмотрите, какие операции предшествовали уменьшению массы.
Например, сотрудник мог по ошибке списать часть партии на корм, переработку или другую цель. Покупатель мог погасить СДИЗ с признаком полного погашения, либо был оформлен отказ от погашения, после которого партия изменила свое состояние.
Сравните электронную историю с первичными документами: складским учетом, весовыми талонами, договорами, транспортными накладными, актами приемки и ранее оформленными СДИЗ.
Главный вопрос должен звучать так:
зерно исчезло из электронного остатка из-за конкретной операции пользователя или в истории вообще нет действия, которое объясняет изменение?
От этого зависит способ исправления.
Если зерно списали по ошибке
Для многих неправильных действий отдельное вмешательство оператора не требуется.
Официальные инструкции ФГИС позволяют отменить собственное ошибочное списание. После аннулирования соответствующей операции списанный объем возвращается в общую массу партии.
Аналогично можно аннулировать ошибочно сформированную партию, если с ней еще не совершены препятствующие этому действия.
Поэтому, если бухгалтер или оператор склада случайно списал 30 тонн вместо 3 тонн, сначала нужно исправить именно эту операцию, а не подавать заявление о «технической ошибке системы».
Если ошибка появилась после погашения СДИЗ
Здесь особенно важно понять, кто совершал действие.
Официальный порядок позволяет отменять погашение ошибочного СДИЗ, однако сделать это может получатель партии, который это погашение оформлял. После отмены погашения документ снова становится доступен отправителю для необходимых действий.
Это означает, что продавец не всегда сможет сам исправить остаток.
Например, покупатель ошибочно погасил СДИЗ таким образом, что электронный баланс продавца изменился неправильно. Тогда потребуется участие покупателя: система не дает одной стороне произвольно отменять электронное действие другой.
Если контрагент из-за собственной ошибки отказывается содействовать, уже возникает обычный договорный спор и вопрос о причиненных задержкой убытках.
Что делать, если поставили признак полного погашения
Такой случай тоже предусмотрен функционалом системы.
Если покупатель погасил СДИЗ и ошибочно указал полное погашение, а часть партии фактически должна остаться у отправителя, официальный FAQ ФГИС рекомендует использовать механизм «Отказ погашения» для возвращения соответствующего остатка. Поэтому неверный баланс далеко не всегда является программным сбоем. Иногда электронная масса правильно изменилась в соответствии с совершенным пользователем действием, но ошибочным было само это действие.
Именно поэтому обращение в техническую поддержку без проверки истории часто только увеличивает простой.
Если фактический вес действительно отличается от электронного
Не вся разница означает ошибку. При технологических потерях оператор ФГИС рекомендует сформировать из существующей партии новую партию с фактической массой, а оставшийся объем партии-источника списать как технологические потери.
При приемке также возможны расхождения веса. В СДИЗ указывается фактически принятая масса, а дальнейшие действия зависят от вида документа и характера расхождения.
То есть задача ФГИС — не сохранить первоначальную цифру любой ценой, а отразить реальное движение и фактическое состояние зерна.
Поэтому сначала убедитесь, что 100 тонн из бухгалтерского учета действительно физически существуют и не были ранее реализованы, переработаны, скормлены, списаны либо приняты контрагентом.
Когда речь действительно идет о технической ошибке
Представим другую ситуацию.
Вчера партия была отражена корректно, никаких СДИЗ, списаний или других операций после этого не проводилось, а сегодня часть массы исчезла либо партия больше не отображается у законного владельца.
Тогда уже нужно фиксировать признаки технической ошибки.
Сделайте скриншоты с адресной строкой браузера, сохраните номер партии, предыдущие СДИЗ и документы, подтверждающие фактический остаток. Официальная служба поддержки прямо рекомендует при технической ошибке описывать последовательность действий и прикладывать такие скриншоты.
Не ограничивайтесь звонком. Для последующего спора нужен номер зарегистрированного обращения и письменный след.
Кто исправляет техническую ошибку во ФГИС
Оператор ФГИС «Зерно» — ФГБУ «Центр Агроаналитики».
Постановление Правительства № 1722 прямо возлагает на оператора обеспечение бесперебойной работы системы, техническую поддержку, обработку и хранение информации. Для технических ошибок существует специальное правило.
Если ошибка допущена при представлении сведений федеральным органом, подведомственным учреждением или товаропроизводителем, оператор исправляет ее в течение одного рабочего дня после получения надлежащего заявления от лица, которое первоначально представило спорные сведения, либо сообщает об отказе в исправлении.
Заявление подается в электронной форме через Госуслуги и подписывается предусмотренной электронной подписью.
Почему заявление не всегда может подать владелец зерна
Это важное ограничение.
Правила говорят о заявлении лица, представившего соответствующую информацию. Поэтому если неправильная запись появилась из сведений, которые сформировал элеватор, контрагент или государственный орган, собственник партии не всегда может самостоятельно подменить источник этих данных.
Например, неправильное погашение оформил покупатель. Тогда продавцу недостаточно написать оператору: «верните мне 40 тонн». Сначала нужно разобраться с электронным действием покупателя.
То же касается информации, которая поступила из другой государственной системы.
Поэтому при обращении в поддержку попросите сразу указать, какая операция и какой поставщик информации сформировали спорный остаток.
Что отправить оператору
В обращении укажите ИНН организации, номер партии, культуру, фактическую массу и дату, когда вы впервые обнаружили расхождение.
Далее перечислите последние операции с партией и приложите документы, из которых видно, почему электронный остаток не соответствует действительности.
Полезно приложить:
- скриншот карточки партии;
- историю операций;
- предыдущий корректный остаток;
- СДИЗ;
- складские документы;
- весовые документы;
- договор и документы об отгрузке либо приемке;
- номер обращения на горячую линию.
В требовании укажите не просто «исправить ФГИС», а конкретный результат: восстановить партию, исправить массу либо определить ошибочную операцию, препятствующую оформлению СДИЗ.
Можно ли просто отгрузить зерно без СДИЗ
По общему правилу — нет.
Закон «О зерне» прямо связывает перевозку, реализацию, приемку и отгрузку учитываемых партий с наличием СДИЗ.
Более того, партия зерна без предусмотренных товаросопроводительных документов в установленных законом случаях может стать объектом контрольных мер, включая изъятие, экспертизу, возврат или утилизацию.
Поэтому коммерческая срочность сама по себе не позволяет оформить бумагу «от руки» и надеяться исправить ФГИС через неделю.
Но для официально установленной аварийной ситуации предусмотрен специальный резервный порядок.
Когда можно использовать аварийный режим
Не вся ошибка конкретной партии является аварией ФГИС.
Правила № 1722 предусматривают специальный режим при аварийной ситуации в системе. Оператор должен уведомить участников о ее возникновении и сообщить порядок дальнейших действий.
Во время такого режима участники фиксируют операции доступным способом, а оператор обеспечивает возможность получить номера партий и СДИЗ. После поступления соответствующего запроса номер должен быть предоставлен в течение одного календарного дня.
После окончания аварийного периода сведения, зафиксированные вне системы, нужно внести во ФГИС в течение 10 рабочих дней.
Таким образом, аварийный механизм позволяет не останавливать весь рынок при системном сбое.
Но самостоятельно объявить свою ошибку «аварийным режимом» нельзя.
Если у всех коллег ФГИС работает, а только одна ваша партия имеет неправильный остаток, нужно исправлять конкретную запись обычным способом.
Почему нельзя создать новую фиктивную партию
Так можно быстро получить еще более сложную проблему.
ФГИС является государственным информационным ресурсом, а товаропроизводители обязаны передавать в нее полные и достоверные сведения. Постановление № 1722 отдельно закрепляет ответственность поставщика информации за неполноту и недостоверность переданных им данных.
Если реальные 100 тонн уже имеют происхождение и историю во ФГИС, нельзя просто сформировать еще 100 тонн только для обхода неправильного остатка. В итоге одна и та же продукция окажется учтена дважды, а дальнейшие СДИЗ, остатки и сведения контрагентов перестанут сходиться.
Правильный путь — восстановить реальную цепочку операций.
Есть ли штраф именно за неправильный остаток
Отдельного универсального штрафа КоАП РФ непосредственно за сам факт «неверного остатка во ФГИС „Зерно“» на дату подготовки материала не установлено.
Оператор системы в своих актуальных разъяснениях также указывает, что специального штрафа именно за невнесение сведений во ФГИС действующая редакция КоАП не предусматривает.
Но из этого нельзя делать вывод, что учет добровольный.
Без правильной партии участник не сможет законно оформить необходимые СДИЗ и совершать операции с продукцией, а отсутствие товаросопроводительных документов само по себе имеет предусмотренные Законом «О зерне» последствия.
Поэтому основной коммерческий риск здесь обычно даже выше штрафа — остановленная отгрузка.
Что делать, если машины уже приехали
Сразу зафиксируйте точное время начала ожидания.
Получите от перевозчика акт либо иной документ о прибытии машин, количестве автомобилей и причине невозможности начать или завершить погрузку. Сохраните заявки на перевозку и условие договора о стоимости простоя.
Для такой ситуации можно использовать профильный документ на сайте:
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуФорму нужно адаптировать: вместо формулировки о вине заказчика указать фактическую причину — невозможность оформить СДИЗ вследствие расхождения сведений конкретной партии во ФГИС «Зерно».
Не определяйте виновника прямо в акте, если источник ошибки еще неизвестен. Сначала зафиксируйте сам факт и продолжительность ожидания.
Кто оплачивает простой, если ошибся сотрудник продавца
В отношениях с перевозчиком значение имеет прежде всего договор.
Если продавец заказал автомобили к определенному времени, но из-за собственного ошибочного списания партии не смог оформить СДИЗ, обязанность оплатить предусмотренный договором простой обычно остается на нем.
Сам факт использования государственной информационной системы не превращает внутреннюю ошибку организации в форс-мажор.
Дальше компания уже сама разбирается с действиями своего работника и внутренней ответственностью.
Поэтому перед вызовом транспорта на крупную партию разумно заранее проверить, что нужный электронный остаток действительно доступен для оформления документов.
Если ошибку допустил элеватор, покупатель или другой контрагент
Тогда возможна договорная ответственность этого лица.
Например, элеватор неправильно оформил операцию с принятой на хранение партией либо покупатель ошибочно погасил СДИЗ. Из-за этого продавец не смог провести следующую отгрузку и заплатил перевозчику за шесть часов ожидания.
Если обязанность контрагента работать с документами надлежащим образом следует из закона и договора, а его ошибка доказана, соответствующие расходы можно требовать как убытки.
Но нужно подтвердить всю причинную цепочку:
ошибочное действие → неправильный остаток → невозможность оформить новый СДИЗ → реальный простой → конкретная сумма расходов.
К ней приложите данные электронной истории и документы перевозчика.
А если виновата сама ФГИС
Такая ситуация возможна, но заявлять убытки оператору автоматически нельзя.
ФГБУ «Центр Агроаналитики» как оператор обязано обеспечивать бесперебойное функционирование системы, техническую поддержку и предусмотренное Правилами исправление технических ошибок.
Поэтому для возможного денежного требования особенно важны доказательства того, что:
пользователь внес правильные сведения → неправильный остаток возник не вследствие его операции → оператор был своевременно уведомлен → надлежащая процедура исправления была запущена → нарушение не устранили в предусмотренном порядке → именно это вызвало оплачиваемый простой.
При этом надлежащего ответчика и основание имущественной ответственности нужно определять с учетом характера конкретного сбоя. Нельзя автоматически предъявлять простой Минсельхозу только потому, что ФГИС относится к его сфере.
Практика взыскания именно коммерческого простоя из-за технических ошибок ФГИС «Зерно» пока не настолько устойчива, чтобы обещать компании гарантированное возмещение.
Можно ли взыскать упущенную выгоду от сорванной поставки
Теоретически — да, но доказать ее сложнее, чем счет перевозчика за простой.
Например, покупатель законно отказался от партии из-за пропуска жесткого срока поставки, и продавцу пришлось реализовать зерно дешевле другому контрагенту. Тогда уже можно анализировать разницу в экономическом результате.
Но недостаточно взять стоимость партии и назвать ее убытком.
Само зерно осталось у собственника и сохраняет стоимость. Нужно показать конкретную потерю: договорную неустойку, удорожание перевозки, дополнительное хранение, подтвержденную ценовую разницу либо реально неполученную прибыль.
Что делать на практике
- Сравните физический остаток зерна с карточкой партии во ФГИС.
- Откройте историю партии и найдите последнее действие, после которого изменилась масса.
- Если обнаружено собственное ошибочное списание или другая отменяемая операция, используйте предусмотренную функцию аннулирования.
- Если ошибку допустил получатель при погашении СДИЗ, потребуйте от него выполнить необходимую корректирующую операцию.
- Если история не объясняет исчезновение зерна, зафиксируйте экран системы и зарегистрируйте обращение в официальной поддержке.
- Для формального исправления технической ошибки используйте предусмотренную Правилами процедуру через лицо, которое представило спорные сведения.
- Не создавайте фиктивную дублирующую партию и не отгружайте продукцию без обязательного СДИЗ.
- Если оператор официально ввел аварийный режим, используйте резервный порядок получения номеров партии и СДИЗ.
- При приехавшем транспорте сразу фиксируйте время ожидания.
- После восстановления учета установите источник ошибки и только затем определяйте, кому предъявлять расходы на простой.
FAQ
Во ФГИС было 100 тонн, а осталось 20. Можно просто создать еще 80 тонн?
Нет. Если эти 80 тонн уже относятся к существующей прослеживаемой партии, создание фиктивного нового остатка исказит государственный учет. Нужно установить, какая операция уменьшила исходную массу.
Как вернуть зерно, которое случайно списали?
Официальный функционал позволяет аннулировать собственное ошибочное списание. После отмены списанный объем возвращается в массу партии.
Что если неправильно погасил СДИЗ покупатель?
Корректирующее действие должен совершить участник, которому система предоставляет соответствующее полномочие. В частности, ошибочное погашение отменяет получатель партии.
Кто исправляет настоящую техническую ошибку системы?
Оператор ФГИС — ФГБУ «Центр Агроаналитики». Для технической ошибки Правила № 1722 предусматривают специальное заявление от лица, которое представило спорные сведения.
За сколько оператор исправляет техническую ошибку?
При наличии надлежащего заявления оператор должен исправить техническую ошибку в течение одного рабочего дня со дня его получения либо уведомить об отказе в исправлении.
Достаточно позвонить на горячую линию?
Для диагностики — это полезно. Но для официального исправления и последующего спора лучше зарегистрировать обращение и использовать предусмотренную нормативным порядком форму заявления.
Можно ли выписать бумажный СДИЗ, если сайт не работает?
Не по собственной инициативе. Резервный порядок применяется при официальной аварийной ситуации и предполагает получение номера СДИЗ у оператора.
Сколько дают времени на внесение документов после аварии?
Сведения, зафиксированные во время официальной аварийной ситуации, должны быть перенесены во ФГИС в течение 10 рабочих дней после получения уведомления об окончании аварийного периода.
Кто заплатит за простой грузовика?
Тот, чье нарушение вызвало расходы, если выполнены условия гражданско-правовой ответственности. Это может быть сама организация, ошибившийся контрагент, а в отдельной ситуации — лицо, отвечающее за подтвержденный технический сбой.
Есть ли специальный штраф за неправильный остаток во ФГИС?
Отдельного универсального штрафа именно за неверный остаток или невнесение информации во ФГИС «Зерно» действующая редакция КоАП не устанавливает. Но обязательность СДИЗ и последствия его отсутствия сохраняются.